Трудовая книжка, главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую биографию работника. Вопросы ее ведения‚ хранения и восстановления регламентируются строгими нормативными актами. Одним из наиболее авторитетных современных специалистов в этой области является Михаил Юрьевич Рогожин‚ чьи труды стали настольной книгой для многих кадровиков и бухгалтеров. В этой статье мы подробно разберем ключевые аспекты работы с трудовыми книжками‚ опираясь на актуальную нормативную базу и методику‚ изложенную в пособиях М.Ю. Рогожина.
Книга М.Ю. Рогожина «Трудовые книжки»
Пособие «Трудовые книжки» (автор — Рогожин Михаил Юрьевич‚ издательство «Альфа-Пресс»/«Проспект»‚ ISBN: 978-5-94280-360-5) представляет собой детальное руководство по обращению с данными документами. Книга базируется на актуальной нормативно-правовой базе и включает в себя:
- Комментарии к Правилам ведения и хранения трудовых книжек;
- Комментарии к Инструкции по их заполнению;
- Свыше 100 типовых формулировок записей‚ вносимых в трудовую книжку‚ со ссылками на соответствующие статьи Трудового кодекса РФ;
- Примеры кадровых приказов: о приеме на работу‚ о переводе‚ об увольнении и о поощрении.
Это издание (тираж 2000 экз.) позволяет кадровым работникам минимизировать ошибки и грамотно оформлять документы‚ избегая штрафов со стороны контролирующих органов.
Учет и хранение: требования законодательства
Как подчеркивается в трудах Рогожина и в законодательстве‚ работодатель несет строгую ответственность за сохранность трудовых книжек. Согласно 40-ому пункту Правил (Постановление Правительства РФ)‚ в целях хранения трудовых книжек работодатель обязан вести их учет. Для этого используются:
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — для фиксации факта получения книжки от работника при приеме и выдачи при увольнении.
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей — для контроля за закупкой и списанием чистых бланков.
Архив невостребованных трудовых книжек
Часто возникают ситуации‚ когда документ невозможно выдать работнику на руки. Согласно 43-ему пункту правительственного постановления:
- Если при увольнении сотруднику не выдана его книжка (например‚ он за ней не явился)‚ документ сохраняется в архиве работодателя (предприятия или физического предпринимателя).
- В случае смерти работника‚ если близкие родственники не запросили трудовую книжку‚ она также остается на хранении у работодателя;
Невостребованные книги не подлежат уничтожению. Они должны храниться в архиве предприятия до момента обращения владельца или его родственников.
Как найти и восстановить трудовую книжку
Если документ утерян работодателем или самим работником‚ его необходимо восстановить. Порядок действий зависит от того‚ где хранилась книжка.
Обращение к работодателю
Если компания продолжает действовать‚ необходимо подать письменный запрос руководству. Работодатель обязан оформить дубликат в течение 15 дней с момента подачи заявления.
Запрос в государственный архив
Если предприятие ликвидировано‚ данные о стаже можно получить в Государственном архиве (например‚ в РГИА или архивах регионального уровня). Архивы выдают архивные справки о трудовом стаже‚ которые имеют равную юридическую силу с трудовыми книжками.
Поиск невостребованных оригиналов
В некоторых учебных заведениях (например‚ в секторе архивных документов РГППУ) или на предприятиях можно подать заявку на поиск оригиналов невостребованных документов — аттестатов‚ дипломов и трудовых книжек‚ если они были оставлены там ранее.
Поднятие данных на умершего человека
Для подтверждения стажа умершего (например‚ для оформления пенсии по потере кормильца или наследства) родственники могут:
- Обратиться к последнему работодателю для получения невостребованной книжки из архива;
- Сделать запрос в Главархив или территориальные архивы для получения архивной выписки или справки о зарплате и трудовом стаже.
Порядок передачи документов в архив
При ликвидации организации возникает строгая обязанность по передаче документов в государственные архивные учреждения. Этот процесс включает:
- Экспертизу ценности документов (отбор тех‚ что подлежат хранению).
- Оформление описей дел.
- Физическую передачу архивного фонда на государственное хранение.
Важно отметить‚ что даже после передачи архивы регистрируют право оперативного управления на комплексы зданий и несут полную ответственность за сохранность переданных кадровых документов.
Ведение и хранение трудовых книжек — это не просто формальность‚ а важнейший кадровый процесс. Книги М.Ю. Рогожина предоставляют незаменимую практическую помощь‚ предлагая готовые формулировки и разъясняя сложные моменты законодательства. Помните: своевременный учет‚ правильное оформление записей и соблюдение сроков хранения невостребованных документов в архиве предприятия — залог безопасности как самого работника‚ так и работодателя.