Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж, пенсионные права и социальные гарантии работника. В условиях вооружённого конфликта её сохранность становится проблемой, а вопросы её хранения, выдачи и восстановления требуют особого подхода. В статье рассмотрены актуальные нормы, практические рекомендации и новые возможности, появившиеся в Украине в 2022‑2025 годах.
Правовые основы
Согласно приказу Министерства по вопросам реинтеграции временно оккупированных территорий Украины, перечень территориальных общин, находящихся в зоне боевых действий или временной оккупации, утверждается официально. На основании этого приказа:
- Работодатели в районах активных боевых действий могут выдавать трудовые книжки на руки работникам для их сохранения;
- Выдача должна быть зафиксирована подписью работника и работодателя;
- Документ сохраняется в условиях, где государственная гарантия его защиты отсутствует.
Эти положения позволяют минимизировать риск потери бумажных трудовых книжек в результате разрушения инфраструктуры, пожаров или захвата территории.
Как правильно хранить трудовую книжку в военное время
Общие рекомендации
- Перенос на руки. Если ваш работодатель находится в зоне боевых действий, настоятельно рекомендуется попросить выдать книжку лично. Это позволяет вам контролировать её сохранность.
- Защищённый контейнер. Храните книжку в водонепроницаемом и ударопрочном чехле (например, в пластиковом кейсе).
- Сокрытие. Держите документ в месте, недоступном посторонним: в личном сейфе, под матрасом, в специальном «тайнике» в автомобиле.
- Копии. Сделайте несколько копий (фото‑ и скан‑версии) и сохраните их на разных носителях: флеш‑накопитель, внешний жёсткий диск, облачное хранилище (Google Drive, Dropbox, украинские сервисы).
- Регистрация в электронных системах. С 2021 года Украина постепенно переходит к электронному учёту трудовой деятельности. При возможности зарегистрируйте свои данные в единой государственной системе.
Что делать, если книжка осталась в зоне оккупации
Если трудовая книжка находится на территории, попавшей под временную оккупацию, следует:
- Обратиться в Министерство по вопросам реинтеграции с заявлением о потере/недоступности документа.
- Подготовить альтернативные подтверждения стажа (служебные справки, договоры, платёжные ведомости, архивные выписки).
- При возможности запросить копию записи из центрального реестра трудовых книжек (если такой реестр уже функционирует в вашем регионе).
Восстановление трудовой книжки
Порядок восстановления (2025‑2026 годы)
С учётом ускоренной цифровизации, процесс восстановления стал более упорядоченным:
- Обращение в отдел кадров предприятия, где вы работали в последний раз. Работодатель обязан оформить новую книжку и перенести в неё сведения о предыдущих местах работы.
- Сбор подтверждающих документов:
- Трудовые договоры;
- Справки с места работы (в т.ч. электронные);
- Выписки из пенсионного фонда;
- Налоговые декларации (если они содержат сведения о доходах от работодателя).
- Подача заявления в Центр занятости (или в региональный отдел Министерства труда). При подаче заявления укажите, что документ был утрачён в результате военных действий.
- Получение новой трудовой книжки. После проверки предоставленных документов, в течение 30‑45 дней вы получаете новую бумажную книжку с перенесёнными записями.
Услуги юридических компаний
Если собрать все подтверждающие документы самостоятельно сложно, можно воспользоваться услугами специализированных юридических фирм (например, Арес или Юрліга). Они помогают:
- Собрать архивные сведения из государственных реестров;
- Оформить заявление о восстановлении;
- Согласовать процесс с работодателем.
Электронные трудовые книжки: новые возможности
В 2025 году в Украине был запущен пилотный проект «Электронный трудовой реестр». Его цель – обеспечить:
- Доступ к данным о трудовом стаже в любой точке страны (в т.ч. в зоне боевых действий) через интернет;
- Автоматическое перенесение записей при смене места работы;
- Сокращение риска потери информации при разрушении бумажных архивов.
Для перехода на электронный формат необходимо:
- Зарегистрироваться в личном кабинете ПФУ (Пенсионный фонд Украины).
- Подтвердить личность через Электронную цифровую подпись (ЭЦП) или через мобильный идентификатор.
- Согласовать с работодателем передачу данных в электронный реестр.
Если вы уже имеете электронный профиль, то в случае потери бумажной книжки достаточно вывести распечатку из системы – она будет иметь юридическую силу, аналогичную оригиналу.
Практические советы для работников в зоне конфликта
Что делать сразу после начала боевых действий
- Спросите у работодателя о возможности получения трудовой книжки на руки.
- Сделайте фото всех страниц (включая пустые листы) и сохраните в нескольких местах.
- Если есть возможность, загрузите скан в облако с двойной аутентификацией.
При переезде в безопасный регион
- Возьмите оригинал книжки и копии с собой.
- Сообщите в местный отдел Министерства труда о смене места жительства.
- Если книжка была оставлена в зоне боевых действий, подайте заявление о её утрате и подготовьте пакет альтернативных документов.
При поиске работы без трудовой книжки
По украинскому Трудовому кодексу, отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа в приёме на работу. Работодатель обязан оформить новую книжку при первом трудоустройстве, однако вам понадобится предоставить любые документы, подтверждающие ваш предыдущий стаж (договоры, справки, выписки из ПФУ).
Во время войны трудовая книжка остаётся ключевым документом, однако её хранение и использование требуют особого подхода:
- Выдача книжки на руки – законный и рекомендованный способ защиты от потери.
- Создание резервных копий (фото, скан, облако) существенно повышает шансы восстановления данных.
- В случае утраты необходимо собрать альтернативные подтверждения стажа и обратиться в органы труда;
- Переход к электронному реестру упрощает процесс подтверждения стажа и снижает риски, связанные с физическим уничтожением документов.
Соблюдая перечисленные рекомендации, каждый работник сможет сохранить свои трудовые права даже в самых экстремальных условиях.
Дата публикации: 22 мая 2026 г. | Автор: виртуальный помощник ChatGPT