Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66) все кадровые события – приём, перевод, увольнение, изменение трудовой функции – должны фиксироваться в трудовой книжке (ТК) как постоянных, так и временных работников. Однако практика показывает, что в отношении временных сотрудников часто возникают вопросы: когда запись обязательна, а когда её можно опустить, как правильно оформить запись о временном приёме, переводе или исполнении обязанностей отсутствующего работника.

В данной статье подробно рассмотрены:

• нормативная база, регулирующая ведение ТК для временных работников;
• ситуации, в которых запись в ТК требуется;
• порядок заполнения граф раздела «Сведения о работе»;
• примеры записей для различных случаев (временный приём, временный перевод, исполнение обязанностей отсутствующего работника, признание временного перевода постоянным);
• рекомендации по работе с электронными и бумажными ТК.

Нормативная база

Основные источники, определяющие порядок внесения записей в трудовую книжку:

1. ТК РФ, ст. 66 – obligation to record hiring, transfer, dismissal, etc.
2. Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности» – форма ТК, порядок заполнения.
3. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69) – детали заполнения граф.
4. Письма и разъяснения Минтруда и КонсультантПлюс (2022‑2026 гг.) – уточнения по временным работникам.

Важно: если работник трудоустроен до и отказался переходить на электронный вариант ТК, записи вносятся исключительно в бумажный документ. Для тех, кто оформил электронную ТК после этой даты, записи делаются в электронном виде, но порядок заполнения остаётся тем же.

Когда запись в трудовую книжку временного работника обязательна?

Согласно разъяснениям КонсультантПлюс (2026 г.) и практике кадровых служб, запись в ТК делается в следующих случаях:

• Приём на работу по срочному трудовому договору, если эта работа для работника является основной (т.е. он не совмещает её с другой постоянной должностью).
• Временный перевод на другую должность (или структурное подразделение), который впоследствии признан постоянным.
• Исполнение обязанностей отсутствующего работника (например, отпуск, больничный) только если работник оформлен по срочному договору и эта работа является его основной.
• Изменение трудовой функции (например, присвоение нового разряда, квалификации) в рамках текущей должности.

Запись не требуется, если:

• работник привлекается для выполнения разовых или вспомогательных задач по гражданско‑правовому договору (ГПД);
• временный перевод не приводит к изменению основного места работы и не оформляется как отдельный трудовой договор (например, внутреннее совмещение);
• работник является индивидуальным предпринимателем без наёмных работников (ст. 66 ТК РФ, п. 2).

Как заполнять раздел «Сведения о работе»

В бумажной трудовой книжке раздел «Сведения о работе» состоит из четырёх граф:

1. Графa 1 – порядковый номер записи.
2. Графa 2 – дата (день, месяц, год) начала исполнения обязанностей.
3. Графa 3 – наименование структурного подразделения, должность ( профессия, специальность ), с которой работник принимается или переводится.
4. Графa 4 – основание для записи (номер и дата приказа, договора и т.д.).

При заполнении следует соблюдать следующие правила:

• Запись делается чёрной или синей пастой, разборчивым почерком;
• В графе 3 указывается полное наименование подразделения и должность exatamente как в штатном расписании.
• В графе 4 прописывается: «Принят на работу по срочному трудовому договору № ___ от ___» или «Переведён на должность ___ по приказу № ___ от ___».
• Если запись касается временного исполнения обязанностей отсутствующего работника, в графе 3 указывается должность отсутствующего работника, а в графе 4 – основание (приказ о временном исполнении обязанностей).

Пример оформления записи о приёме временного работника:

Графa 1: 12
Графa 2: 
Графa 3: Бухгалтер отдела учёта и отчётности
Графa 4: Принят на работу по срочному трудовому договору № 45 от 

Образцы записей для типичных ситуаций

Приём на работу по срочному трудовому договору (основная работа)

Пример:

• Графa 1: 15
• Графa 2:
• Графa 3: Инженер‑конструктор отдела проектирования
• Графa 4: Принят на работу по срочному трудовому договору № 12 от

Временный перевод на другую должность, признанный постоянным

Сначала вносится запись о временном переводе (как о любом другом переводе). После признания постоянным – делается новая запись, подтверждающая постоянный характер работы.

Пример временного перевода:

• Графa 1: 22
• Графa 2:
• Графa 3: Старший специалист отдела продаж (подразделение «Региональные продажи»)
• Графa 4: Переведён на должность старшего специалиста по приказу № 78 от (временный перевод на срок 6 месяцев)

После признания постоянным (например, по истечении срока и решению руководства):

• Графa 1: 23
• Графa 2:
• Графa 3: Старший специалист отдела продаж (подразделение «Региональные продажи»)
• Графa 4: Перевод признан постоянным в соответствии с приказом № 102 от

Исполнение обязанностей отсутствующего работника (временный приём)

Если работник принят по срочному договору для замещения отсутствующего коллеги и эта работа является его основной, запись оформляется как обычный приём.

Пример:

• Графa 1: 30
• Графa 2:
• Графa 3: Бухгалтер‑ассистент отчётов (подразделение «Бухгалтерия»)
• Графa 4: Принят на работу по срочному трудовому договору № 55 от для замещения отсутствующего работника (отпуск с по )

Временный перевод, который НЕ приводит к записи в ТК

Если работник внутренне совмещает другую должность без изменения основного места работы и без оформления отдельного срочного договора, запись в ТК не делается. Достаточно оформить внутренний приказ и внести изменения в табель учёта рабочего времени.

Особенности работы с электронной трудовой книжкой

С ведение электронной ТК стало обязательным для newly hired сотрудников, отказавшихся от бумажного варианта. Порядок заполнения граф остаётся идентичным, но данные вводятся в информационную систему работодателя (например, 1C:ЗУП, SAP SuccessFactors) и передаются в ПФР через СФР.

Ключевые моменты:

• При приёме временного работника по срочному договору в системе создаётся запись «Приём на работу» с указанием вида договора (срочный).
• При временном переводе, признанном постоянным, в системе делается запись «Перевод» с пометкой «Постоянный».
• Если перевод остаётся временным и не меняет основное место работы, в системе фиксируется только внутренний приказ (не отражается в трудовой деятельности).
• Все изменения должны быть подтверждены соответствующим приказом или договором, копии которых хранятся в личном деле сотрудника.

Практические рекомендации для кадровых служб

1. Чётко определите характер работы – основная или совместительная. Только основная работа требует записи в ТК.
2. Оформляйте срочный трудовой договор с указанием срока и условия, что работа является основной для сотрудника.
3. Издавайте приказ о приёме/переводе и указывайте его реквизиты в графе 4 ТК.
4. При временном исполнении обязанностей отсутствующего работника проверяйте, что сотрудник не сохраняет своё основное место работы (иначе запись не нужна).
5. Ведите журнал приказов – это упрощает проверку правильности заполнения ТК при аудите.
6. Обучайте специалистов отдела кадров использованию актуальных шаблонов и инструкций (Минтруд, КонсультантПлюс).
7. При переходе на электронную ТК настройте интеграцию с кадровой системой, чтобы автоматически передавать данные в СФР.

Запись в трудовую книжку временного работника регулируется теми же нормами, что и для постоянных сотрудников, но требует внимательного анализа характера трудового отношения. Основное правило: запись делается только тогда, когда работа является основной для сотрудника и оформлена срочным трудовым договором (или переводом, признанным постоянным). В остальных случаях достаточно внутренних приказов и учёта в табеле, а запись в ТК не требуется.

Соблюдение представленного порядка обеспечит корректное ведение трудовых книжек, минимизирует риски штрафов со стороны трудовой инспекции и гарантирует прозрачность кадрового учёта для сотрудников и государственных органов.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства и разъяснений КонсультантПлюс на 23 мая 2026 года.