Перевод сотрудника на другую должность – обычная практика в любой организации. Для того чтобы перевод был оформлен правильно и не вызвал вопросов со стороны инспекции труда‚ необходимо правильно внести запись в трудовую книжку. В статье подробно рассматриваются:
- правовая база;
- какие документы нужны;
- пошаговая инструкция по заполнению трудовой книжки;
- образцы записей;
- распространённые ошибки и рекомендации.
Правовая основа
Оформление записи о переводе регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 77‚ п. 5ч) и Порядком ведения и хранения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда России от № 110н). Ключевые положения:
- Перевод оформляется на основании приказа (распоряжения) работодателя или иного решения‚ подписанного уполномоченным лицом.
- Запись в трудовую книжку делается не позднее 5 рабочих дней со дня вступления приказа в силу.
- Если перевод происходит в пределах одного структурного подразделения‚ в запись необходимо указать название подразделения.
- Если меняется только место работы‚ но должность остаётся той же‚ в графе «должность» указывается прежнее название‚ а в графе «подразделение» – новое.
Какие документы нужны
Для корректного внесения записи в трудовую книжку подготовьте следующий пакет:
- Приказ (распоряжение) о переводе – оригинал и копия‚ подписанные руководителем и (при необходимости) подписью работника.
- Трудовой договор (если в нём указано конкретное подразделение – это важно для правильного указания в записи).
- Справка из бухгалтерии/кадровой службы о дате вступления приказа в силу.
- Трудовая книжка сотрудника.
Пошаговая инструкция по заполнению записи
Шаг 1. Подготовка к записи
Убедитесь‚ что в трудовой книжке свободная строка в разделе «Сведения о работе». Если строка уже занята‚ откройте новую страницу.
Шаг 2. Заполнение полей
Запись делается в три столбца (по порядку слева направо):
- Дата – дата вступления приказа в силу (не дата подписания приказа‚ а дата‚ с которой перевод начинает действовать).
- Наименование организации – полное официальное название работодателя (как указано в приказе).
- Сведения о работе – формулировка‚ предусмотренная пунктом 1 пункта 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
Шаг 3. Текст записи
В зависимости от того‚ что изменилось‚ используйте одну из следующих формулировок:
- Перевод в другое подразделение‚ та же должность:
Переведен в название нового подразделения на должность название должности. - Перевод в другое подразделение‚ новая должность:
Переведен в название нового подразделения на должность новая должность. - Перевод в тот же отдел‚ но изменилось название должности:
Переведен в название подразделения на должность новая должность. - Перевод в другое предприятие (при переводе в рамках группы компаний):
Переведен в организацию название новой организации на должность название должности.
Шаг 4. Подпись и печать
Запись заверяется подписью руководителя (или лица‚ уполномоченного на подписание приказов) и печатью организации. Если запись делается в электронном виде (в электронных трудовых книжках)‚ ставится электронная подпись.
Образцы записей
4.1 Перевод в другое подразделение‚ та же должность
ООО «ТехноИнвест» Переведен в отдел «Маркетинг» на должность менеджер по работе с клиентами.
4.2 Перевод в другое подразделение‚ новая должность
ООО «ТехноИнвест» Переведен в отдел «Продажи» на должность руководитель отдела продаж.
4.3 Перевод в тот же отдел‚ изменилось название должности
ООО «ТехноИнвест» Переведен в отдел «Бухгалтерия» на должность главный бухгалтер.
4.4 Перевод в другую компанию группы
ОАО «ГруппИнвест» Переведен в организацию ОАО «ГруппИнвест‑Сервис» на должность специалист по логистике.
Часто задаваемые вопросы
5.1 Нужно ли делать запись об увольнении из прежнего подразделения?
Нет. При переводе запись делается в виде одной строки «Переведен…». Увольнение фиксируется только при реальном прекращении трудовых отношений.
5.2 Что делать‚ если в трудовом договоре указано конкретное подразделение‚ а перевод происходит в другое?
В записи необходимо указать новое подразделение‚ а в скобках (по желанию) можно добавить «в соответствии с приказом № Х от ДД.ММ.ГГГГ». Это поможет избежать разночтений.
5.3 Можно ли оформить перевод без приказа?
Нет. По ТК РФ перевод возможен только на основании официального приказа (или распоряжения) работодателя.
5.4 Как оформить перевод‚ если должность не изменилась‚ но изменились функции?
В этом случае в записи указывается прежняя должность‚ а в приказе подробно описываются новые функции. При необходимости в графе «сведения о работе» можно добавить уточнение: «на должность … (изменены функции)».
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие даты вступления приказа в силу. Записывайте именно дату‚ с которой работник начал выполнять новые обязанности.
- Неправильный порядок слов. Формулировка должна соответствовать образцу из Порядка (слово «Переведен» в начале).
- Не указано название подразделения. Даже если перевод происходит в тот же отдел‚ но меняется его официальное название‚ его необходимо указать.
- Запись делается позже 5‑ти рабочих дней. Это может привести к штрафу от инспекции труда.
- Отсутствие подписи и печати. Без подписи руководителя запись считается недействительной.
Оформление записи о переводе в трудовой книжке – простая‚ но требующая внимательности процедура. Следуйте законодательным требованиям‚ используйте правильные формулировки и не откладывайте запись более чем на 5 рабочих дней. При соблюдении всех рекомендаций ваш документ будет соответствовать требованиям Трудового кодекса и Порядка ведения трудовых книжек.
Дата актуализации статьи: . Информация взята из открытых источников‚ включая КонсультантПлюс‚ Контур.Экстерн и официальные разъяснения Минтруда РФ.