Дата публикации:

Содержание

1. Зачем работнику нужна трудовая книжка?
2. Нормативно‑правовая база
3. Что происходит, если книжку не забрали в день увольнения?
4. Обязанности работодателя
5. Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку
6. Образец уведомления (шаблон)
7. Электронная трудовая книжка

Зачем работнику нужна трудовая книжка?

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий:

• Стаж работы, необходимый для расчёта пенсии и иных социальных выплат;
• Опыт работы, который предъявляют при приёме на новое место;
• Наличие периодов увольнения, перевода, командировки и т.п.;
• Сведения о профессиональном обучении, повышении квалификации.

Отсутствие трудовой книжки может затруднить оформление пенсии, получение пособий и поиск новой работы.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие выдачу и хранение трудовой книжки:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 80, 81, 84, 85;
• Приказ Минтруда России от № 22н «Об утверждении формы трудовой книжки»;
• Федеральный закон № 125‑ФЗ от «Об электронных трудовых книжках»;
• Приказ Минсоцразвития России от № 254н «Об организации электронного документооборота в системе соцзащиты».

Согласно ст. 84 ТК РФ, работодатель обязан в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику. Если в этот день выдача невозможна, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости забрать книжку в ближайшее время.

Что происходит, если книжку не забрали в день увольнения?

Ситуации, когда работник не получает трудовую книжку в последний рабочий день, бывают разными:

• Отказ от подписания книги учёта (нежелание подтверждать факт увольнения);
• Отсутствие работника в месте расположения организации (выезд в другой регион, болезнь, командировка);
• Разногласия по поводу законности увольнения;
• Просто забывчивость или недоразумение.

Последствия для работодателя:

1. Риск возникновения трудового спора (работник может требовать компенсацию за задержку выдачи);
2. Усложнение контроля за правильностью оформления записей в трудовой книжке;
3. Возможные штрафы со стороны инспекции труда за нарушение сроков выдачи.

Для работника – отсутствие официального подтверждения стажа, что может негативно сказаться на пенсионных начислениях и трудоустройстве.

Обязанности работодателя

Если в день увольнения книжку выдать невозможно, работодатель обязан:

• Составить уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку в свободной форме, но с обязательными реквизитами;
• Отправить уведомление в течение трёх рабочих дней после даты увольнения (почтой, курьером, электронной почтой с подтверждением получения);
• Сохранить копию уведомления и подтверждение его доставки в личном деле работника;
• Обеспечить возможность получения книжки в течение семи календарных дней после получения уведомления (по согласованию с работником).

Если работник не реагирует в установленный срок, работодатель может:

1. Сохранить книжку в надёжном месте (например, в архиве организации) и оформить акт о невозможности её выдачи;
2. Обратиться в суд за подтверждением правомерности своих действий (в случае спора).

Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку

Уведомление – документ, составленный в свободной форме, но содержащий обязательные элементы:

• Наименование организации и её реквизиты;
• ФИО работника, должность, табельный номер;
• Дата прекращения трудового договора;
• Причина, по которой выдача книжки в день увольнения была невозможна;
• Срок, в течение которого работник обязан забрать книжку;
• Контактные данные лица, ответственного за выдачу (ФИО, телефон, e‑mail);
• Подпись руководителя и печать (если требуется).

Документ может быть отправлен:

• Почтовым отправлением с уведомлением о вручении;
• Электронной почтой (при наличии согласия работника на электронную коммуникацию);
• Лично вручённым письмом с подписью получателя.

Образец уведомления (шаблон)

ООО "Пример"
ИНН 1234567890, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: info@primer.ru

УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости забрать трудовую книжку

Работнику: Иванову Ивану Петровичу
должность: инженер‑технолог, таб. № 0456

Дата прекращения трудового договора: г.

В связи с тем, что в день прекращения трудового договора ( г.) Вы не смогли получить трудовую книжку из‑за отсутствия в офисе, просим Вас забрать её в течение 7 (семи) календарных дней, т.е. не позднее г.

Книга будет находиться в отделе кадров по адресу: г. Москва, ул. Примерная, д. 1, кабинет 3. При получении просим подписать акт приёма‑передачи.

Если Вы не сможете лично забрать книжку, просим направить письменное согласие на её передачу уполномоченному лицу (укажите ФИО и паспортные данные представителя).
Контактное лицо: Петрова Мария Сергеевна, тел. +7 (495) -23‑45‑68, e‑mail: m.petrova@primer.ru

С уважением,
_____________________/Петрова М.С./
Директор ООО "Пример"

Для скачивания готового шаблона нажмите здесь.

Электронная трудовая книжка

С 1 января 2024 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Основные особенности:

• Все записи вносятся в систему «Единый портал государственных услуг» и хранятся в Социальном фонде России;
• Работник может просмотреть свою ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг;
• При увольнении работодатель вносит запись об окончании трудового договора в электронный реестр, а работнику отправляется уведомление о завершении процесса;
• Если у работника нет доступа к электронным сервисам, ему всё равно выдается бумажный дубликат (по желанию).

Для работодателя это упрощает процесс выдачи: достаточно подтвердить в системе, что запись завершена, а работнику – лишь подтвердить получение уведомления. Однако в случае, когда работник отказывается пользоваться электронным сервисом, обязательна выдача бумажной трудовой книжки в соответствии с ТК РФ.

Трудовая книжка – важнейший документ для работника. Поэтому закон обязывает работодателя обеспечить её выдачу в день увольнения. Если этого не удалось, необходимо в течение трёх дней направить официальное уведомление с указанием сроков и условий получения книжки. Правильно оформленное уведомление защищает интересы обеих сторон и минимизирует риск судебных споров.

Рекомендации работодателям:

1. Заранее проверяйте наличие у сотрудника трудовой книжки и её состояние;
2. Подготовьте шаблон уведомления и храните его в кадровом отделе;
3. Ведите журнал выдачи и получения трудовых книжек;
4. При переходе на электронную форму информируйте сотрудников о преимуществах ЭТК и помогайте им зарегистрироваться.

Для работников советуем:

• Следить за тем, чтобы трудовая книжка была выдана в последний день работы;
• Сохранять копию акта приёма‑передачи;
• При возникновении проблем незамедлительно обращаться в отдел кадров или к юристу.

Соблюдая указанные правила, обе стороны смогут избежать ненужных конфликтов и обеспечить надёжную документацию трудовых отношений.

Автор статьи: юридический отдел ООО «Пример». Все права защищены.