Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую биографию работника․ Одна из самых важных записей в ней – запись о приёме на работу․ В статье подробно рассмотрим, когда и как её оформлять, какие поля заполняются, какие существуют исключения и какие ошибки часто допускаются․

Правовая база

Оформление записей в трудовой книжке регулируется Порядком ведения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 320н от г․) и Трудовым кодексом РФ (ст․ 62, ст․ 66)․ Основные положения:

• Запись о приёме вносится сразу после заполнения ьного листа (если это первое место работы)․
• Обязанность вести запись возлагается на работодателя (на юридическое лицо, ИП, а также на физических лиц‑работодателей, если они оформляют трудовую книжку)․
• Запись обязана быть сделана, если работник планирует работать более 5 календарных дней․ При работе 5 дней и менее книжку можно вернуть без записей․
• Запись делаеться на государственном русском языке (в случае электронных книжек – в электронном виде)․

Когда запись обязательна

Согласно законодательству, запись о приёме в трудовую книжку обязательна в следующих случаях:

1. Работник приступает к работе в качестве основного места работы (не совместительство) и планирует отработать более 5 дней․
2. Работник переводится из другого подразделения той же организации – запись делается в графе 3 раздела «Сведения о работе» с указанием, что он принят в порядке перевода․
3. При приёме на работу по временным (срочным) договорам и на частичную ставку – запись делается в соответствии с образцами, опубликованными в системе «Кадры»․
4. При приёме на дистанционную работу запись в бумажную книжку может не вноситься, если работник не просит её и не передаёт книжку работодателю (но сведения о приёме фиксируются в электронных системах)․

Порядок заполнения записи

Запись вносится в раздел «Сведения о работе»** (страницы 2‑3 трудовой книжки)․ Ниже – пошаговое описание полей․

Пример заполнения (в виде текста, который вносится в графу 3):

Принят в должность инженера‑технолога отдела производства
в филиале «Северный» ООО «ТехноПрогресс» в порядке перевода․

Образец записи о приёме

Ниже – готовый образец, который можно распечатать и использовать в качестве шаблона․

Графа 1: 1
Графа 2: 
Графа 3: Принят в должность специалиста по аналитике
 в филиале «Центральный» ОАО «Альфа‑Банк»․
Графа 4: Приказ № 45 от 
Графа 5: _______________________/И․ Иванов, директор

Исключения из правила

• Работники‑физические лица без ИП (домашний персонал, няни и т․п․) – закон допускает отсутствие записи, если они работают менее 5 дней․
• Совместительство – запись в трудовую книжку ведётся только по месту основной работы; сведения о совместительстве фиксируются в отдельном документе․
• Дистанционная работа без передачи бумажной книжки – запись вносится только по желанию работника․

Как исправлять ошибки в записи

Если в запись внесена ошибка (неправильная дата, опечатка в названии организации и т․п․), необходимо:

1. Составить акт исправления (подписывается работником и работодателем)․
2. Сделать зачеркнутый исправленный вариант черной чертой, указать правильные данные рядом․
3. Подписать исправление тем же руководителем, что и оригинальная запись, и поставить печать․
4. Если ошибка существенная (например, неверный номер приказа), лучше оформить новую запись и оформить аннулирование старой (зачеркнуть полностью и указать «аннулировано»)․

Электронные трудовые книжки

С 2023 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Процедура записи о приёме в ЭТК аналогична бумажной, но:

• Запись вносится автоматически через Госуслуги или специализированные кадровые системы․
• Подтверждение записи происходит в виде электронного подписи руководителя․
• Работник может просматривать запись в личном кабинете в любой момент․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли вносить запись, если работник отработал только 3 дня и уволился?

Ответ: Нет․ При работе менее 5 календарных дней книжку можно вернуть без записей․ Если запись уже была сделана, её следует аннулировать․

Вопрос: Как оформить запись, если работник принят в порядке перевода из другого филиала?

Ответ: В графе 3 указывается «принят (назначен) в порядке перевода», указываются новая должность и новое подразделение․ В графе 4 – ссылка на приказ о переводе․

Вопрос: Можно ли использовать образцы из системы «Кадры»?

Ответ: Да, система «Кадры» предоставляет готовые шаблоны для всех видов записей (приём, увольнение, перевод, премирование)․ Их можно скачать в формате ․doc/․docx и адаптировать под конкретный случай․

Вопрос: Что делать, если работник отказывается передавать трудовую книжку?

Ответ: По закону работник обязан предоставить книжку работодателю для внесения записи, если только не оформлена электронная трудовая книжка․ При отказе работодатель может потребовать письменное согласие на внесение записи в электронном виде․

Запись о приёме в трудовую книжку – обязательный элемент кадрового документооборота, который защищает интересы как работника, так и работодателя․ Правильное оформление записи помогает избежать конфликтов, связанных с несоответствием данных в приказах, справках и самой книжке․

Помните:

• Запись делается, если работа планируется более 5 дней․
• Заполняйте все графы точно, указывая номер и дату приказа․
• При ошибках оформляйте акт исправления․
• Для электронных книжек используйте цифровую подпись․

Соблюдая эти простые правила, вы обеспечите корректное ведение трудовой истории сотрудника и избежите юридических проблем․