Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию сотрудника. Для водителей она имеет особое значение: в ней фиксируются даты начала работы, категории, полученные лицензии, а также сведения о начисленных окладах и премиях. В 2026 году правила внесения записей в трудовую книжку остаются строгими, но одновременно появились новые возможности – электронный формат и специальные закрывающие записи.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна водителю?
- Подтверждение квалификации и стажа.
- Обязательный документ при трудоустройстве, смене работодателя и при получении водительских прав.
- Имеет юридическую силу при расчётах по трудовому договору.
Форматы трудовой книжки в 2026 году
Согласно приказу Минтруда 2025 г., трудовые книжки могут вести как в бумажном виде, так и в электронном формате. При переходе на электронный учёт стажа:
- Бумажная книжка закрывается специальной запиской «Закрывающая запись».
- Новый работодатель не может вносить записи в бумажную книжку, если она закрыта.
- В электронном формате все данные хранятся в единой базе, доступной работодателю и сотруднику.
Как правильно внести запись о приёме на работу водителя?
Ниже приведён пошаговый алгоритм и образцы записей для различных ситуаций.
Шаги по внесению записи
- Подготовьте данные: ФИО, дата рождения, место работы, должность, категория водительского удостоверения, дата начала работы.
- Определите формат: бумажная или электронная.
- Заполните форму «Запись в трудовой книжке о приёме на работу» согласно образцу.
- Подпишите работодателя и сотрудника (если применимо).
- Сохраните копию (для бумажной – скопируйте в архив, для электронной – отправьте в систему).
Образец записи (бумажная)
В таблице ниже показан типичный формат записи для водителя, принятого в 2026 году.
| Номер страницы | Дата | ФИО | Дата рождения | Место работы | Должность | Категория | Стаж |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | ООО «ГрузТранспорт» | Водитель грузового автомобиля | Категория B, C, D | 0 лет 0 мес |
После заполнения работодателем и сотрудником, запись подписывается и печатается.
Образец записи (электронная)
В электронном формате запись выглядит как JSON‑объект:
{
"date": "2026-05-23",
"employee": {
"fullName": "Иванов Иван Иванович",
"birthDate": "1990-04-12"
},
"company": "ООО «ГрузТранспорт»",
"position": "Водитель грузового автомобиля",
"licenseCategories": ["B", "C", "D"],
"employmentStart": "2026-05-23",
"employmentEnd": null,
"status": "active"
}
Эта запись автоматически сохраняется в системе Минтруда и доступна для проверки при смене работодателя.
Специальные случаи
Дистанционный сотрудник
Если водитель работает удалённо (например, в режиме «дистанционный водитель»), ему не требуется предъявлять бумажную трудовую книжку. Работодатель вносит запись в электронную систему, а сотрудник получает электронный сертификат.
Вахтовый метод работы
Для водителей, работающих по вахтовому методу, в трудовой книжке фиксируются даты начала и окончания каждого вахта. Запись выглядит так:
Дата начала вахты: Дата окончания вахты: Стаж: 0 лет 0 мес
Совместительство
Если водитель совмещает работу с другой деятельностью, в трудовой книжке указывается «Совместительство» в поле должности, а также даты начала и окончания совместительства.
Закрывающая запись
При переходе сотрудника на электронный учёт стажа в бумажной трудовой книжке необходимо внести закрывающую запись:
- Дата закрытия:
- Причина: Переход на электронный учёт
- Подпись работодателя
После этого в бумажной книжке больше не допускается внесение новых записей.
Правила оформления и хранения
- Книжка должна храниться в безопасном месте, защищённом от влаги и огня.
- При смене работодателя сотрудник имеет право получить копию трудовой книжки.
- В случае нарушения правил внесения записей работодатель несёт ответственность за штрафы и компенсацию.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли внести запись в трудовую книжку, если я работаю дистанционно? – Да, но запись будет в электронном виде, и бумажную книжку не требуется.
- Что делать, если в трудовой книжке нет записи о приёме на работу? – Сотрудник должен обратиться к работодателю с просьбой внести запись. Если работодатель отказывается, можно обратиться в инспекцию труда.
- Как выглядит закрывающая запись? – В ней указывается дата закрытия, причина (переход на электронный учёт) и подпись работодателя.
Внесение записи в трудовую книжку водителя в 2026 году требует соблюдения строгих правил, но при правильном подходе процесс становится прозрачным и безошибочным. Важно помнить:
- Подготовьте все необходимые данные заранее.
- Выберите правильный формат (бумажный или электронный).
- Следуйте образцам и инструкциям Минтруда.
- Сохраняйте копии и следите за закрывающей записью при переходе на электронный учёт.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете без проблем оформить трудовую книжку водителя и избежать возможных юридических рисков.