Дата актуализации:  г.

Законодательная база

Трудовая книжка (бумажная или электронная) регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ). Основные положения:

• Статья 65 ТК РФ – трудовая книжка является документом, предъявляемым при приёме на работу.
• Статья 66 ТК РФ – работодатель обязан оформить запись о приёме, переводе и увольнении в трудовой книжке.
• Статья 80 ТК РФ – в случае утраты книжки работник имеет право оформить дубликат у прежнего работодателя.
• С 2021 г. введена электронная трудовая книжка (ЭТК), но в некоторых случаях (малый бизнес, отраслевые особенности) всё ещё требуется бумажный вариант.

Важно помнить, что работодатель не вправе требовать от соискателя документы, не предусмотренные законодательством. Однако отсутствие обязательных бумаг (в т.ч. трудовой книжки) должно быть грамотно зафиксировано и учтено в кадровой документации.

Обязательные документы при приёме на работу (2026 г.)

Согласно актуальному перечню, в 2026 г; работодатель обязан запросить у соискателя следующие оригиналы (за исключением трудовой книжки, которую можно вернуть после оформления):

1. Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
2. ИНН.
3. СНИЛС.
4. Военный билет (для мужчин призывного возраста) или справка о воинском учёте.
5. Медицинская справка (форма 086/у) – подтверждение пригодности к работе.
6. Трудовая книжка (бумажная или электронная) – обязательно, если она у соискателя есть.
7. Документы, подтверждающие образование и профессиональную квалификацию (диплом, сертификаты).
8. Справка о наличии судимостей (по требованию работодателя, если работа связана с повышенной ответственностью).

Все оригиналы, кроме трудовой книжки, после оформления кадровых документов возвращаются соискателю.

Что делать, если у соискателя нет трудовой книжки?

Действия со стороны работника

• Составить заявление об утрате или повреждении трудовой книжки. Пример заявления:

   Заявление
   Я, Иванов Иван Иванович, г.р., прошу выдать дубликат трудовой книжки
   в связи с её утратой (повреждением) № __________.
   Приложения: копия паспорта, справка от прежнего работодателя (если есть).
   

• Обратиться к последнему работодателю с просьбой выдать дубликат (форма СТД‑Р) или оформить новую трудовую книжку без записей о предыдущих местах работы.
• Если дубликат получить невозможно, запросить у прежних работодателей справки о трудовом стаже (форма СТД‑Р) – они заменят запись в книжке при дальнейшем трудоустройстве.

Действия со стороны работодателя

1. Зафиксировать отсутствие трудовой книжки в акт приёма‑на‑работу (в отдельном пункте «Трудовая книжка не представлена»).
2. Попросить соискателя предоставить:
   • заявление об утрате (по образцу выше);
   • справку о стаже от предыдущих работодателей (если есть);
   • при необходимости – копию договора о выдаче дубликата.
3. Оформить трудовой договор и приказ о приёме на работу без записи в трудовую книжку; Запись будет сделана позже, когда книжка появится.
4. Если в компании используется электронная трудовая книжка (ЭТК), предложить соискателю оформить её через портал Госуслуг. При этом отсутствие бумажной книжки не является препятствием.

Оформление без трудовой книжки: пошаговый алгоритм для работодателя

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – альтернатива бумажному документу

С 2021 г. в России активно внедряется электронный формат трудовой книжки. Преимущества:

• Отсутствие риска утраты (данные хранятся в государственном реестре).
• Возможность мгновенного доступа работодателя к информации о стаже.
• Упрощённый процесс оформления при приёме без бумажной книжки.

Как оформить ЭТК:

1. Работник регистрируется на портале Госуслуги и получает доступ к личному кабинету.
2. Работодатель в системе ЭЛКОД (Электронный кадровый документ) создаёт запись о приёме, указывая ИНН и СНИЛС работника.
3. После подтверждения записи в реестре, в личном кабинете работника появляется электронная трудовая книжка с записью о приёме.

Если у соискателя нет ни бумажной, ни электронной книжки, ЭТК – оптимальное решение: работодатель может оформить запись сразу, а в дальнейшем при желании работник может получить бумажный дубликат.

Последствия отказа в приёме из‑за отсутствия трудовой книжки

Судебная практика 2025‑2026 гг. (КонсультантПлюс) показывает, что:

• Отказ в приёме не считается законным, если работодатель не зафиксировал отсутствие книжки в акте и не предложил альтернативные документы (заявление, справки о стаже).
• Суд может признать отказ дискриминационным, если он был сделан «под предлогом» отсутствия книжки, а не из‑за объективных причин.
• Работодатель не обязан выплачивать компенсацию за «задержку выдачи трудовой книжки», если не доказано, что отказ в приёме был связан с этим фактом.

Практические рекомендации для работодателей

• Всегда фиксируйте отсутствие книжки в письменной форме. Это защищает от претензий в инспекции труда.
• Предлагайте соискателю оформить ЭТК – это ускорит процесс и избавит от проблем с утратой бумажных документов.
• Сохраняйте копии всех заявлений и справок о стаже в личном деле сотрудника.
• Обучайте кадровый персонал актуальным требованиям ТК РФ (особенно пунктов о дубликатах и электронных книжках).
• Приём без книжки допускается, но учёт предыдущего стажа будет невозможен, пока не будет предоставлена официальная справка от прежних работодателей.

Отсутствие трудовой книжки при приёме на работу – не повод отказывать в трудоустройстве, если соблюдены следующие условия:

1. Работодатель зафиксировал факт отсутствия книжки в акте.
2. Соискатель предоставил заявление об утрате и, по возможности, справки о стаже.
3. Осуществлена запись в трудовой книжке (бумажной или электронной) в момент её получения.

С учётом развития электронных трудовых книжек в 2026 году рекомендуется переходить на их использование – это упрощает процесс приёма, снижает риск утраты документов и повышает прозрачность учёта трудового стажа.

Автор: юридический консультант по трудовому праву.
Контакт: legal@consultant.ru