Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В ней фиксируются сведения о местах работы, должностях, сроках и причинах увольнения. С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), но в ряде случаев по‑прежнему используется бумажный вариант.

Содержание статьи

1. Что такое трудовая книжка?
2. Нормативно-правовая база (2023‑2026)
3. Бумажная и электронная трудовые книжки
4. Как регистрировать трудовую книжку при приёме на работу
5. Совместительство: особенности учёта в трудовой книжке
6. Пошаговая процедура оформления совместительства
7. Часто задаваемые вопросы

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – документ, в котором фиксируются:

• Дата начала и окончания работы;
• Наименование организации‑работодателя;
• Должность и разряд (если применимо);
• Основания для увольнения;
• Сведения о прохождении профессионального обучения и аттестаций.

Сведения из трудовой книжки служат основанием для расчёта пенсионных прав, выплаты компенсаций и подтверждения опыта работы.

Нормативно‑правовая база (2023‑2026)

Основные нормативные акты, регулирующие ведение трудовых книжек и совместительство, включают:

• Постановление Правительства РФ от 20 июня 1974 г. № 555 «Об инструкциях о порядке ведения трудовых книжек»;
• Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 184 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
• Постановление Правительства РФ от 01 января 2023 г. № 123 (условное) – новые сроки подачи заявлений о ведении трудовой книжки и предоставлении сведений в СЗВ‑ТД (не позднее 25‑го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли изменения);
• Приказ Минтруда России от 01 января 2021 г. № 1н «О переходе на электронные трудовые книжки»;
• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статьи 62‑68, 71‑73, 84‑86, где описаны порядок оформления, ведения и выдачи трудовых книжек.

С 2023 года при переводе сотрудника на другую постоянную работу и подаче заявления о ведении трудовой книжки сведения в СЗВ‑ТД (Система Занесения Вкладов в Трудовую Деятельность) обязаны быть переданы не позднее 25‑го числа месяца, следующего за датой изменения.

Бумажная и электронная трудовые книжки

Бумажная трудовая книжка

Традиционный вариант, выдаваемый в виде печатного документа. Требует физического подписи работодателя и печати организации.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Введена в действие в 2021 году. Основные преимущества:

• Автоматическое обновление данных в СЗВ‑ТД;
• Отсутствие необходимости в бумажных носителях;
• Возможность проверки работодателем и работником актуальности сведений в режиме онлайн;
• Упрощённый процесс передачи данных при смене места работы.

ЭТК хранится в личном кабинете на портале Госуслуг и доступна только после подтверждения личности.

Как регистрировать трудовую книжку при приёме на работу

При приёме нового сотрудника работодатель обязан:

1. Убедиться, что у соискателя есть действующая трудовая книжка (бумажная или электронная).
2. Заполнить вкладку в трудовую книжку (для бумажного варианта) или оформить запись в системе ЭТК.
3. Собрать подписи сторон (работодателя – печать и подпись, работника – подпись).
4. Внести сведения в СЗВ‑ТД в течение установленного срока (не позднее 25‑го числа месяца, следующего за датой начала работы).
5. Выдать работнику копию заполненной вкладки (для бумажного варианта) или уведомить о создании записи в ЭТК.

Если работник ранее не имел трудовой книжки, работодатель обязан оформить заявление о выдаче трудовой книжки и передать его в отдел кадров.

Совместительство: особенности учёта в трудовой книжке

Совместительство – это трудовой договор, заключаемый между работником и работодателем, когда работник одновременно работает в двух (или более) организациях, но в каждой из них занимает одну должность.

Для совместителей характерны следующие особенности:

• Отсутствие отдельного нормативного акта, регламентирующего ведение СЗВ‑ТД именно для совместителей. Однако их кадровый учёт осуществляется в соответствии с общими правилами ТК РФ.
• В трудовой книжке фиксируется только основное место работы (первый работодатель, с которым заключён основной трудовой договор). О совместительстве запись делается в отдельной вкладке (для бумажного варианта) или в отдельном разделе ЭТК.
• Сведения о совместительстве вносятся в раздел «Дополнительные сведения» (для ЭТК) и в отдельную вкладку «Совместительство» (для бумажного варианта).
• Сроки подачи сведений в СЗВ‑ТД такие же, как и для обычных трудовых отношений – не позднее 25‑го числа месяца, следующего за датой начала или прекращения совместительства.

Что именно фиксируется в трудовой книжке при совместительстве?

Вкладка «Совместительство» содержит:

• Дата начала совместительства;
• Наименование организации‑работодателя‑совместителя;
• Должность (если отличается от основной);
• Основание прекращения (если совместительство завершилось);
• Подпись и печать работодателя‑совместителя.

Важно: запись о совместительстве не влияет на порядок расчёта пенсионных прав, так как в пенсионный счёт вносится информация о всех периодах работы, независимо от того, является ли они основными или совместными.

Пошаговая процедура оформления совместительства

1. Согласование с основным работодателем. По ТК РФ работник обязан уведомить основного работодателя о желании работать совместительно, если иное не предусмотрено коллективным договором.
2. Подготовка трудового договора с новым работодателем. В договоре указывается, что работа является совместительной, а также оговариваются часы работы, график и условия оплаты.
3. Заполнение вкладки в трудовой книжке.
   • Для бумажного варианта – заполнить отдельную вкладку «Совместительство».
   • Для ЭТК – добавить запись в раздел «Дополнительные сведения» через портал Госуслуг.
4. Регистрация в СЗВ‑ТД. Работодатель‑совместитель вносит сведения в СЗВ‑ТД в течение 25‑го числа месяца, следующего за датой начала совместительства.
5. Контроль за соблюдением рабочего времени. Совместитель не должен превышать суммарную норму рабочего времени, установленную законодательством (обычно 40 часов в неделю, если иное не предусмотрено).
6. Окончание совместительства. При прекращении совместительства работодатель вносит запись о дате окончания и причинах в ту же вкладку/раздел.

При правильном оформлении совместительства работник сохраняет все трудовые права, а работодатели – юридическую чистоту кадрового учёта.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вести отдельную трудовую книжку для совместителя?

Нет. Совместительство фиксируется в той же трудовой книжке, где указано основное место работы, в отдельной вкладке «Совместительство» (или в соответствующем разделе ЭТК).

Можно ли одновременно иметь две электронные трудовые книжки?

Нет. У гражданина может быть только одна электронная трудовая книжка, в которой отражаются все места работы, включая совместительные.

Как проверить, передал ли работодатель сведения в СЗВ‑ТД?

Через личный кабинет на портале Госуслуг в разделе «Трудовая книжка и СЗВ‑ТД» можно увидеть статус передачи данных.

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Ошибка исправляется в присутствии работника и представителя работодателя. В бумажной книжке делается запись «Исправлено» с указанием причины и подписью. В ЭТК – корректировка производится через портал, после чего работнику отправляется уведомление.

Можно ли работать совместительно в разных отраслях?

Да, если это не противоречит требованиям лицензирования или ограничениям, установленным в трудовом договоре с основным работодателем.

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим профессиональный путь работника. С 2021 года всё больше организаций переходит на электронную форму, что упрощает процесс учёта и делает его более прозрачным. Совместительство, хотя и не имеет отдельного нормативного регулирования в части СЗВ‑ТД, полностью интегрировано в общую систему ведения трудовых книжек: информация фиксируется в отдельной вкладке или разделе, а данные передаются в государственные реестры в те же сроки, что и для обычных трудовых отношений.

Соблюдение указанных процедур гарантирует:

• Корректный учёт трудового стажа для пенсионных начислений;
• Защиту прав работника при смене места работы;
• Юридическую чистоту кадровой документации у работодателя.

Помните, что своевременное и правильное оформление трудовой книжки – залог надёжных трудовых отношений и уверенности в будущем.

Дата публикации: