Трудовая книжка (вкладка) – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность граждан Республики Беларусь. Её заполнение, выдача и хранение регулируются рядом нормативных актов, которые подробно описаны в материалах Министерства труда и социальной защиты РБ.

Нормативно‑правовая база

Ключевыми документами, определяющими порядок ведения трудовых книжек, являются:

• Постановление Министерства труда и социальной защиты РБ от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках»;
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утверждённая тем же постановлением;
• Части первой и восьмой статьи 50 Трудового кодекса РБ;
• Постановления Пленумов Верховного Суда РБ, разъяснения к НПА.

Эти акты устанавливают формы справок, порядок выдачи дубликатов, а также требования к оформлению вкладышей к трудовым книжкам.

Кто получает трудовые книжки

Трудовые книжки выдаются следующим категориям работников:

1. Граждане РБ, трудоустроенные по трудовому договору;
2. Иностранные граждане и лица без гражданства, работающие в РБ;
3. Индивидуальные предприниматели, нанимающие работников;
4. Организации, состоящие на учёте в ИМНС РБ.

Для получения бланков иностранцы и организации с иностранным капиталом используют специальные формы, которые поставляются Научно‑исследовательским институтом труда Минтруда РБ.

Формы и бланки

В Республике Беларусь действует республиканская форма трудовых книжек нового образца, введённая с 1995 года. Бланк состоит из нескольких разделов:

• Раздел «Общие сведения о работнике»;
• Раздел «Место работы и должность»;
• Раздел «Период работы у нанимателя»;
• Раздел «Основания увольнения»;
• Вкладыш (дополнительный лист), который используется, когда заполнены все страницы соответствующего раздела.

Для получения бланков необходимо обратиться в местный исполнительный орган (районную администрацию) или в Научно‑исследовательский институт труда, если речь идёт о нерезидентах.

Порядок заполнения трудовых книжек

Заполняет трудовые книжки наниматель (работодатель) на всех работников, удерживающих их более чем на 5 дней. При этом вносятся такие сведения:

• ФИО работника;
• Дата и место рождения;
• Паспортные данные;
• Место и дата заключения трудового договора;
• Должность, условие труда;
• Сведения о периоде работы и основаниях увольнения.

Если в книжке заполняются все страницы раздела, в неё вставляется вкладыш, который также оформляется в установленном порядке.

Выдача, учёт и хранение

Выдача бланков трудовых книжек осуществляется:

• Организациям – по месту их нахождения (по решению местной администрации);
• Физическим лицам‑работодателям – в подразделениях ИМНС РБ;
• Иностранным работникам – через Научно‑исследовательский институт труда (тел.: 203 14 42).

После выдачи наниматель обязан:

1. Вести учёт трудовых книжек в установленном порядке;
2. Хранить их в безопасном месте, обеспечив доступ при необходимости;
3. Сохранять копии (дубликаты) в случае потери или повреждения оригинала.

Особенности для иностранных работников

Для граждан, не имеющих постоянного места жительства в РБ, а также для иностранных организаций с долей иностранного капитала, порядок выдачи и заполнения книжек немного отличается:

• Бланки получают в Научно‑исследовательском институте труда;
• Заполняются в соответствии с теми же нормами, но с учётом особенностей трудового законодательства, применимого к иностранным специалистам;
• В случае изменения статуса работника (получение вида на жительство, гражданство) в книжку вносятся соответствующие изменения.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Как оформить дубликат, если оригинал потерян?
Ответ: Наниматель подаёт заявление в соответствующий орган (районный отдел ПНП или ИМНС), предоставляя копию паспорта работника и подтверждение утраты. После проверки выдаётся новый бланк.

Вопрос: Можно ли вести электронный трудовой договор вместо бумажной книжки?
Ответ: Нет, в РБ трудовые отношения фиксируются только в бумажном виде. Электронные копии могут использоваться как вспомогательные документы, но оригинал должен быть оформлен в установленном порядке.

Вопрос: Какие сроки хранения трудовых книжек у работодателя?
Ответ: По закону книжки хранятся до окончания срока действия трудового договора, а после увольнения – в течение 3 лет (для целей проверок). При необходимости их можно хранить дольше, но только при наличии соответствующего согласия работника.

Трудовая книжка в Республике Беларусь – обязательный документ, который фиксирует все важные сведения о трудовых отношениях. Правильное оформление, своевременная выдача и аккуратное хранение позволяют как работодателю, так и работнику соблюдать требования трудового законодательства, избегать конфликтов и обеспечить прозрачность трудовой деятельности. Соблюдение установленных норм и использование официальных бланков, утверждённых Министерством труда и социальной защиты, гарантирует законность и достоверность всех записей в трудовых книжках.