Трудовая книжка (ТК) – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности гражданина: места работы, должности, периоды трудовой деятельности, переводы, увольнения и основания прекращения трудового договора․ Согласно ст․ 66․1 ТК РФ и ст․ 2 ФЗ от № 439‑ФЗ, трудовая книжка является основным доказательством трудового стажа и служит основанием для начисления пенсии, пособий по временной нетрудоспособности, больничных и других социальных выплат․

Виды трудовых книжек

• Бумажная трудовая книжка – традиционный вариант, оформляемый на специальном бланке и хранящийся у работника․
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог, содержащий те же сведения, но размещённый в единой государственной информационной системе (ЕГИСЗ)․ С 2021 г․ работник может вести одновременно бумажную и электронную форму, если не подал заявление об отказе от бумажного варианта․

Что предъявлять при приёме на работу, если у гражданина электронная трудовая книжка?

При трудоустройстве работник, у которого ведётся ЭТК, обязан предоставить:

1. Сведения из электронной трудовой книжки, полученные им лично через портал «Госуслуги» или непосредственно в Пенсионном фонде РФ (СФР) в виде выписки (справки) о трудовой деятельности;
2. При желании – бумажную трудовую книжку, если она ведётся параллельно (в этом случае достаточно предъявить её)․

Работодатель обязан принять эти сведения и внести запись о приёме в свою внутреннюю трудовую книжку (если ведётся бумажная форма) либо в электронную систему учёта кадров․

Как учитывать трудовой стаж для больничного листа?

Для расчёта пособия по временной нетрудоспособности (больничного) учитывается непрерывный страховой стаж, который определяется по записям в трудовой книжке (бумажной или электронной)․ Основные правила:

• Стаж считается суммой всех периодов работы, за которые были сделаны отчисления в Фонд социального страхования (ФСС)․
• Если в ТК есть записи о работе, подтверждённые трудовыми договорами, приказами о приёме/увольнении и т․д․, они полностью учитываются․
• Периоды, не отражённые в ТК, но подтверждённые иными документами (справки от работодателя, архивные выписки, показания свидетелей), также могут быть включены в стаж при условии их достоверности․

Как подтвердить периоды работы по трудовому договору?

Подтверждение периода работы осуществляется следующими документами:

• Трудовой договор (или его копия) – основной источник сведений о дате приёма и увольнения․
• Приказы о приёме на работу, переводе и увольнении․
• Выписка из трудовой книжки (бумажной или электронной) с соответствующей записью․
• Справка от работодателя (по форме СТД‑Р или иной утверждённой формы) о периодах работы․
• Архивная справка из организации‑ликвиданта или из государственного архива, если работодатель ceased to exist․

Способы подтверждения трудового стажа при отсутствии или повреждении трудовой книжки

Если трудовая книжка утеряна, испорчена или в ней отсутствуют нужные записи, закон допускает иные доказательства:

1. Справки от текущего или бывшего работодателя, заверенные печатью и подписью․
2. Выписки из Пенсионного фонда РФ (СФР) о страховых взносах, которые отражают периоды уплаты․
3. Архивные справки из учреждений, где хранились трудовые книжки или личные дела сотрудников (например, архивы предприятий, учреждений, органов государственной власти)․
4. Свидетельские показания двух и более лиц, совместно работавших с заявителем в одном и том же месте и в один и тот же период․ При этом факт работы свидетелей должен быть подтверждён документально (их собственными трудовыми книжками, трудовыми договорами и т․д․)․
5. Договора гражданско‑правового характера (ГПХ), если они предусматривали уплату страховых взносов в ФСС․

Подтверждение стажа при ликвидации организации

Если работодатель ликвидирован, подтвердить трудовой стаж можно:

• Получив архивную справку из ликвидационной комиссии или из государственного архива, где хранятся трудовые книжки и личные дела сотрудников․
• Предоставив копии приказов о приёме/увольнении, трудового договора и иных кадровых документов, сохранённых у бывшего работника․
• Используя справки из ПФР (СФР) о начисленных страховых взносах за период работы в ликвидированной организации․

Рекомендации по ведению и хранению трудовой книжки

• Хранить трудовую книжку в безопасном месте (например, в личном сейфе или у надёжного родственника), избегая воздействия влаги, высоких температур и механических повреждений․
• При переходе на электронную форму регулярно проверять актуальность данных в ЕГИСЗ через личный кабинет на портале «Госуслуги»․
• Своевременно вносить записи о переводах, повышениях, увольнениях и других изменениях трудовой деятельности, чтобы избежать пробелов в стаже․
• При утере бумажной ТК немедленно обращаться к работодателю за выдачей дубликата либо восстанавливать запись через ПФР (СФР) и архивные органы․

Трудовая книжка – независимо от её формы (бумажной или электронной) – остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж работника․ Она служит основанием для начисления пенсии, пособий по временной нетрудоспособности, больничных и других социальных выплат․ При отсутствии или повреждении ТК закон предоставляет альтернативные способы подтверждения стажа: справки от работодателей, выписки из ПФР, архивные документы и даже свидетельские показания․ Знание правил ведения, хранения и восстановления трудовой книжки позволяет работнику защитить свои пенсиальные и социальные права в любой ситуации․