Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и его стаж. В Украине она имеет особое значение, поскольку от неё зависит начисление пенсии, отпускных и других социальных выплат. В 2025–2026 годах в Украине активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), но бумажный вариант остаётся обязательным до перехода на полностью цифровую систему. Ниже приведена подробная инструкция, как получить и оцифровать трудовую книжку, а также какие сроки и требования действуют в 2026 году.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

• Документ, подтверждающий стаж работы и наличие трудового договора.
• Обязателен для всех работников, включая фрилансеров, если они имеют официальную трудовую деятельность.
• Содержит сведения о работодателе, должности, дате начала работы, а также о начисленных отчислениях.
• Используется при расчёте пенсии, отпускных, больничных и других выплат.

Как получить бумажную трудовую книжку?

Получение трудовой книжки начинается с момента заключения трудового договора. В соответствии с законодательством Украины:

1. Работодатель обязан оформить трудовую книжку в течение 30 календарных дней с даты начала работы.
2. Если работник уже имел трудовую книжку в предыдущем месте работы, он может передать её работодателю, а работодатель оформит запись о новом месте работы.
3. В случае потери, повреждения или недействительности (обгорела, разорвана, загрязнена) – работодатель выдает дубликат.

Если вы работаете в новой компании, но не получили трудовую книжку, попросите работодателя оформить её в соответствии с пунктом 1. Если работодатель отказывается, вы можете обратиться в ПФУ (Пенсионный фонд Украины) – там можно получить справку о наличии трудовой книжки и, при необходимости, задать вопрос о её выдаче.

Как оцифровать трудовую книжку (получить электронную трудовую книжку)

В 2025–2026 годах в Украине действует обязательный переход на электронную трудовую книжку до 10 июня 2026 года. Ниже – пошаговый гайд.

Подготовка к оцифровке

• Найдите свою трудовую книжку и убедитесь, что все записи читаемы.
• Если какие‑то страницы повреждены, получите дубликат от работодателя.
• Сканируйте каждую страницу в формате PDF или JPEG. Для удобства можно использовать смартфон с приложением Engage.org.ua (мобильное сканирование).

Регистрация и вход в личный кабинет ПФУ

1. Перейдите на портал Пенсионного фонда Украины.
2. Нажмите «Войти» и выберите способ авторизации: ключ, пароль, электронная подпись.
3. Если у вас нет ключа, получите его в ближайшем отделении ПФУ.

Загрузка сканированных копий

1. В личном кабинете откройте раздел «Коммуникации с ПФУ».
2. Выберите пункт «Загрузить скан копию трудовой книжки».
3. Прикрепите PDF‑файл и подтвердите загрузку.
4. ПФУ проверит документ и, при необходимости, запросит уточнения.

Оцифровка вручную (если скан недоступен)

Если у вас нет возможности сканировать, вы можете вручную ввести данные в электронную форму. Работодатель может сделать это от вашего имени, а также специализированные юридические компании (например, «ЮК Флагман») предоставляют услуги по оцифровке.

Сроки и требования к переходу на ЭТК

• Обязательный переход на электронную трудовую книжку до 10 июня 2026 года.
• Незавершенный переход может привести к штрафам и отказу в начислении пенсии.
• Для всех сотрудников, включая тех, кто работает в частном секторе, переход обязателен.
• ПФУ предоставляет напоминания и инструкции по оцифровке.

Где можно оцифровать трудовую книжку?

• Личный кабинет ПФУ – самый быстрый и удобный способ.
• Мобильное приложение Engage.org.ua – сканирование через смартфон;
• Специализированные юридические компании (например, «ЮК Флагман») – если вы предпочитаете, чтобы профессионалы сделали все за вас.
• Работодатель – может оцифровать от вашего имени, если вы предоставите ему скан.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли получить трудовую книжку без работодателя? – Нет, она выдается работодателем. Если работодатель отказывается, обратитесь в ПФУ с просьбой о выдаче справки.
2. Что делать, если трудовая книжка потеряна? – Получите дубликат от работодателя. Если дубликат не выдается, обратитесь в ПФУ.
3. Можно ли использовать бумажную трудовую книжку после ? – Нет, после этой даты только электронная трудовая книжка будет признана официальной.
4. Как быстро обрабатывается загрузка скана? – Обычно в течение 3–5 рабочих дней. При необходимости ПФУ свяжется с вами.
5. Можно ли получить электронную трудовую книжку через работодателя? – Да, работодатель может загрузить скан от вашего имени.

Получение и оцифровка трудовой книжки в Украине – это важный шаг, который обеспечивает защиту ваших прав и упрощает доступ к социальным выплатам. Чтобы не столкнуться с проблемами, следуйте этим рекомендациям:

• Сразу после начала работы попросите работодателя оформить трудовую книжку.
• Сканируйте все страницы и загрузите их в личный кабинет ПФУ до 10 июня 2026 года.
• Если у вас возникли трудности, обратитесь в ближайший отделение ПФУ или к юридической компании.
• Сохраняйте копии всех документов в электронном виде.

Таким образом, вы обеспечите себе полный доступ к социальным гарантиям и избежите возможных штрафов за несоблюдение сроков перехода на электронную трудовую книжку.