Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональную деятельность работника. При повреждении обложки (например, её отрыв от страниц) возникает вопрос: можно ли просто склеить её скотчем или необходимо оформлять дубликат? В данной статье подробно рассмотрены шаги, которые следует предпринять, нормативные основания и практические рекомендации.

Почему обложка трудовой книжки может оторваться

• Механическое воздействие (падение, сильное сжатие в сумке или папке).
• Износ материала обложки со временем (особенно у старых экземпляров).
• Неправильное хранение (влажность, перепады температуры).
• Неаккуратное обращение при передаче документа между отделами кадров.

Первичные действия при обнаружении повреждения

1. Зафиксировать факт порчи – сделать чёткие фотографии обложки и страниц, где видно место отрыва.
2. Составить акт о порче документа (можно в свободной форме, но желательно включить реквизиты организации, ФИО сотрудника, описание повреждения, дату и подписи ответственных лиц).
3. Ознакомить сотрудника с актом и получить его подпись о согласии с изложенными фактами.
4. Уведомить руководителя и отдел кадров о случившемся письмом (электронным или на бумаге).

Можно ли использовать скотч для ремонта обложки?

Согласно рекомендациям Роструда и практике кадровых служб, использование скотча, клея или иных подручных средств для восстановления обложки трудовой книжки не допускается. Такие способы:

• Могут привести к дальнейшему повреждению страниц при последующем использовании;
• Создают видимость «самодельного» ремонта, что может быть расценено как попытка сокрытия повреждения;
• Не соответствуют требованиям к сохранности официальных документов (трудовая книжка считается документом строгой отчётности).

Поэтому скотч считается временной мерой только в экстренных ситуациях (например, для транспортировки документа до отдела кадров), но не как окончательное решение.

Когда необходим дубликат трудовой книжки

Дубликат выдаётся в следующих случаях:

• Обложка полностью оторвана и невозможно обеспечить сохранность страниц без риска их повреждения;
• Повреждение затрагивает не только обложку, но и корешок, что угрожает целостности блока;
• Сотрудник сам требует выдачи дубликата (например, для предъявления новому работодателю).

Если повреждение лишь косметическое (небольшая трещина, которую можно аккуратно закрепить специальной лентой для архивных документов без клея), то можно попытаться сохранить оригинал, но только после согласования с отделом кадров и оформления акта о состоянии документа.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

1. Сбор подтверждающих документов – справки о периодах работы, выписки из приказов о приёме и увольнении, копии трудовых договоров, выписки из пенсионного фонда и т.д.
2. Заявление работника – написано в свободной форме, адресовано текущему работодателю (или последнему, если сотрудник уволен). В заявлении указывают:
• ФИО, дату рождения, должность;
• Описание происшествия (отрыв обложки);
• Просьба выдать дубликат трудовой книжки;
• Перечень прилагаемых документов, подтверждающих стаж;
• Дата и подпись.
3. Оформление дубликата кадровой службой – на бланке трудовой книжки, утверждённом Министерством труда и социальной защиты РФ, делаются записи:
• На титульном листе указывают, что документ является дубликатом, с указанием номера и даты выдачи;
• Вносятся сведения о работе, основанные на предоставленных справках;
• Каждая запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации;
• На внутренней стороне обложки делают отметку о документах, послуживших основанием для внесения записей (см. пункт 6).
4. Выдача дубликата сотруднику – под расписку в журнале учёта трудовых книжек.

Что указывать на внутренней стороне обложки дубликата

На внутренней стороне обложки (или на первом листе) необходимо сделать запись о документах, подтверждающих внесённые сведения. Пример формулировки:

На основании: справки ООО «Пример» от № 45 о периодах работы с по ; выписки из ПФР от № 78 о страховом стаже; копии трудового договора № 77/2020.

Такая запись подтверждает легитимность внесённых данных и защищает от возможных претензий.

Пример акта о порче трудовой книжки

Акт № 01/2026
г. Москва
«21» мая 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся:

• Иванов Иван Иванович – начальник отдела кадров;
• Петрова Анна Сергеевна – специалист по кадрам;
• Сидорова Мария Владимировна – работник, чья трудовая книжка повреждена.

Составили настоящий акт о том, что при ревизии трудовых книжек сотрудников обнаружено повреждение трудовой книжки работника Сидоровой Марии Владимировны (далее – Работник):

• Обложка трудовой книжки полностью оторвана от блока страниц по корешку;
• Страницы книжки intact, записи о работе чётко читаемы;
• Повреждение произошло в результате механического воздействия (падение документа при перемещении в архиве).

Факты подтверждены фотографиями (прилагаются к акту) и показаниями свидетелей (Иванов И.И., Петрова А.С.).

На основании вышеизложенного решаем:

1. Выдать работнику дубликат трудовой книжки в соответствии с действующим законодательством;
2. Оригинал повреждённой трудовой книжки хранить в отделе кадров в качестве подтверждающего документа при оформлении дубликата;
3. Ознакомить работника с настоящим актом под расписку.

Подписи:

_________________ /Иванов И.И./
_________________ /Петрова А.С./
_________________ /Сидорова М.В./

Рекомендации по хранению и профилактике повреждений

• Хранить трудовые книжки в вертикальном положении в специальных папках или архивных коробках, избегая перегибов;
• Использовать защитные прозрачные обложки из полиэстера (без клея) для предотвращения механического износа;
• Периодически (не реже одного раза в год) проводить визуальный осмотр состояния документов;
• При передаче книжки между отделами использовать сопроводительные письма и фиксировать факт передачи в журнале.

Отрыв обложки трудовой книжки – серьёзное повреждение, которое требует документального оформления и, как правило, выдачи дубликата. Использование скотча или клея не является допустимым способом восстановления, поскольку оно нарушает требования к сохранности официальных документов. Следуя предложенному алгоритму – фиксация факта порчи, составление акта, сбор подтверждающих справок и оформление дубликата – работник и работодатель соблюдают законодательные нормы и обеспечивают достоверность трудового стажа сотрудника.

Помните: своевременные действия и правильное оформление помогут избежать недоразумений при приёме на новую работу, назначении пенсии и других ситуациях, где требуется подтверждение трудовой деятельности.