Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. Несмотря на переход к электронному формату, при приёме на работу работодатель всё равно может потребовать предъявления бумажной версии или выписки из ЭТК. Ниже подробно рассмотрены виды трудовых книжек, порядок их оформления и использования при устройстве на работу.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о приёме, переводах, увольнениях и других важных событиях трудовой жизни работника. Она служит:
- Подтверждением стажа и профессионального опыта при приёме на новую работу, оформлении пенсии и получении социальных выплат;
- Основанием для начисления трудового стажа в Пенсионном фонде РФ;
- Доказательством непрерывности трудовой деятельности при рассмотрении споров в трудовой инспекции или суде.
Виды трудовых книжек в 2026 году
Бумажная трудовая книжка
Традиционный вариант, оформляемый на специальном бланке. Ведётся кадровой службой организации. С 2021 года при первом трудоустройстве бумажная книжка не выдаётся, но те, кто начал работать до этой даты, могут продолжать её использовать либо перейти на электронный формат.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Электронный аналог, хранящийся в единой информационной системе Пенсионного фонда РФ. Доступ к сведениям осуществляется через личный кабинет на портале Госуслуги или через работодателя. ЭТК содержит те же данные, что и бумажная версия, но в цифровом виде, что упрощает хранение, передачу и проверку информации.
Как оформить трудовую книжку при приёме на работу
Процедура оформления зависит от того, имеет ли кандидат уже трудовую книжку (бумажную или электронную) или впервые устраивается на работу.
Если у кандидата есть бумажная трудовая книжка
- Попросите предъявить оригинал трудовой книжки.
- Сделайте копию всех заполненных страниц (включая ьный лист).
- Внесите запись о приёме на работу в соответствии с ст. 66 ТК РФ (дата, наименование организации, должность, основание – трудовой договор).
- Поставьте подпись уполномоченного лица и печать организации.
Если у кандидата только электронная трудовая книжка
- Попросите кандидата предоставить выписку из ЭТК (можно получить через Госуслуги, МФЦ или непосредственно в ПФР).
- Сверьте данные выписки с информацией в трудовом договоре.
- Сделайте запись о приёме на работу в бумажную трудовую книжку организации (если она ведётся) либо просто сохраните выписку в личном деле сотрудника.
- При необходимости оформите дубликат бумажной книжки, если работник пожелает вести оба формата.
Если кандидат впервые устраивается на работу (без опыта)
Согласно законодательству, при первом трудоустройстве бумажная трудовая книжка не оформляется. Достаточно:
- Оформить трудовой договор;
- Издать приказ о приёме на работу;
- Передать сведения о сотруднике в ПФР для создания электронной трудовой книжки (это делает работодатель через СЗВ-ТД или иным способом).
После этого у сотрудника появится личный кабинет на Госуслугах, где он сможет посмотреть и скачать выписку из ЭТК.
Какие документы нужны от кандидата для оформления трудовой книжки
Для внесения первой записи (или проверки существующей) потребуется:
- Паспорт гражданина РФ;
- СНИЛС;
- ИНН (по желанию, но часто запрашивается);
- Документы об образовании (диплом, аттестат) – если требуется по должности;
- Выписка из электронной трудовой книжки (если имеется) или сама бумажная книжка.
Как проверить, что у кандидата есть электронная трудовая книжка
Согласно ст. 66.1 ТК РФ, при заключении трудового договора работник обязан предоставить трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Проверка осуществляется следующим образом:
- Запросите у кандидата выписку из ЭТК через портал Госуслуги (раздел «Электронная трудовая книжка» → «Заказать справку/выписку о трудовой деятельности»).
- Попросите показать уведомление о регистрации в ЭТК, которое приходит на электронную почту после первого трудоустройства.
- Если кандидат только начинает трудовую деятельность, укажите в трудовом договоре, что сведения будут переданы в ПФР для формирования ЭТК.
Особенности ведения трудовых книжек в 2026 году
В 2026 году сохранились следующие ключевые моменты:
- Дублирование записей: при наличии бумажной книжки и ЭТК записи должны быть идентичными. Работодатель обязан обеспечить синхронность данных.
- Сроки оформления: трудовая книжка оформляется в течение пяти рабочих дней со дня приёма сотрудника.
- Ответственность за ошибки: неверные или отсутствующие записи могут повлечь штрафы для организации и сложности для сотрудника при подтверждении стажа.
- Исправление ошибок: при обнаружении неточности в ЭТК необходимо подать заявление в ПФР через личный кабинет на Госуслугах; исправление вносится в течение трёх рабочих дней.
Трудовая книжка – незаменимый инструмент подтверждения трудовой деятельности, независимо от того, ведётся она в бумажном или электронном виде. При устройстве на работу важно:
- Требовать предъявления либо бумажной книжки, либо выписки из ЭТК;
- Своевременно вносить запись о приёме на работу в соответствии с ТК РФ;
- Обеспечить сохранность и конфиденциальность данных;
- Следить за актуальностью информации в обеих системах (бумажной и электронной).
Соблюдение этих правил позволит избежать правовых рисков, обеспечит прозрачность кадрового учёта и упростит взаимодействие сотрудников с пенсионным фондом и социальными службами.