Согласно трудовому законодательству РФ, работодатель обязан оформлять и вести трудовую книжку (или её электронный аналог) для каждого сотрудника, чья работа у данного работодателя является основной и продолжительностью более пяти дней․ Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок ведения, особенности бумажных и электронных трудовых книжек, а также практические рекомендации для работодателей в условиях завершающегося переходного периода на электронный формат (по состоянию на 2026 год)․
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст․ 66 (ведение трудовых книжек), ст․ 62 (выдача документов, связанных с работой)․
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ – введение электронных трудовых книжек (ЭТК) и порядок их функционирования․
- Постановления Правительства РФ и инструкции Социального фонда России – регламентируют формат отчетности (ЕФС‑1) и взаимодействие с фондом․
Эти нормы устанавливают, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого основного работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если сотрудник не отказался от ведения бумажной книжки в установленном порядке․
Кто подлежит ведению трудовой книжки?
Обязанность возникает у работодателя в следующих случаях:
- Работник принят на работу по трудовому договору и его работа у данного работодателя является основной (не совместительство)․
- Продолжительность работы превышает пять календарных дней․
- Сотрудник не подал заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки (или, наоборот, не выбрал исключительно электронный формат)․
Если работник работает менее пяти дней или его работа является совместительством, трудовая книжка не ведется (ст․ 66 ТК РФ)․
Бумажная и электронная трудовая книжка: особенности ведения
Бумажная трудовая книжка
- Ведется в соответствии с Приказом Минтруда России № 69н (форма и порядок заполнения)․
- Заполняется работодателем при приеме на работу, при переводе, при увольнении и при внесении иных сведений о трудовой деятельности․
- Хранится у работника; работодатель обязан выдать её на руки по письменному заявлению сотрудника в течение трех рабочих дней (ст․ 62 ТК РФ)․
- В 2026 году бумажная книжка продолжает вестись только у тех сотрудников, которые оформили её до 2021 года и не перешли на ЭТК․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Сведения о трудовой деятельности хранятся в Социальном фонде России в электронном виде․
- Работодатель ежемесячно формирует и направляет отчет по форме ЕФС‑1, содержащий сведения о приеме, переводе, увольнении и других изменениях в трудовой деятельности сотрудников․
- Для newly hired сотрудников (с 1 января 2020 года) работодатель ведет исключительно электронную трудовую книжку, если сотрудник не изъявил желание вести бумажную параллельно․
- Сотрудник может в любой момент подать заявление о переходе с бумажной на электронную форму (или наоборот)․ При переходе на ЭТК в бумажной книжке делается запись о выборе электронного варианта, после чего документ выдается сотруднику․
Таким образом, работодатель может вести одновременно оба формата только по согласованию с конкретным сотрудником, который изъявил желание сохранить бумажную книжку․
Порядок ведения трудовой книжки работодателем
- Определение основного места работы – проверяется, что работа у данного работодателя является основной для сотрудника․
- Проверка срока работы – если продолжительность превышает пять дней, начинается ведение книжки․
- Выбор формата – работник информируется о возможности выбрать бумажную или электронную трудовую книжку (уведомление должно быть направлено не позднее 30 июня каждого года, как stipulated в recent amendments)․
- Оформление при приеме на работу:
- Для бумажной ТК – заполняется ьный лист и вносится запись о приеме․
- Для ЭТК – формируется электронная запись в системе СФР и направляется отчет ЕФС‑1․
- Внесение изменений – при переводе, изменении должности, награждении, увольнении и т․д․ вносятся соответствующие записи (в бумажную ТК или в электронный реестр)․
- Хранение и выдача:
- Бумажная ТК остается у сотрудника; работодатель хранит копию только в случае, если требуется для внутреннего учета (не более 5 лет)․
- Электронные сведения хранятся в СФР; работодатель обеспечивает их актуальность и своевременную передачу отчетов․
- Выдача по требованию – по письменному заявлению сотрудника работодатель выдает трудовую книжку (бумажную или выписку из ЭТК) не позднее трех рабочих дней․
Особенности 2026 года: завершение переходного периода
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период на электронные трудовые книжки․ Это означает:
- Все newly hired сотрудники оформляются исключительно в электронном виде․
- Сотрудники, у которых уже есть бумажная ТК и которые не подали заявление о переходе на ЭТК, продолжают вести бумажную книжку параллельно с электронной (данные дублируются в СФР)․
- Работодатели обязаны ежегодно (не позднее 30 июня) уведомлять сотрудников о праве выбрать формат ведения трудовой книжки и о возможных изменениях в законодательстве․
- Несвоевременное предоставление сведений в СФР или отказ в выдаче трудовой книжки по требованию может повлечь административную ответственность (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
Практические рекомендации для работодателей
- Ведите реестр сотрудников с отметкой о выбранном формате трудовой книжки (бумажная/электронная/оба)․ Это упростит контроль за своевременным внесением записей․
- Автоматизируйте формирование отчетов ЕФС‑1 с использованием специализированных кадровых систем (1С, SAP, «Контур․Бухгалтерия» и т․п․)․ Это снизит риск ошибок и задержек․
- Обеспечьте доступ сотрудников к выписке из ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через корпоративный портал, где можно скачать подтверждающий документ в PDF‑формате․
- Храните копии заявлений сотрудников о выборе формы трудовой книжки и о переходе с одного формата на другой не менее пяти лет․
- Проводите ежегодное информирование (не позднее 30 июня) о правах сотрудников выбрать формат ТК и о порядке подачи соответствующих заявлений․
- Обучайте кадровый персонал изменениям в ТК РФ и Федеральном законе № 439‑ФЗ, чтобы избежать штрафов за несвоевременную передачу сведений․
Обязанность работодателя вести трудовые книжки (бумажные или электронные) возникает для всех основных работников, проработавших у него более пяти дней․ Выбор формата ведения книжки остается за сотрудником, однако работодатель должен обеспечить возможность реализации этого выбора, своевременно вносить записи, передавать сведения в Социальный фонд России и выдавать документы по требованию․ Завершение переходного периода на электронные трудовые книжки в 2026 году упрощает взаимодействие с государственными фондами, но требует от работодателей актуализации внутренних процессов и информирования персонала о своих правах и обязанностях․
Соблюдение изложенных норм и рекомендаций позволит избежать правовых рисков, обеспечит прозрачность кадрового учета и создаст благоприятные условия для трудовых отношений в организации․