Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих стаж работы, квалификацию и право на социальные выплаты. В статье мы разберём, какие существуют виды трудовых книжек, какие правовые нормы регулируют их ведение, а также подробно покажем, как правильно заполнять все разделы (приём, перевод, совместительство, увольнение, исправление ошибок и т.д.). Информация актуальна на 2026 год.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка (в бумажном или электронном виде) – официальное свидетельство о трудовой истории работника. В ней фиксируются:

• дата и место приёма на работу;
• должность, специальность, квалификация;
• основание приёма (трудовой договор, приказ, решение суда и пр.);
• перемещения внутри организации (переводы, повышения, понижения);
• сведения о совместительстве, вахтовом методе, премиях;
• дата и причина увольнения.

Трудовая книжка служит доказательством страхового стажа, прав на пенсию, отпускные выплаты и др.

Виды трудовых книжек

2.1 Бумажная трудовая книжка

Остаётся в употреблении у работников, у которых она была оформлена до 2021 года. Ведёться по порядку, установленному Приказом Минтруда РФ № 320н от . При заполнении используют специальные бланки и вкладыши.

2.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Введена в России в 2021 году и полностью заменяет бумажный вариант для новых работников. Данные вводятся работодателем в системе ЕФС‑1 и автоматически передаются в СФР (Система Фондов Пенсионного обеспечения). ЭТК доступна через портал Госуслуг и мобильные приложения.

Правовые основы

Основные нормативные акты, регулирующие оформление и ведение трудовых книжек:

1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ);
2. Приказ Минтруда РФ № 320н от «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
3. Приказ Минтруда РФ от «О порядке внесения записей о премиях и совместительстве»;
4. Инструкции ФНС и ПФР по работе с ЭТК.

Как получить трудовую книжку впервые

4.1 Бумажный вариант

Работодатель выдаёт новую книжку в день приёма на работу. На ьном листе необходимо указать:

• ФИО работника (полностью, как в паспорте);
• Дата рождения;
• Серия и номер паспорта;
• Дата выдачи (дата заполнения первой записи).

4.2 Электронный вариант

Для получения ЭТК сотруднику достаточно:

1. Подать заявление через Госуслуги или согласовать с работодателем;
2. Работодатель оформляет запись в системе ЕФС‑1 (раздел «Сведения о работе»);
3. После подтверждения система генерирует электронный документ, доступный в личном кабинете.

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Раздел состоит из пяти колонок. Ниже – пошаговое руководство для бумажной и электронной книжек.

5.1 Пошаговое заполнение (бумажный вариант)

Пример заполнения:

1
Инженер‑технолог, квалификация 1-го разряда
Трудовой договор № 12 от 
ОАО «Технопром», ИНН 7701234567, г. Москва, ул. Ленина, д.10

5.2 Электронный вариант (ЕФС‑1)

В системе предусмотрены поля, соответствующие колонкам бумажного бланка. При вводе данных следует:

• Выбрать тип записи «Приём на работу»;
• Указать дату в календаре;
• Выписать должность точно так же, как в трудовом договоре;
• Прикрепить скан‑копию документа‑основания (договор, приказ);
• Сохранить запись – система автоматически присвоит порядковый номер.

5.3 Что делать, если трудовой договор не содержит нужных сведений?

Согласно рекомендациям Минтруда, если в договоре отсутствует информация о квалификации, специальности или виде занятости, запись в книжку не вносится. Вместо этого работодатель оформляет отдельный приказ, в котором указывает недостающие данные, и вносит запись на его основании.

Особые записи

6.1 Совместительство

Запись делается в отдельной строке с указанием:

• Дата начала совместительства;
• Должность и место работы (другой организации);
• Основание (трудовой договор, приказ о совместительстве).

Пример:

5
Преподаватель (совместительство) в ООО «Образование+»
Приказ № 45 от 
ООО «Образование+», ИНН 7709876543, г. Санкт‑Петербург

6.2 Вахтовый метод работы

Для вахтовых работников в колонке 3 указывается «работа вахтовым методом», а в колонке 5 – место выполнения вахтовой работы (например, «шахта «Кузнецкая»»). При окончании вахтового периода делается запись об увольнении с указанием даты завершения вахты.

6.3 Премии и награды

С 2025 года в трудовую книжку могут вноситься сведения о премиях, если они предусмотрены приказом Минтруда. Запись делается в отдельной строке:

• Дата получения премии;
• Размер и основание (например, «премия за выполнение плана»);
• Номер приказа, которым премия утверждена.

6.4 Вкладыши и дубликаты

Если все страницы раздела «Сведения о работе» заполнены, используют вкладыш – отдельный лист того же формата. Дубликат трудовой книжки оформляется по заявлению работника и выдается в том же виде, что и оригинал.

Оформление увольнения

Запись об увольнении делается в той же строке, где была запись о приёме, но в колонке 2 указывается дата увольнения, а в колонке 4 – основание (по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению и т;д.). Пример:

1
— Инженер‑технолог
Уволен по собственному желанию от 
ОАО «Технопром»

7.1 Как оформить запись при увольнении по собственному желанию?

Текст в колонке 4 должен выглядеть так: «Уволен по собственному желанию от ДД.MM.ГГГГ». При этом в колонке 5 указывается название организации, из которой работник уволен.

Как исправлять ошибки в трудовой книжке

1. Обнаружена ошибка в записи. Работодатель оформляет приказ об исправлении с указанием правильных данных и причины исправления.
2. В книжке делается зачеркнутый штрих старой записи (чёрной линией) и рядом пишется правильный вариант.
3. Подписывается приказ, ставятся подписи работника и работодателя, ставится печать.
4. Для ЭТК исправление вносится в системе ЕФС‑1 – старый вариант автоматически помечается как «исправлен», а новый появляется в истории.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

9.1 Нужно ли вносить сведения о премиях в трудовую книжку?

Да, если премия оформлена приказом Минтруда (приказ от ). Запись делается в отдельной строке, как описано в разделе 6.3.

9.2 Можно ли вести одновременно бумажную и электронную книжку?

Если у работника уже есть бумажная книжка, она продолжает вестиcя до её замены. С 2021 года новые сотрудники получают ЭТК, но работодатели могут вести обе формы параллельно, если это требуется законодательством (например, при переводе из старой организации).

9.3 Как оформить совместительство, если у работника уже есть запись о приёме?

Оформляется отдельная строка в разделе «Сведения о работе» с указанием даты начала совместительства и основания (приказ о совместительстве). При окончании совместительства делается запись об увольнении с указанием даты завершения.

9.4 Что делать, если в трудовом договоре нет указания квалификации?

Работодатель издаёт приказ, в котором указывает квалификацию, и вносит запись в книжку на основании этого приказа.

9.5 Как проверить, что запись в ЭТК прошла успешно?

После сохранения записи в системе ЕФС‑1 необходимо открыть личный кабинет работника в Госуслугах и убедиться, что новая запись отображается в разделе «Трудовая книжка». При наличии ошибок система выдаёт сообщение об ошибке и указывает, какие поля необходимо скорректировать.

Трудовая книжка – ключевой документ, который фиксирует профессиональный путь работника. С 2025‑2026 годами правила её заполнения стали более детализированными: появились обязательные записи о премиях, уточнены требования к совместительству и вахтовому методу, а также усилена цифровизация через ЭТК.

Для работодателей важно строго соблюдать порядок заполнения (пунктуально указывать даты, номера документов, использовать официальные бланки и печати). Для работников – проверять каждую запись, своевременно сообщать о ошибках и сохранять копии всех приказов и договоров.

Тщательное ведение трудовой книжки гарантирует корректный расчёт пенсии, страховых выплат и упрощает процесс трудоустройства в будущем.

Дата публикации:  г. | Информация собрана из открытых источников (приказы Минтруда, инструкции СФР, порталы Госуслуг, публикации 2023‑2026 гг.)