Трудовая книжка – это основной документ, фиксирующий весь трудовой путь работника. Она подтверждает наличие и длительность занятости, а также содержит сведения о местах работы, должностях, заработной плате, наградах и иных важных деталях. Трудовой кодекс РФ (ст. 66) прямо называет её основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Зачем нужна трудовая книжка?

• Подтверждение трудового стажа. С её помощью можно быстро выяснить, сколько лет человек работает в своей отрасли.
• Упрощение расчётов при приёме и увольнении. Все сведения о предыдущей работе, причинах увольнения и наградах уже находятся в одном месте.
• Получение выплат и льгот. На основании данных из книжки формируются размеры пенсионных отчислений, пособий и иных выплат;
• Контроль соблюдения законодательства. Работодатель обязан вести её в соответствии с установленными формами и сроками.

Где хранится трудовая книжка?

Трудовая книжка может вестись в двух формах:

1. Бумажный вариант. Оригинал хранится у работодателя, а копию получает сотрудник.
2. Электронный вариант (ЭТК). Данные заносятся в базу ПФР и доступны через официальный портал.

В обоих случаях важно, чтобы запись в книжке производилась только работодателем или уполномоченным им специалистом.

Какие сведения вносятся в трудовую книжку?

В книжку заносятся такие сведения, как:

• ФИО работника и его место жительства.
• Дата и место рождения.
• Сведения о месте и дате трудоустройства.
• Должность, подразделение, тип занятости (полная, частичная, сезонная).
• Размер и форма оплаты труда.
• Информация о повышении по должности, переводе, совместительстве.
• Причины увольнения и дата увольнения.
• Сведения о наградах, благодарностях и дисциплинарных взысканиях.
• Данные о стаже работы в разных организациях.

Все эти данные фиксируются в специальном образце заполнения трудовой книжки, который может обновляться (например, в 2026 году были внесены изменения в порядок ввода информации).

Электронная трудовая книжка: особенности и порядок заполнения

С 2025 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Её особенности:

• Ведётся в единой базе данных ПФР, доступной онлайн.
• Заполняется полностью работодателем через специализированные формы (СЗВ‑ТД).
• Не требуется самостоятельно заказывать или создавать ЭТК – всё делается в рамках работы с ПФР.
• При приёме на работу, повышении, переводе или увольнении в ЭТК автоматически заносятся соответствующие записи.

Для работодателя процесс прост: в системе выбирается нужный тип операции и вводятся реквизиты. После этого информация сразу попадает в базу ПФР и может быть использована для формирования выписки о стаже.

Образец заполнения трудовой книжки в 2026 году

В 2026 году появились новые рекомендации по оформлению:

1. Титульный лист теперь требует указать код подразделения ПФР и номер листа.
2. Записи о совместительстве и вахтовом методе работы могут быть сделаны только по согласованию с отделом кадров.
3. Для массовой утери книжек в чрезвычайных ситуациях введён особый порядок восстановления без оплаты.
4. Уточнено, какие сведения вносятся в разделе «Примечания» – например, данные о профсоюзной деятельности.

Эти изменения помогают избежать ошибок и ускорить обработку данных.

Как оформить и где посмотреть электронную трудовую книжку?

Порядок получения выписки из ЭТК:

• Войти на портал ПФР (личный кабинет).
• Перейти в раздел «Трудовая книжка» или «Сведения о страховых периодах».
• Сформировать и распечатать выписку о трудовом стаже.

Эта выписка может потребоваться при оформлении ипотеки, подаче на пенсию или при переходе в новую организацию.

Краткое резюме

Трудовая книжка – обязательный документ, фиксирующий всю информацию о трудовой деятельности сотрудника. Она:

• Подтверждает стаж и место работы.
• Упрощает расчёты при приёме и увольнении.
• Помогает работодателю и работнику соблюдать требования законодательства.

С 2025 года процесс ведения книжки активно переходит в электронный формат, что делает её более доступной и удобной для всех участников.

Если у вас возникнут вопросы по заполнению или получению информации из трудовой книжки, рекомендуется обратиться в отдел кадров или в ПФР – там помогут разобраться во всех деталях.