Трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина Республики Казахстан. Несмотря на постепенный переход к электронным формам учёта, бумажная трудовая книжка по‑прежнему имеет юридическую силу и требует соблюдения определённых правил ведения, хранения и предоставления;

Нормативная база

• Социальный кодекс Республики Казахстан – ст. 16 (подпункт 25) и ст. 15 (подпункт 18) определяют, что трудовой стаж подтверждается трудовой книжкой; при её отсутствии или недостаточности записей стаж устанавливается на основании иных документов или решения суда.
• Трудовой кодекс Республики Казахстан (от 23 ноября 2015 г.) – регулирует вопросы оформления трудовых отношений, в т.ч. ведение и хранение трудовых книжек.
• Приказ Министерства труда и социальной защиты населения РК «Об утверждении формы трудовой книжки и Правил ведения и хранения трудовых книжек» (приложения 1 и 2 к приказу).
• Внутренние нормативные акты организации: должностные инструкции кадрового работника, положение о personnel делопроизводстве, инструкция по работе с электронной трудовой книжкой.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это официальный документ, в котором последовательно фиксируются все значимые события трудовой жизни работника:

1. Приём на работу (должность, подразделение, дата приёма).
2. Переводы внутри организации (изменение должности, структурного подразделения, условия труда).
3. Повышение квалификации, аттестация, прохождение обучения.
4. Награждения, поощрения, дисциплинарные взыскания.
5. Увольнение (причина, дата, номер приказа).
6. Иные сведения, предусмотренные законодательством (например, периоды работы во вредных условиях, периоды службы в армии).

Каждая запись оформляется согласно установленному образцу: указывается дата, номер приказа (или иного документа), краткое содержание события, подпись уполномоченного лица и печать организации.

Формат и внешний вид трудовой книжки казахстанского образца

Согласно приложению 1 к приказу МТСЗН, трудовая книжка представляет собой брошюру формата А5, состоящую из:

• Титульного листа (ФИО, дата и место рождения, номер идентификационного кода, серия и номер книжки).
• Раздела «Сведения о работе» (таблица с колонками: дата, номер и наименование документа, наименование организации, должность, вид работы, примечания).
• Раздела «Сведения о наградах и поощрениях».
• Раздела «Сведения о дисциплинарных взысканиях».
• Заключительной страницы с подписью руководителя отдела кадров и печатью организации.

Все записи выполняются черной или синей пастой, исправления не допускаются – при ошибке делается новая запись с пометкой «Исправлено недействительно» и ссылкой на правильную запись.

Порядок выдачи и ведения трудовой книжки

При приёме на работу

• Если у newly hired сотрудника уже есть трудовая книжка, кадровый специалист проверяет её наличие, целостность и актуальность записей.
• В случае отсутствия книжки (первый трудовой опыт или утеря) организация выдаёт новую бланк‑форму, заполняет титульный лист и вносит первую запись о приёме на работу.

В течение трудовой деятельности

• Все кадровые события (переводы, повышения, отпуска, больничные, отпуска по уходу за ребёнком и т.д.) оформляются приказами или иными внутренними документами.
• Кадровый работник вносит соответствующую запись в трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней с даты издания приказа.
• Запись заверяется подписью ответственного лица (обычно специалиста отдела кадров) и печатью организации.

При увольнении

• В трудовой книжке делается последняя запись об увольнении (дата, номер приказа, основание – соглашение сторон, инициатива работника, сокращение штата и т.д.).
• После этого книжка выдаётся работнику под расписку.
• Если работник отказывается принять книжку, она хранится в личном деле сотрудника в течение 50 лет (по законодательству о защите персональных данных).

Электронная трудовая книжка

С 2021 года в Республике Казахстан действует система электронного учёта трудовой деятельности (ЕТК). Основные положения:

• Электронная трудовая книжка ведётся в единой государственной информационной системе «Электронный трудовой стаж» (ЕТС).
• Работодатель обязан ежемесячно передавать в систему сведения о приёме, переводе, увольнении и иных кадровых изменениях каждого сотрудника.
• Работник может в любой момент получить выписку из своей электронной трудовой книжки через портал «электронное правительство» (egov.kz) либо мобильное приложение.
• Бумажная трудовая книжка сохраняет юридическую силу, однако при наличии электронных записей она считается дубликатом и используется mainly для подтверждения стажа в случаях, когда электронная система недоступна (например, при работе в удалённых регионах без интернета).

Переход к электронному формату направлен на снижение риска потери документа, упрощение подтверждения стажа при назначении пенсии и получении социальных выплат.

Хранение и архивирование трудовых книжек

Согласно пункту 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек:

• Трудовые книжки текущих сотрудников хранятся в отделе кадров организации в металлическом шкафу или сейфе, обеспечивающем защиту от пожара, влаги и несанкционированного доступа.
• После увольнения книжка выдаётся работнику; копия записи о последнем месте работы остаётся в личном деле сотрудника.
• Архивное хранение личных дел (включая копии трудовых книжек) осуществляется не менее 50 лет после последней записи о работе.
• При ликвидации организации все трудовые книжки и личные дела передаются в государственный архив по месту нахождения организации.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Нужна ли трудовая книжка, если я работаю по договору подряда?

Трудовая книжка ведётся только при трудовых отношениях (трудовой договор). При гражданско‑правовых договорах (подряд, возмездное оказание услуг) записей в трудовой книжке не делается; стаж подтверждается договорами и актами сдачи‑приёмки работ.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Сотрудник должен обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Работодатель, основываясь на внутренних приказах и личном деле, выдаёт дубликат трудовой книжки, заверяя её печатью и подписью. Если работодатель ликвидирован, дубликат можно получить через архив организации или через суд, предоставив иные доказательства трудовой деятельности (справки из ПФР, выписки из банковских счетов и т.д.).

Как проверить правильность ведения трудовой книжки в организации?

Рекомендуется периодически (не реже одного раза в год) проводить внутренний аудит:

1. Сверка записей в трудовой книжке с приказами о приёме, переводе и увольнении.
2. Проверка наличия подписей и печатей у всех записей.
3. Контроль своевременности внесения записей (не более трёх рабочих дней).
4. Выявление и исправление технических ошибок (неправильные даты, отсутствие номеров документов).

Трудовая книжка казахстанского образца остаётся важным элементом системы подтверждения трудового стажа и социальных прав работника. Несмотря на активное внедрение электронного учёта, бумажная форма продолжает выполнять роль надёжного резервного носителя информации, особенно в условиях ограниченного доступа к интернет‑сервисам или при необходимости предъявления документа в государственные органы, требующие оригиналов.

Соблюдение законодательных норм, своевременное внесение записей, правильное хранение и, при необходимости, переход на электронный формат позволяют как работодателям, так и работникам избежать споров, связанных с подтверждением стажа, и обеспечить прозрачность трудовых отношений в Республике Казахстан.