Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работы сотрудника. В России она имеет долгую историю, но в последние годы происходят значительные изменения: переход на электронные трудовые книжки, новые требования к заверению и проверке данных. В этой статье мы подробно разберём, что такое заверение трудовой книжки, как оно работает сегодня, какие изменения произошли в 2021‑2026 годах и какие шаги необходимо предпринять работодателю и сотруднику.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

• Документ подтверждает трудовой стаж. Он фиксирует даты начала и окончания работы, должности, отработанное время и причины увольнения.
• Правовой статус. Трудовая книжка является обязательным документом при приёме на работу, при переходе на новое место работы, при оформлении пенсии и в иных юридических процедурах.
• Служит доказательством. В случае споров с работодателем она подтверждает факты трудовой деятельности.

Заверение трудовой книжки: понятие и значение

Заверение (или верификация) – это процесс подтверждения достоверности записей в трудовой книжке. Он проводится уполномоченными органами (например, инспекцией труда) или через электронную систему госуслуг. Заверение гарантирует, что данные в книге действительно отражают фактическую трудовую деятельность.

Как происходит заверение в бумажной форме

1. Работодатель вносит запись о приёме/увольнении сотрудника.
2. Сотрудник получает копию трудовой книжки.
3. При необходимости (например, при проверке работодателем) запись заверяется печатью и подписью инспектора.

Заверение в электронной трудовой книжке

С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). В ней все записи делаются в электронном виде, а заверение осуществляется через электронную подпись и цифровой сертификат. Это ускоряет процесс, повышает прозрачность и снижает риск подделки.

• Преимущества: мгновенная проверка, отсутствие бумажных копий, автоматическое хранение в системе госуслуг.
• Требования к работодателю: наличие электронного сертификата, подключение к системе «Госуслуги» и обучение персонала.
• Требования к сотруднику: регистрация в системе «Госуслуги», подтверждение личности через биометрические данные.

Как проверить и заверить трудовую книжку в 2026 году

Ниже приведены пошаговые инструкции для работодателя и сотрудника.

Для работодателя

1. Регистрация в системе «Госуслуги» – это первый шаг. На портале необходимо создать профиль организации и получить электронный сертификат.
2. Подключение к ЭТК – после получения сертификата, работодатель подключается к системе электронных трудовых книжек.
3. Внесение записей – при приёме, переводе или увольнении сотрудника заполняется электронная запись. В системе автоматически генерируется цифровой сертификат.
4. Проверка и заверение – при запросе со стороны сотрудника или инспекции, работодатель может инициировать заверение через портал. Система выдаёт электронный сертификат, подтверждающий достоверность записи.

Для сотрудника

1. Регистрация в «Госуслуги» – необходимо пройти процедуру подтверждения личности (первый раз через биометрический скан).
2. Просмотр записи – в личном кабинете сотрудника можно увидеть все записи о работе.
3. Запрос заверения – если требуется подтверждение для нового работодателя, сотрудник может запросить электронный сертификат через портал.
4. Получение копии – сертификат можно скачать в формате PDF и распечатать (если нужно в бумажном виде).

Что изменилось с 2021 года?

• Переход на электронные трудовые книжки. В 2021 году закон о работе с электронными документами стал обязательным для всех работодателей.
• Упрощение процедуры заверения. Теперь заверение можно делать онлайн, без посещения инспекции.
• Расширение доступа. Сотрудники могут самостоятельно просматривать и запрашивать заверения через «Госуслуги».
• Повышение безопасности. Использование цифровой подписи и шифрования защищает данные от несанкционированного доступа.

Практические советы

• Регулярно проверяйте, что все записи в вашей трудовой книжке актуальны.
• Если вы переходите на новое место работы, обязательно попросите работодателя заверить запись.
• При работе с пенсионными фондами, убедитесь, что у вас есть актуальная электронная копия трудовой книжки.
• Сохраняйте резервные копии сертификатов в безопасном месте.

Заверение трудовой книжки в настоящее время – это не просто формальность, а важный элемент правовой защиты как сотрудника, так и работодателя. Переход на электронные трудовые книжки и цифровые сертификаты делает процесс более быстрым, прозрачным и безопасным. В 2026 году все участники рынка труда должны быть готовы к работе с электронными документами, чтобы избежать задержек и конфликтов.

Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, обратитесь в отдел кадров вашей организации или в службу поддержки «Госуслуг» – они помогут разобраться в деталях и быстро решить проблему.