Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника․ Кроме того, она является документом строгой отчетности․ Неправильное оформление трудовой книжки может стать серьёзной проблемой при расчёте пенсии, поэтому каждому кадровику и работодателю необходимо знать тонкости её ведения․
Кто имеет право оформлять трудовую книжку?
Самое главное правило, которое следует запомнить: работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках, а также оформлять их․ Это однозначно сказано как в статье 66 Трудового кодекса РФ, так и в Правилах ведения трудовых книжек․ Оформлять документ и делать записи имеют право только юридические лица и индивидуальные предприниматели․
Новая форма трудовой книжки
Обратите внимание, что новая форма трудовой книжки применяется с 1 января 2023 года․ Она была принята Приказом Минтруда №320Н от года․ Данный приказ утвердил новую форму не только самой бумажной трудовой книжки, но и вкладыша в нее․ Бланки старого образца, уже выданные работникам, продолжают действовать и обмену на новые не подлежат․
Основные правила заполнения
Оформление трудовой книжки требует предельной внимательности․ Записи должны вноситься аккуратно, без помарок․ Рассмотрим ключевые ситуации:
Прием на работу
При приеме сотрудника, для которого это первое место работы, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с момента начала работы․ В графе «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации․ Под этим заголовком вносится запись о приеме с указанием должности, профессии и структурного подразделения․
Изменение фамилии
Часто встречается ситуация, когда в период после увольнения с последнего места работы и до устройства на новое место работы работница выходит замуж и меняет фамилию․ Важно помнить: на новой работе работник должен предоставить документы, подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке, паспорт)․ Старая фамилия зачеркивается одной чертой, а новая записывается сверху․ Ссылка на документ-основание указывается на внутренней стороне обложки и заверяется подписью работодателя и печатью․
Электронная трудовая книжка (ЕФС-1 и СТД-Р)
С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) появились новые документы․ Если работник выбрал ведение электронной трудовой книжки, то для подтверждения стажа и факта работы в компании ему выдается справка СТД-Р․ При увольнении сотрудника работодатель обязан предоставить ему эту справку вместе с другими документами․ Также сведения о трудовой деятельности теперь подаются в рамках отчета ЕФС-1 в Социальный фонд․
Как оформить дубликат трудовой книжки
В случае утраты, порчи или невозможности дальнейшего использования трудовой книжки оформляется ее дубликат․
- Изменения в Беларуси: С 1 января 2024 года изменяется порядок оформления дубликата трудовой книжки․ Как сообщили в Министерстве труда и социальной защиты, для оформления дубликата в случае утраты или повреждения наниматели будут подтверждать стаж и работу новыми способами․ Соответствующие поправки вносятся в действующую инструкцию о порядке ведения трудовых книжек (в соответствии с постановлением Минтруда №47 от 30 ноября)․
- Подтверждение стажа: Если книжка утеряна, стаж можно подтвердить иными документами․ Гражданин всегда может задаться вопросом, какими документами помимо трудовой книжки можно подтвердить стаж для назначения пенсии․ Это могут быть трудовые договоры, справки от работодателей, выписки из приказов, ведомости на выдачу заработной платы и даже показания свидетелей (в исключительных случаях)․
Последствия неправильного оформления
Неверно внесенная запись, отсутствие печати, неправильное указание реквизитов приказов, всё это может обернуться серьезными проблемами при назначении пенсии․ В некоторых странах законодательство идет навстречу гражданам: например, Верховная Рада упростила подтверждение страхового стажа, и теперь пенсии можно получить без трудовой книжки из-за войны или ликвидации предприятия․ Тем не менее, в стандартных условиях именно корректно заполненная трудовая книжка остается главным гарантом пенсионных прав․
Краткий чек-лист для кадровика
- Убедитесь, что вы являетесь юридическим лицом или ИП (физлица-наниматели не ведут трудовые книжки)․
- Используйте бланки новой формы (с 2023 года по Приказу №320Н)․
- Вносите записи на основании приказа, не позднее недельного срока․
- При смене фамилии работником обязательно требуйте подтверждающие документы и делайте запись на обложке․
- При увольнении выдавайте бумажную книжку и справку СТД-Р (для тех, кто перешел на ЭТК)․
- При утере оформляйте дубликат, запрашивая подтверждения стажа с предыдущих мест работы․
Соблюдение этих правил позволит избежать ошибок и обеспечит сохранность трудового стажа сотрудников на долгие годы․