Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и его стаж. В 2026 году законодательство по ведению и хранению трудовых книжек закреплено в Положении о порядке ведения и хранения трудовых книжек, а также в статье 66.1 Трудового кодекса РФ. Ниже приведены основные требования, которые должен соблюдать каждый работодатель, а также рекомендации по организации работы с трудовыми книжками.
Законодательная база
- Трудовой кодекс РФ – статья 66.1 устанавливает обязанность работодателя выдавать трудовую книжку и вести её в порядке, предусмотренном законодательством.
- Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (П; 42) – содержит подробные правила оформления, внесения изменений, выдачи дубликатов и хранения.
- Федеральный закон от № 439-ФЗ – в 2020 году ввёл возможность вести трудовую книжку в электронном виде для работников без стажа.
- Положения Минтруда РФ – обновленные правила на 2025‑2026 годы, включая требования к форматированию записей и хранению.
Обязанности работодателя
- Постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей.
- Вести трудовую книжку в соответствии с Положением о порядке ведения и хранения трудовых книжек.
- Обеспечивать правильное внесение сведений о трудовой деятельности, включая даты начала и окончания работы, должность, размер заработной платы, причины увольнения.
- Выдавать дубликат трудовой книжки в случае потери, кражи или повреждения.
- Хранить трудовые книжки в безопасных условиях (сейфы, металлические шкафы, специальные помещения).
- Вести приходно‑расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей.
- Назначать ответственного за ведение и хранение трудовых книжек.
Формат и содержание записей
- Записи дат производятся арабскими цифрами (2026‑04‑13).
- Сокращения в записи сведений о трудовой деятельности не допускаются.
- Сведения о кадровых решениях (присвоение должности, перевод, повышение, увольнение) должны быть внесены в течение 3 дней с момента изменения.
- Вкладки в трудовую книжку (вкладыш) оформляются в соответствии с Положением о работе с вкладышами.
Внесение изменений и исправлений
Изменения в трудовой книжке вносятся в соответствии с пунктом III Положения. При исправлении ошибок работодатель обязан:
- Записать исправление в отдельном листе, указать дату и причину исправления.
- Подписать работника и руководителя.
- Сохранить оригинал исправления в архиве.
Выдача дубликата трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки выдается в случаях:
- Потери оригинала.
- Повреждения, которое делает документ непригодным для использования.
- Запрос работника в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса.
Процедура выдачи дубликата включает:
- Проверку оригинала.
- Внесение всех актуальных сведений в дубликат.
- Подписание работником и руководителем.
- Сохранение копии в архиве.
Хранение трудовых книжек после увольнения
После увольнения работника трудовая книжка сохраняется в организации до тех пор, пока не будет передана в Пенсионный фонд РФ (ПФУ) в случае, если работник не получил дубликат. В соответствии с требованиями Минтруда, хранить трудовые книжки после сканирования и передачи в ПФУ можно до момента их оцифровки и выдачи работнику под подпись.
Электронный формат трудовой книжки
С 2020 года работодатель может вести трудовую книжку в электронном виде для работников без стажа. При этом:
- Электронная трудовая книжка должна иметь ту же юридическую силу, что и бумажная.
- В случае перехода работника на бумажную форму, электронный документ должен быть преобразован в бумажный вид.
- Системы учета (например, «Главбух») должны хранить электронные записи в защищенном формате.
Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек
Ответственность за нарушение правил лежит на работодателе. В случае нарушения могут применяться штрафные санкции, а также административные меры в соответствии с законодательством.
Практические рекомендации
- Создайте политику хранения трудовых книжек, включающую места хранения, сроки хранения и процедуры доступа.
- Назначьте ответственного за учет трудовых книжек и обучите его всем требованиям.
- Регулярно проводите аудит трудовых книжек (например, в конце года) для выявления ошибок и несоответствий.
- Ведите приходно‑расходную книгу по бланкам и вкладышам, чтобы избежать нехватки материалов.
- Обеспечьте доступ к электронным копиям в случае необходимости быстрого доступа к информации.
Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Соблюдение правил ведения, хранения и выдачи трудовых книжек не только обеспечивает законность работы, но и защищает интересы как работодателя, так и сотрудника. В 2026 году законодательство уточняет требования к форматированию записей, хранению и электронному ведению трудовых книжек, поэтому работодатели должны своевременно обновлять свои внутренние процедуры.
Список источников
- Трудовой кодекс РФ, статья 66.1.
- Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (П. 42).
- Федеральный закон от № 439-ФЗ.
- Положения Минтруда РФ (обновленные правила 2025‑2026 годы).
- КонсультантПлюс: П. 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
- Статья «Аудит трудовых книжек в конце года» (Ливена С.В., 2024).