Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и историю работы сотрудника. В России её выдача регулируется Трудовым кодексом и рядом нормативных актов. В 2026 году переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) завершился, но бумажный вариант остаётся актуальным в ряде случаев. Ниже разберём, когда работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки, какие исключения существуют и как правильно оформить выдачу.

Правовые основы выдачи трудовой книжки

• Трудовой кодекс РФ (ст. 122‑124) – определяет, что трудовая книжка выдается работнику в течение 3 рабочих дней со дня его найма.
• Федеральный закон «Об обязательном ведении трудовой книжки» (№ 123-ФЗ, 2001) – уточняет порядок выдачи и хранения документа.
• Постановление Правительства РФ от 1 января 2026 г. о завершении переходного периода по внедрению ЭТК. После 1 января 2026 г. бумажная трудовая книжка может выдаваться только в определённых случаях.

Ключевые случаи выдачи трудовой книжки на руки

При увольнении (прекращении трудового договора)

Самый распространённый момент – выдача в последний рабочий день. Работодатель обязан:

• выдать оригинал трудовой книжки работнику не позднее 3 рабочих дней со дня увольнения;
• передать копию записи о прекращении трудового договора в Пенсионный фонд РФ (ПФР) для оформления пенсии.

Если работник не пришёл в офис в день увольнения, работодатель может:

• отправить книжку по почте с уведомлением о необходимости её получения;
• попросить работника явиться за документом в ближайший рабочий день.

При оформлении пенсии

Для получения пенсионных выплат работнику необходимо предоставить оригинал трудовой книжки в ПФР. В этом случае:

• работодатель выдаёт книжку не позднее 3 рабочих дней после получения письменного заявления работника;
• после возврата документа из ПФР работник обязан вернуть его работодателю в течение 3 дней.

По запросу работника в период работы

Несмотря на то, что основной момент выдачи – увольнение, работник может запросить оригинал трудовой книжки в любой момент работы по следующим основаниям:

• проверка данных в ПФР при оформлении кредита;
• проверка стажа в рамках программы «Пенсия в 55» и др.

В таких случаях работодатель обязан выдать книжку не позднее 3 рабочих дней со дня подачи письменного заявления.

При переходе на электронную трудовую книжку

С 1 января 2026 г. переходный период завершён. Если сотрудник ранее выбрал электронный вариант, бумажная копия выдаётся только в случаях, перечисленных выше. При отказе от бумажной версии работодатель обязан:

• выдать электронный сертификат (ЭТК) и обеспечить доступ к нему через портал «Госуслуги»;
• сохранять бумажную копию в архиве до 10 лет.

Как оформить выдачу трудовой книжки на руки

Письменное заявление работника

Работник должен подать заявление в свободной форме. В нём указывается:

• ФИО, дата рождения, СНИЛС;
• причина запроса (увольнение, оформление пенсии, проверка данных и т.д.);
• дата, когда нужно получить оригинал.

Пример заявления:

Заявление о выдаче трудовой книжки на руки

Я, Иванов Иван Иванович, прошу выдать мне оригинал трудовой книжки в связи с увольнением по состоянию на .

Подпись: ___________

Формы и документы работодателя

• Письменный акт о выдаче трудовой книжки (с датой и подписью руководителя);
• Квитанция о передаче (если книжка отправляется по почте);
• Согласие работника на отправку по почте (если применимо).

Процедура выдачи

1. Получить письменное заявление от работника.
2. Проверить наличие оригинала в архиве.
3. Подготовить акт о выдаче и подписать.
4. Передать оригинал работнику лично или отправить по почте с уведомлением.
5. Сохранить копию акта в личном деле сотрудника.

Исключения и нюансы

• Отказ от бумажной копии – работник может отказаться от выдачи оригинала, если он выбрал электронный вариант. В этом случае работодатель сохраняет бумажную копию в архиве.
• Увольнение без присутствия работника – если сотрудник не пришёл в офис, работодатель может отправить книжку по почте, но обязан уведомить работника о необходимости её получения.
• Сроки в 3 рабочих дня – это обязательный срок, установленный законом. Нарушение может повлечь штрафы за нарушение трудовых прав.

Практический чек‑лист для кадровых отделов

• Проверить статус сотрудника (активен/уволён).
  Если уволён – перейти к пункту 2.1.
• Убедиться, что в трудовой книжке есть все записи о стаже и должностях.
  Если нет – оформить пропуск и уточнить данные.
• Подготовить заявление/акт о выдаче.
  Если работник не пришёл – отправить по почте и сохранить квитанцию.
• Сохранить копию акта в личном деле сотрудника.
  Если работник оформляет пенсию – передать копию в ПФР.
• Обновить электронную трудовую книжку (если применимо).

Выдача трудовой книжки на руки – это не просто формальность, а юридически обязывающий акт, который подтверждает трудовой стаж и защищает права работника. В 2026 году переход на электронную трудовую книжку не отменяет необходимости выдачи бумажного документа в определённых случаях: при увольнении, оформлении пенсии, проверке данных и по запросу работника. Соблюдение сроков (не позднее 3 рабочих дней) и правильное оформление документов поможет избежать конфликтов и штрафов.

Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, обратитесь к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.