В современных реалиях рынка труда привлечение высококвалифицированных специалистов (ВКС), как иностранных‚ так и отечественных — требует от работодателя глубокого понимания трудового законодательства. Один из ключевых вопросов‚ с которым сталкиваются HR-отделы и сами профессионалы: как правильно оформить трудовую книжку такому сотруднику? С учетом глобальной цифровизации и завершения переходного периода по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК) в 2026 году‚ этот вопрос требует подробного разбора.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна ВКС?
Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Работодатель вносит в него информацию о том‚ где‚ когда и на какой должности работал человек‚ а также о его награждениях. Для высококвалифицированного специалиста корректное ведение этого документа имеет принципиальное значение:
- Подтверждение стажа: Трудовая книжка нужна для подсчета страхового стажа‚ который влияет на размер пенсии и оплату больничных листов.
- Доказательство квалификации: Непрерывный и профессиональный стаж в ведущих компаниях является весомым аргументом при переходе на новую позицию.
- Легализация и ВНЖ: Для иностранных ВКС подтверждение стажа часто необходимо для продления разрешений на работу‚ получения вида на жительство или гражданства РФ.
Цифровизация: Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни‚ и трудовые отношения не стали исключением. Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог документа на бумажном носителе. Она представляет собой сведения о трудовой деятельности работника‚ которые хранятся в электронном виде в базе Социального фонда России (СФР).
ЭТК позволяет работнику:
- Быстро получать актуальную информацию о своем стаже через портал «Госуслуги» или личный кабинет СФР.
- Избавиться от рисков утери или порчи бумажного документа.
- Упростить процесс трудоустройства — работодателю не нужно собирать бумажные выписки.
Завершение переходного периода: что изменилось в 2026 году?
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает‚ что трудовой стаж теперь будет вестись преимущественно в цифровом формате. На всех лиц‚ работающих по трудовым договорам‚ работодатели обязаны подавать Сведения о трудовой деятельности в СФР (за исключением работодателей, физических лиц‚ не являющихся индивидуальными предпринимателями).
Как отмечают эксперты Роструда‚ переход на ЭТК делает систему прозрачнее и удобнее. Как отметила одна из сотрудниц: «Помню‚ когда на работе предложили перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК)‚ я обрадовалась. В XXI веке живем‚ кругом цифровизация…»
Специфика ведения трудовой книжки для высококвалифицированного специалиста
При трудоустройстве высококвалифицированного специалиста (особенно иностранного гражданина) возникает ряд нюансов‚ которые необходимо учитывать кадровикам:
Иностранный ВКС и бумажная трудовая книжка
Если высококвалифицированный специалист впервые устраивается на работу в России‚ он не имеет российской трудовой книжки старого образца. В таком случае работодатель обязан завести ему новую бумажную трудовую книжку (если специалист выбрал бумажный формат) или начать подавать сведения в электронном виде. Использовать трудовые книжки других государств в РФ не допускается.
Выбор формата: бумажная или электронная?
Согласно ст. 66 ТК РФ‚ другие работники вправе выбрать способ ведения трудовой книжки — электронная или бумажная. Однако с учетом завершения переходного периода в 2026 году‚ для впервые устраивающихся на работу граждан (в т.ч. иностранных ВКС) теперь оформляется исключительно электронная трудовая книжка. Бумажный вариант больше не выдается.
Подтверждение электронной трудовой книжки
Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки? При приеме на работу ВКС‚ перешедшего на ЭТК‚ работодатель проверяет сведения о его трудовой деятельности через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) или запрашивает выписку из СФР. Сам сотрудник может предоставить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР.
Обязанности работодателя при работе с ВКС
Работодатель‚ принимающий на работу высококвалифицированного специалиста‚ должен неукоснительно соблюдать требования Федеральной службы по труду и занятости (Роструд). Ключевые обязанности включают:
- Своевременная подача отчетности: Подача Сведений о трудовой деятельности в СФР должна осуществляться в строгом соответствии с установленными сроками.
- Внесение корректных записей: Если у ВКС сохранена бумажная трудовая книжка‚ записи в нее вносятся по общим правилам. При этом дублировать их необходимо в электронном формате путем сдачи отчетов в СФР.
- Уведомление миграционных органов: Это касается иностранных ВКС — работодатель обязан уведомлять МВД о заключении и расторжении трудового договора с иностранным специалистом.
- Сохранность бумажного документа: Если специалист не отказался от бумажной трудовой‚ работодатель несет ответственность за ее хранение и правильное ведение.
Трудовая книжка высококвалифицированного специалиста — это не просто формальность‚ а важный правовой инструмент‚ подтверждающий его статус и стаж. В 2026 году фокус смещается в сторону электронной трудовой книжки (ЭТК)‚ которая становится основным форматом учета стажа. Работодателям необходимо оперативно адаптировать свои HR-процессы под требования СФР и Роструда‚ а самим специалистам — активно использовать возможности цифровых сервисов для контроля за своим профессиональным послужным списком.