При прекращении трудового отношения работодатель обязан внести в трудовую книжку работника запись об увольнении (прекращении трудового договора). Запись должна соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ и Инструкции по ведению и хранению трудовых книжек (Порядок № 69н от , с изменениями и дополнениями). Ниже представлен подробный разбор порядка оформления такой записи, нормативные основания и готовые образцы.
Нормативная база
- Статья 66 ТК РФ – ведение трудовой книжки;
- Статья 84.1 ТК РФ – запись об основании и причине прекращения трудового договора;
- Статья 77 ТК РФ – основания расторжения трудового договора по инициативе работника;
- Статья 81 ТК РФ – основания расторжения по инициативе работодателя;
- Статья 78 ТК РФ – расторжение по соглашению сторон;
- Статья 80 ТК РФ – увольнение по собственному желанию;
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России № 69н от ) – требования к формулировкам и оформлению.
Согласно ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ, запись должна содержать:
- формулировку основания прекращения трудового договора (с точным указанием статьи, части, пункта ТК РФ или иного федерального закона);
- дату увольнения;
- подпись уполномоченного лица и печать организации (при наличии).
Как правильно оформить запись в трудовой книжке
Общие требования
- Запись вносится в раздел «Сведения о работе», графы 3–4 (должность, подразделение, период работы).
- В графе 3 указывается дата увольнения (день, месяц, год).
- В графе 4 – формулировка основания и причины прекращения трудового договора с обязательной ссылкой на соответствующую норму ТК РФ.
- Текст записывается печатным шрифтом, без сокращений, за исключением общепринятых аббревиатур (ТК РФ).
- После записи ставится подпись уполномоченного сотрудника отдела кадров и, если организация использует печать, – оттиск печати.
Что нельзя делать
- Не использовать формулировки, не предусмотренные законом (например, «уволен за прогул» без указания ст. 81 ТК РФ).
- Не опускать ссылку на статью/пункт ТК РФ.
- Не вносить исправления или зачеркивания – при ошибке оформляют новый лист трудовой книжки с пометкой «исправлено» и заверяют его подписью и печатью.
Образцы записей при различных основаниях расторжения трудового договора
Ниже приведены типовые формулировки, которые можно скопировать в трудовую книжку. При необходимости подставляются конкретные даты и реквизиты организации.
Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)
Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Пример полной записи:
- Графа 3:
- Графа 4: Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)
Трудовой договор прекращён по соглашению сторон, пункт 1 статьи 78 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Графа 3:
- Графа 4: Трудовой договор прекращён по соглашению сторон, пункт 1 статьи 78 Трудового кодекса Российской Федерации.
Увольнение по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ)
В зависимости от конкретного основания (сокращение штата, несоответствие должности, нарушение трудовой дисциплины и т.д.) указывается соответствующий пункт статьи 81.
- Сокращение численности или штата сотрудников:
Уволен в связи с сокращением численности (штата) сотрудников, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Несоответствие занимаемой должности (не прошел аттестацию):
Уволен в связи с несоответствием занимаемой должности, пункт 3 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Нарушение трудовой дисциплины (прогул):
Уволен за прогул (неявка на работу без уважительной причины более 4 часов подряд), пункт 6 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Истечение срока трудового договора (срочный контракт)
Трудовой договор прекращён в связи с истечением срока его действия, пункт 2 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Графа 3:
- Графа 4: Трудовой договор прекращён в связи с истечением срока его действия, пункт 2 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Увольнение в связи с выходом на пенсию
Уволен в связи с выходом на пенсию по возрасту, пункт 8 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Увольнение по инициативе работника в связи с переходом на другую работу (перевод)
Уволен в связи с переводом на другую работу, пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Пошаговая инструкция для кадрового специалиста
- Определить основание прекращения трудового договора (статья ТК РФ).
- Составить формулировку записи согласно образцу, включив точную ссылку на статью, часть, пункт.
- Внести запись в трудовую книжку: заполнить графу 3 (дата) и графу 4 (формулировка);
- Поставить подпись уполномоченного лица отдела кадров и, при наличии, оттиск печати организации.
- Сделать копию записи в личную карточку сотрудника (форма Т-2) и в электронный кадровый архив.
- Выдать сотруднику справку о доходах (2‑НДФЛ) и копию трудовой книжки при необходимости.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие ссылки на норму ТК РФ. Всегда указывайте статью, часть, пункт.
- Использование разговорных выражений («уволен за прогул») без указания статьи. Замените на полную формулировку с пунктом статьи 81.
- Неправильная дата. Дата увольнения – последний день работы, указанный в приказе об увольнении.
- Отсутствие подписи/печати; Запись без подписи считается недействительной.
- Исправления в трудовой книжке. При ошибке оформляйте новый лист с пометкой «исправлено» и заверяйте его.
Правильное оформление записи о расторжении трудового договора в трудовой книжке – важная часть кадрового документооборота, которая защищает права как работника, так и работодателя. Соблюдение требований ст. 84.1 ТК РФ и Инструкции по ведению трудовых книжек обеспечивает законность записи, облегчает последующее трудоустройство сотрудника и снижает риски трудовых споров. Используйте представленные образцы и пошаговую инструкцию, чтобы избежать типичных ошибок и оформить документы в полном соответствии с законодательством.