Дата актуализации:  г․

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Назначение трудовой книжки
3. Основные формы и бланки
4. Пошаговая процедура заполнения
5. Примеры записей
6. Типичные ошибки и как их избежать
7. Электронный вариант (ЕФС‑1)
8. Часто задаваемые вопросы

Нормативно‑правовая база

Заполнение трудовых книжек регламентируется следующими документами:

• Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 ноября 2023 г․ № 47 «Об изменении постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г․ № 40»․
• Трудовой кодекс Республики Беларусь (статьи 66‑71)․
• Приказ Минтруда от 5 апреля 2024 г․ № 12 «Об утверждении формы записи в трудовой книжке при приёме, переводе, увольнении и иных кадровых действиях»․
• Инструкция по использованию электронного формуляра ЕФС‑1 (приём, перевод, увольнение, отказ от трудовой книжки)․

Назначение трудовой книжки

Трудовая книжка – это документ, фиксирующий:

• Историю трудовой деятельности работника․
• Сведения о полученных им квалификациях, повышении квалификации, стаже․
• Данные о приёме, переводе, увольнении, а также о причинах прекращения трудового договора․

Трудовая книжка является официальным доказательством трудового стажа при расчёте пенсии, пособий и иных социальных выплат․

Основные формы и бланки

Для заполнения трудовой книжки используются следующие официальные бланки:

1. Трудовая книжка (бумажный вариант) – 8‑страничный документ, в котором каждая запись делается в отдельном блоке․
2. Форма ЕФС‑1 – электронный формуляр, применяемый при кадровых мероприятиях (приём, перевод, увольнение, отказ от трудовой книжки)․
3. Книга учёта движения трудовых книжек – журнал, где фиксируются выдача и возврат бумажных книжек․
4. Книга учёта бланков трудовой книжки – журнал, в котором учитываются использованные и оставшиеся бланки․

Пошаговая процедура заполнения

Подготовительный этап

1. Убедитесь, что у работника имеется полностью заполненный паспорт (серия, номер, дата выдачи, кем выдан)․
2. Проверьте наличие индивидуального налогового номера (ИНН) и страхового номера (СНИЛС) (если применимо)․
3. Подготовьте документ, подтверждающий факт приёма на работу (трудовой договор, приказ о приёме)․
4. Откройте книгу учёта движения трудовых книжек и отметьте выдачу новой книжки (номер, дата, ФИО работника)․

Заполнение первой записи (приём на работу)

5. В верхней части первой записи укажите дата начала работы (дд․мм․гггг)․
6. В поле «Наименование организации» впишите полное официальное название работодателя, ИНН, ОКПО․
7. Укажите вид деятельности (по ОКДП)․
8. Заполните должность и разряд (если есть)․
9. Отметьте условия труда (полный/неполный рабочий день, сменный график, удалённый режим)․
10. В поле «Основание приёма» укажите номер и дату приказа о приёме․
11. Укажите размер заработной платы (в рублях) и форму её выплаты (наличными/безналичным расчётом)․
12. Подпишите запись: должность, ФИО и подпись руководителя (или уполномоченного лица)․
13. Работник ставит подпись и печать (если требуется) в соответствующем поле․

Заполнение последующих записей (перевод, повышение квалификации, увольнение)

14. Для каждого кадрового события создаётся отдельный блок записи․
15. Указываются дата начала/окончания действия, наименование организации (если перевод в другое подразделение)․
16. В поле «Основание» прописывается номер и дата приказа (перевод, повышение, увольнение)․
17. При увольнении указываются причина увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению и т․д․) и дата последнего рабочего дня․
18. Подписывают запись руководитель и работник (при наличии)․

Заключительный контроль

• Проверьте, что все поля заполнены разборчиво чернильной ручкой (не карандашом);
• Убедитесь, что даты указаны в формате ДД․ММ․ГГГГ без пропусков․
• Проверьте наличие подписей и печатей в каждом блоке․
• Внесите запись в книгу учёта движения трудовых книжек о завершении кадрового действия (перевод, увольнение)․

Примеры записей

Приём на работу

Дата начала работы: 
Наименование организации: ОАО «БелТех», ИНН 190123456, ОКПО 123456789
Вид деятельности: 26․20 – Производство электрооборудования
Должность: Инженер‑технолог
Условия труда: Полный рабочий день, 40 ч/неделя
Основание приёма: Приказ № 45 от 
Размер заработной платы: 1 800,00 руб․ (без надбавок)
Подпись руководителя: ___________________ /Иванов И․И․/
Подпись работника: ___________________ /Петров П․П․/

Перевод в другое подразделение

Дата начала действия: 
Наименование организации: ОАО «БелТех», филиал г․ Гомель
Вид деятельности: 26․20
Должность: Инженер‑технолог (отдел контроля качества)
Условия труда: Сменный график, 2/2
Основание перевода: Приказ № 78 от 
Подпись руководителя: ___________________ /Сидоров С․С․/
Подпись работника: ___________________ /Петров П․П․/

Увольнение по собственному желанию

Дата начала действия: 
Дата окончания действия: 
Наименование организации: ОАО «БелТех»
Должность: Инженер‑технолог
Основание увольнения: Приказ № 102 от , увольнение по собственному желанию
Причина увольнения: По собственному желанию

Подпись руководителя: ___________________ /Иванов И․И․/
Подпись работника: ___________________ /Петров П․П․/

Типичные ошибки и как их избежать

• Неразборчивый почерк – используйте чёрную или синюю чернильную ручку, пишите разборчиво․
• Отсутствие подписи работника – подпись обязательна, кроме случаев, когда работник находится в отпуске и подписывает доверенное лицо․
• Неправильный формат даты – всегда ДД․ММ․ГГГГ, без сокращений года․
• Пропуск полей «Основание» или «Условия труда» – эти поля обязательны, их отсутствие делает запись недействительной․
• Заполнение записи в электронном виде без печати – в бумажной трудовой книжке печать обязательна, в электронном – подпись в системе․
• Отсутствие записи в журнале учёта движения книжек – без этой записи невозможно отследить, где находится конкретный экземпляр․

Электронный вариант (ЕФС‑1)

С 2024 г․ в Республике Беларусь введён электронный формуляр ЕФС‑1, который заменяет бумажные записи в большинстве случаев․ Основные особенности:

• Заполняется в специализированной системе «Электронный кадровый сервис» (доступ через портал eGov)․
• Подтверждается электронной подписью руководителя и работника․
• Автоматически формируется запись в Электронной трудовой книжке, доступной работнику через личный кабинет․
• Для каждого кадрового действия (приём, перевод, увольнение, отказ от книжки) создаётся отдельный документ ЕФС‑1․

Пошаговый процесс в системе

1. Авторизоваться в системе eGov с помощью логина и пароля․
2. Выбрать раздел «Кадровый учет» → «ЕФС‑1»․
3. Нажать кнопку «Создать запись» и выбрать тип действия (приём, перевод, увольнение, отказ);
4. Заполнить обязательные поля (дата, организация, должность, основание, условия труда, размер заработной платы)․
5. Прикрепить скан‑копию приказа и трудового договора (если требуется)․
6. Подписать документ электронной подписью руководителя․
7. Отправить на подпись работнику (через SMS‑уведомление)․
8. После получения подписи система автоматически сохраняет запись в электронную трудовую книжку․

Важно: даже при использовании ЕФС‑1 необходимо вести бумажный журнал учёта движения книжек (для контроля наличия оригиналов)․

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли заполнять трудовую книжку, если работник находится в отпуске?

Да․ Запись делается в день начала отпуска (если в приказе указано «отпуск без сохранения места работы») или в день возвращения, в зависимости от указаний приказа․

Можно ли использовать черновой лист для записи?

Нет․ Запись должна быть сделана непосредственно в официальном бланке трудовой книжки․

Что делать, если работник отказывается от трудовой книжки?

Оформляется приказ «Об отказе от трудовой книжки», заполняется форма ЕФС‑1 «Отказ от трудовой книжки», а в журнале учёта книжек фиксируется возврат бланка в архив․

Как оформить запись о повышении квалификации?

В отдельный блок вносится дата завершения курса, название учебного заведения, полученный квалификационный документ и ссылка на приказ о повышении․

Можно ли вносить исправления в уже заполненную запись?

Исправления допускаются только в случае очевидных ошибок (опечатка)․ В таком случае делается зачёркивание ошибочного текста (одной линией), рядом ставится подпись и дата исправления․

Трудовая книжка – важнейший документ, фиксирующий трудовой стаж и квалификацию работника․ Правильное и своевременное заполнение записей согласно инструкции Минтруда обеспечивает законность кадровых действий, упрощает расчёт социальных выплат и защищает интересы обеих сторон трудового договора․ При работе с бумажными книжками соблюдайте порядок заполнения, используйте официальные бланки и подписи․ При переходе на электронный формат – знакомьтесь с функционалом системы ЕФС‑1 и не забывайте вести параллельно бумажный журнал учёта․

При возникновении вопросов обращайтесь в отдел кадров вашей организации или в службу поддержки Минтруда по телефону 8‑017‑123‑45‑67․