Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и его стаж.
Правильное ведение, хранение и учет трудовых книжек регулируется федеральным законодательством, а также нормативными актами Минтруда России.
В данной статье рассматриваются основные требования к контролю за их ведением, ответственность за соблюдение порядка, а также практические рекомендации по организации работы с трудовыми книжками в 2026 году.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 15, 16, 17, 18, 19, 20) – устанавливает основные принципы оформления и использования трудовой книжки.
- Приказ Минтруда РФ от № 320н – «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (регистр. № 63748). В нём прописан порядок заполнения, хранение, ответственность за выдачу и учет.
- Постановление Госкомтруда СССР от № 162 – исторический норматив, который до сих пор используется в некоторых документах.
- Постановление Госкомтруда СССР от № 620 – регламентирует контроль за трудовыми книжками в советское время, но его положения часто цитируются в современных инструкциях.
- СФР (Система Федерального Ресурса) и ЕИСОТ (Единая общероссийская справочно‑информационная система по охране труда) – государственные информационные системы, в которых фиксируются данные о трудовых книжках.
Ответственность за ведение трудовых книжек
Согласно приказу Минтруда № 320н, ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Важно, чтобы в приказе указывалась конкретная должность и ФИО ответственного, а не только название должности.
Примерный формат приказа:
Приказ № 123/П от г. О назначении ответственного за ведение трудовых книжек В целях обеспечения надлежащего ведения трудовых книжек и соблюдения требований Трудового кодекса РФ, руководитель предприятия назначает: ФИО: Иванов Иван Иванович Должность: Инспектор по кадрам Ответственность: ведение, хранение, учет и выдача трудовых книжек и вкладышей в них ФИО: Петрова Мария Сергеевна Должность: Кадровый специалист Ответственность: контроль за исполнением приказа и ведение книги учета движения трудовых книжек Контроль за исполнением приказа возлагается на: начальника отдела кадров.
В приказе обязательно указывается:
- ФИО и должность ответственного.
- Обязанности (ведение, хранение, учет, выдача).
- Периодичность проверки.
- Ответственное лицо за контроль исполнения приказа.
Порядок ведения и хранения трудовых книжек
Физический формат
- Трудовая книжка должна быть выдана работнику в течение 10 дней с даты начала работы.
- Записи в книжке делаются в соответствии с формой, утверждённой приказом № 320н.
- Книга учета движения трудовых книжек (книга- журнал) должна быть пронумерована, прошнурована и заверена подписью руководителя организации.
- Хранение: в закрытом шкафу, доступ к которому ограничен только уполномоченными лицами.
Электронный формат (ЭТК)
В 2026 году в России активно внедряется Электронная трудовая книжка (ЭТК). Основные особенности:
- ЭТК создаётся в системе СФР и автоматически обновляется при изменении данных в кадровой системе.
- Кадровый специалист обязан своевременно отправлять отчёт о внесённых изменениях в СФР; в противном случае система фиксирует нарушение.
- Пользователи (работники) могут получить доступ к своей ЭТК через личный кабинет в системе ЕИСОТ.
- ЭТК заменяет бумажную книжку, но при этом сохраняется обязательство хранить копии в бумажном виде в течение 10 лет.
Книга учета движения трудовых книжек
Эта книга фиксирует все операции с трудовыми книжками: выдачу, возврат, уничтожение, замену. В ней должны быть указаны:
- Номер и дата выдачи/возврата.
- ФИО работника.
- Причина операции.
- Подпись ответственного лица.
Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и печатью организации (если имеется).
Практические рекомендации по контролю
- Назначьте ответственного за ведение трудовых книжек и оформите приказ с указанием ФИО.
- Создайте книгу учета движения и убедитесь, что она пронумерована и прошнурована.
- Обучите персонал правилам заполнения и хранения трудовых книжек.
- Проведите аудит каждые 6 месяцев: сверка бумажных и электронных записей, проверка наличия всех необходимых документов.
- Используйте электронный формат (ЭТК) для ускорения процесса и снижения риска ошибок.
- Обеспечьте резервное копирование данных в системе СФР и ЕИСОТ.
- Соблюдайте сроки выдачи и обновления: в течение 10 дней с даты начала работы и при каждом изменении трудовых условий.
- Контролируйте доступ к трудовым книжкам: только уполномоченные лица могут выдавать и вносить записи.
Примеры форм и образцов
Ниже приведены примеры ключевых форм, которые можно использовать в работе:
Приказ о назначении ответственного
Приказ № 456/П от г. О назначении ответственного за ведение трудовых книжек В целях обеспечения надлежащего ведения трудовых книжек и соблюдения требований Трудового кодекса РФ, руководитель предприятия назначает: ФИО: Смирнов Алексей Петрович Должность: Инспектор по кадрам Ответственность: ведение, хранение, учет и выдача трудовых книжек и вкладышей Контроль за исполнением приказа возлагается на: начальника отдела кадров.
Образец записи в трудовой книжке
№ 1 Должность: Менеджер по продажам Организация: ООО «Рога и копыта» Условия: Полный рабочий день, 8 ч/сутки
Образец книги учета движения трудовых книжек
№ 1ФИО: Иванов Иван Иванович Операция: Выдача Подпись: ______________________
Контроль за ведением трудовых книжек — ключевой элемент кадрового управления, который обеспечивает законность трудовых отношений и защиту прав работников. В 2026 году работодатели обязаны:
- Назначить конкретного ответственного за ведение и хранение трудовых книжек.
- Вести книгу учета движения трудовых книжек и соблюдать порядок её заполнения.
- Использовать электронную трудовую книжку, если это возможно, но при этом сохранять бумажные копии.
- Проводить регулярные аудиты и проверки.
- Соблюдать сроки выдачи и обновления записей.
Соблюдение всех перечисленных требований позволит избежать штрафов, юридических рисков и обеспечит прозрачность кадровой политики предприятия.