Трудовая книжка — один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж, квалификацию и социальные права работника. Вопрос о том, кто обязан отдавать трудовую книжку (работнику, в органы соцстрахования или обратно работодателю), часто вызывает недоразумения. В статье подробно разберём правовые нормы, порядок выдачи и возврата, а также особенности работы с бумажным и электронным вариантами документа.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 62, 66.1, 66.2.
- Постановление Правительства РФ от 24 июля 2021 № 1250 «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек».
- Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 № 320н «Об утверждении образца трудовой книжки» (введён с 1 января 2023 года).
- Федеральный закон от 28 марта 2022 № 212‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках».
Ключевые положения
- Статья 62 ТК РФ – работодатель обязан выдавать оригинал бумажной трудовой книжки работнику для подачи документов в Пенсионный фонд РФ и органы обязательного социального страхования.
- Статья 66.1 ТК РФ – при заявлении работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности работодатель выдает копию или выписку из трудовой книжки в течение 3 рабочих дней.
- Статья 66.2 ТК РФ – работник, получивший трудовую книжку, обязан вернуть её работодателю в течение 3 рабочих дней после подачи в органы соцстрахования, если иное не предусмотрено законом.
Кто именно выдаёт трудовую книжку?
Ответственность за выдачу трудовой книжки лежит на работодателе. Это правило распространяется как на юридических лиц, так и на индивидуальных предпринимателей (за исключением физических лиц‑работодателей, не являющихся ИП, которым не требуется вести трудовые книжки).
Ситуации, когда работодатель обязан выдать трудовую книжку:
- При приёме на работу (если у работника нет электронного варианта).
- При переводе работника в другую организацию‑работодателя (перенос записей).
- По требованию работника в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ (выдача копии/выписки).
- При увольнении – работодатель передаёт оригинал работнику (или отправляет заказным письмом).
Как происходит выдача и возврат трудовой книжки?
Выдача оригинала (бумажного документа)
- Работник подписывает трудовой договор и получает оригинал трудовой книжки.
- Работодатель вносит первую запись (дата приёма, должность, условия труда).
- Если работник выбирает электронный вариант, он подаёт письменное заявление в свободной форме. В этом случае бумажный оригинал может быть выдан под подпись, но хранится у работодателя.
Выдача копии/выписки (по заявлению работника)
Согласно статье 66.1 ТК РФ, работодатель обязан:
- Получить письменное заявление от работника.
- Подготовить заверенную копию или выписку из трудовой книжки.
- Выдать документ в течение трёх рабочих дней со дня получения заявления.
Возврат оригинала после подачи в органы соцстрахования
После того как работник передаёт трудовую книжку в Пенсионный фонд или в страховой орган, он обязан вернуть её работодателю в течение трёх рабочих дней. Если работник не успевает вернуть документ, он обязан:
- Своевременно уведомить работодателя о задержке.
- При невозможности вернуть оригинал – оформить дубликат (работодатель оплачивает расходы).
Увольнение и передача трудовой книжки
При увольнении работодатель обязан:
- Составить приказ об увольнении.
- Внести запись о прекращении трудовых отношений.
- Выдать оригинал трудовой книжки работнику лично или отправить заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
- Если работник просит отправить книжку по почте, необходимо иметь его письменное согласие.
Электронная трудовая книжка: кто её «отдаёт»?
С 2022 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). В этом случае:
- Работодатель регистрирует запись в ЕГРЮЛ/ЕГРИП и в системе «Госуслуги».
- Работнику предоставляется доступ к личному кабинету, где он может просматривать и скачивать выписки.
- Физически «отдавать» документ не требуется – доступ к информации обеспечивает государственная информационная система.
- При необходимости получения бумажной копии работник подаёт заявление, а работодатель печатает выписку и выдаёт её в течение трёх рабочих дней.
Ответственность за нарушение порядка выдачи и возврата
| Субъект | Нарушение | Последствия |
|---|---|---|
| Работодатель | Не выдал трудовую книжку в срок, не оформил запись о трудовом стаже | Штраф от 5 000 до 10 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ); возможные судебные иски работника о компенсации морального вреда. |
| Работник | Не вернул оригинал после подачи в органы соцстрахования | Штраф от 1 000 до 2 000 рублей; обязанность возместить стоимость дубликата. |
| Оба | Утеря трудовой книжки без попытки восстановления | Обязанность оформить дубликат (работодатель покрывает расходы), а также возможные административные штрафы. |
Как восстановить утерянную трудовую книжку?
- Работник обращается в отдел кадров текущего (или последнего) работодателя с заявлением о восстановлении.
- Работодатель запрашивает выписку из электронного реестра (если есть) или собирает копии трудовых договоров, справок с прежних мест работы.
- Судебный порядок: если работодатель отказывается выдавать дубликат, работник может подать иск в суд (ст. 394 ТК РФ).
- После получения всех подтверждающих документов, работодатель оформляет дубликат в соответствии с приказом Минтруда № 320н.
Практические рекомендации для работодателей
- Вести реестр всех выданных трудовых книжек (бумажных и электронных) с указанием даты выдачи и возврата.
- Обеспечить письменные заявления работников о получении копий, отправке по почте или переходе на электронный вариант.
- Сохранять копии всех записей (скан‑копии) в архиве компании – это ускорит процесс восстановления при утере.
- Регулярно проводить инвентаризацию трудовых книжек (не реже одного раза в год).
- Обучать персонал отдела кадров актуальным требованиям законодательства (новый бланк 2023 г., правила электронных книжек).
Краткий чек‑лист «Кто должен отдавать трудовую книжку?»
| Ситуация | Кто выдаёт | Кому выдаётся | Срок |
|---|---|---|---|
| Приём на работу (бумажный вариант) | Работодатель | Работник | Сразу после подписания договора |
| Запрос копии/выписки (ст. 66.1 ТК) | Работодатель | Работник | Не более 3 рабочих дней |
| Увольнение | Работодатель | Работник (или его представитель) | В день увольнения (или в течение 1 дня) |
| Передача в Пенсионный фонд | Работник | ПФР (через отдел кадров) | Сразу после получения |
| Возврат после ПФР | Работник | Работодатель | Не позднее 3 рабочих дней |
| Переход на электронную трудовую книжку | Работодатель (через госуслуги) | Работник (доступ в личный кабинет) | По заявлению работника |
В соответствии с действующим законодательством трудовую книжку обязан выдавать работодатель. При этом работник имеет право получить оригинал, копию или выписку в установленные сроки, а также обязан вернуть оригинал после подачи в органы соцстрахования. Нарушения порядка выдачи и возврата влекут за собой административную ответственность и могут стать основанием для судебных споров.
Для работодателей ключевыми моментами являются:
- Соблюдение сроков (3 рабочих дня) при выдаче копий.
- Точное и своевременное внесение записей в трудовую книжку.
- Ведение учёта всех выданных документов.
- Переход на электронные трудовые книжки, если работник предпочитает такой формат.
Для работников – хранить трудовую книжку в надёжном месте, своевременно подавать заявления о её выдаче и возвращать документ после использования в государственных органах.
Статья подготовлена на основе официальных нормативных актов: Трудового кодекса РФ, постановления Правительства РФ № 1250 (2021), приказа Минтруда № 320н (2021) и актуальных практик 2026 года.