Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Однако оригинал книжки должен храниться у работодателя, поэтому для подтверждения своего опыта в различных инстанциях (банках, соцорганах, при устройстве на новую работу) используется копия. Но возникает резонный вопрос: является ли копия трудовой книжки полноценным документом? Давайте разберемся во всех юридических нюансах.
Юридическая сила копии трудовой книжки
Самое главное, что нужно знать: заверенная работодателем копия трудовой книжки имеет ту же юридическую силу, что и оригинал. Такой документ принимается подавляющим большинством государственных и коммерческих структур.
В 2026 году, согласно актуальному законодательству, обе версии трудовой книжки (бумажная и электронная) имеют равную юридическую силу. Это означает, что сведения из электронной трудовой книжки (ЭТК) также могут быть предоставлены по месту требования. Например, электронная копия признается официальным документом при условии подтверждения ее квалифицированной электронной подписью (УКЭП), в т.ч. при получении через портал Госуслуг.
Когда может потребоваться копия?
Копия трудовой книжки может понадобиться в самых разных жизненных ситуациях:
- Оформление кредита, ипотеки или микрозайма в банке;
- Получение различных социальных выплат и субсидий;
- Оформление визы для поездки за границу;
- Устройство на работу по совместительству;
- Подтверждение стажа для расчета больничного листа на новом месте работы;
- Предоставление в судебные инстанции.
Как получить копию: права работника и обязанности работодателя
Казалось бы, что может быть проще, чем заверить и выдать сотруднику копию? Но даже в таком простом деле важно не ошибиться и не нарушить права работника.
Согласно статье 62 ТК РФ, чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, работник должен обратиться к руководству в письменном виде. Простого устного обращения к сотруднику отдела кадров недостаточно.
Сроки выдачи
По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать копию не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления. Выдача документов и их копий производится безвозмездно.
Правила правильного заверения копии
Чтобы копия имела юридическую силу, она должна быть заверена надлежащим образом. Нарушение правил заверения приведет к тому, что документ не примут по месту требования.
Пошаговый порядок заверения по ГОСТу:
- Копирование всех заполненных страниц. Заверению подлежат копии всех заполненных страниц трудовой книжки, а не только последней записи об увольнении.
- Нанесение заверительной надписи. На каждой странице или в самом конце документа (если копия не сшивается) проставляется отметка: «Верно» или «Копия верна».
- Указание реквизитов. Под надписью указывается должность лица, заверившего копию, его личная подпись с расшифровкой (инициалы, фамилия) и дата заверения.
- Печать. Ставится печать организации (при ее наличии) или печать кадровой службы.
- Прошивка документа (если требуется). Если копия трудовой книжки предоставляется в прошитом виде, то на обороте в месте прошивания наклеивается бумажная наклейка с выводом концов нитей, на которой ставится печать и подпись с указанием количества прошитых листов.
Имеет ли право работодатель хранить копию трудовой книжки сотрудника?
Часто работодатели делают копии документов при приеме на работу. Обязан ли работодатель хранить копию трудовой книжки? Нет, такой прямой обязанности в законе нет; Однако, согласно Докладу, утвержденному Рострудом (консультация Гострудинспекции в Нижегородской обл., 2026 г.), работодатель вправе хранить копии документов работника (включая копию паспорта, СНИЛС и трудовой книжки) в его личном деле.
Но это разрешено только при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных. Без такого согласия хранение копий будет являться нарушением закона о персональных данных.
Частые ошибки при заверении
Чтобы документ не потерял свою юридическую силу, избегайте следующих ошибок:
- Отсутствие подписи, даты или расшифровки подписи кадровика;
- Заверение только части страниц (например, только первого и последнего листа);
- Отсутствие печати организации;
- Нечитаемое качество самой копии.
Копия трудовой книжки является полноценным юридическим документом, заменяющим оригинал в тех случаях, когда его изъятие у работодателя невозможно. Главное условие — она должна быть правильно оформлена и заверена по всем правилам ГОСТа. Помните о своем праве требовать этот документ у работодателя в трехдневный срок после подачи письменного заявления, а также о том, что эта услуга должна предоставляться абсолютно бесплатно.