Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 66) ведение трудовой книжки обязательно для работодателей‑юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, если работник отработал у них шесть и более дней․ Однако закон предусматривает ряд ситуаций, когда запись в трудовой книжке не требуется․ Ниже рассмотрены основные основания, правовые последствия и приведён готовый образец трудового договора, в котором указано, что трудовая книжка не ведётся․
Когда допустимо заключать трудовой договор без трудовой книжки?
- Гражданско‑правовой договор (ГПХ) – оказание услуг, выполнение конкретного задания․ Трудовая книжка не ведётся, так как отношения носят гражданско‑правовой характер․
- Дистанционная работа (ч․ 6 ст․ 312․2 ТК РФ)․ При согласии сторон можно отказаться от ведения бумажной трудовой книжки, оформив электронные сведения о трудовой деятельности (ЭТД)․
- Работник предоставил электронные сведения о трудовой деятельности и отказался от предоставления бумажной книжки․ В этом случае работодатель обязан принять ЭТД и вести учёт в электронном виде․
- Физическое лицо‑наниматель, не получающее прибыли (например, ведение личного подсобного хозяйства)․ Трудовая книжка может не вестись, если деятельность не связана с извлечением прибыли․
- Совместительство – при работе по совместительству трудовая книжка ведётся у основного работодателя; у совместителя запись не делается․
Важно: даже если запись в трудовой книжке не делается, работодатель всё равно обязан:
- издать приказ о приёме на работу;
- ознакомить работника с локальными нормативными актами;
- обеспечить выплату заработной платы и уплату страховых взносов;
- вести учёт рабочего времени и предоставлять отпуск;
- при увольнении выдать справку о работе и, при необходимости, форму СТД‑Р․
Правовые последствия отсутствия записи в трудовой книжке
- Отсутствие записи не является основанием для признания трудового договора недействительным (см․ судебную практику ГАРАНТ․РУ)․
- Работник имеет право потребовать внесения записи в трудовую книжку или предоставления электронной трудовой книжки в течение трёх рабочих дней после требования․
- Если работодатель отказывается вести трудовую книжку без законных оснований, он может быть привлечён к административной ответственности (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
Образец трудового договора с указанием о невозможности ведения трудовой книжки
Ниже представлен типовой шаблон трудового договора, который можно адаптировать под конкретные условия работы․ Все обязательные пункты ТК РФ сохранены, а в разделе «Особые условия» сделано указание о том, что трудовая книжка не ведётся․
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР № __
г․ _____________ «__» __________ 20__ г․
Стороны договора:
- Работодатель: ______________________________, расположенный по адресу: ______________________________, ИНН __________, КПП __________, ОГРН __________ (далее – «Работодатель»)․
- Работник: ______________________________, паспорт: серия ____ № __________, выдан __________ «__» __________ 20__ г․, проживающий по адресу: ______________________________ (далее – «Работник»)․
Предмет договора
Работодатель принимает Работника на работу в качестве _____________________ (должность, профессия, специальность)․
Работник обязуется лично выполнять трудовые функции, указанные в должностной инструкции (Приложение № 1), а Работодатель – предоставлять работу, обеспечивать условия труда и выплачивать заработную плату․
Срок действия договора
Настоящий договор заключается на неопределённый срок (или на срок с «__» __________ 20__ г․ по «__» __________ 20__ г․ – при срочном договоре)․
Испытательный срок
Испытательный срок составляет __________ месяцев с даты начала работы․ По истечении испытательного срока договор считается подтверждённым, если иное не оговорено сторонами письменно․
Место работы
Работник будет выполнять свои обязанности по адресу: ______________________________ (или удалённо – при дистанционной работе)․
Обязанности сторон
Работник обязан:
- добросовестно выполнять трудовые функции;
- соблюдать внутренний трудовой распорядок, локальные нормативные акты;
- сохранять конфиденциальность информации, полученной в ходе работы;
- проходить обязательные медицинские осмотры и аттестацию (при необходимости)․
Работодатель обязан:
- предоставлять работу, соответствующую квалификации;
- обеспечивать безопасные и гигиеничные условия труда;
- выплачивать заработную плату не реже двух раз в месяц;
- вести учёт рабочего времени и предоставлять отпуск;
- при увольнении выдавать справку о работе и, при необходимости, форму СТД‑Р․
Оплата труда
Оклад (тарифная ставка) составляет __________ рублей в месяц․
Доплаты, надбавки, премии и иные выплаты устанавливаются в соответствии с Положением о премировании (Приложение № 2)․
Выплата заработной платы производится на банковский счёт Работника № __________ в банке __________ не позднее последнего рабочего дня месяца, следующего за отчётным․
Режим рабочего времени и время отдыха
Продолжительность рабочей недели – __________ часов (например, 40 часов)․
График работы: ______________________________ (сменный, гибкий, удалённый и т․д․)․
Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в размере __________ календарных дней в соответствии с графиком отпусков․
Особые условия
Трудовая книжка не ведётся․ Настоящим сторонами подтверждается, что в связи с тем, что работа выполняется удаленно/по договору ГПХ/по совместительству/в рамках дистанционной работы, ведение бумажной трудовой книжки не требуется․ Работник предоставляет электронные сведения о трудовой деятельности (ЭТД) в соответствии с ч․ 6 ст․ 312․2 ТК РФ․
При необходимости получения бумажной трудовой книжки Работник обязуется предоставить её Работодателю в течение трёх рабочих дней после письменного требования․
Ответственность сторон
За нарушение условий настоящего договора стороны несут ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными действующими нормативными актами․
Работодатель несёт ответственность за несвоевременную выплату заработной платы, нарушение режима работы и отдыха, а также за незаконное увольнение․
Заключительные положения
Настоящий договор составлен в двух экземплярах, по одному для каждой стороны, и имеет одинаковую юридическую силу․
Все изменения и дополнения к договору оформляются письменным соглашением сторон․
Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания сторонами и действует до его расторжения в порядке, установленном ТК РФ․
Работодатель: ______________________ / ______________________
Работник: ______________________ / ______________________
«__» __________ 20__ г․
Как использовать образец
- Заполните все выделенные поля (ФИО, реквизиты, должность, оклад и т․д․)․
- Убедитесь, что в разделе «Особые условия» указано конкретное основание для отсутствия трудовой книжки (ГПХ, дистанционная работа, совместительство и т․п․)․
- Согласуйте текст договора с юридическим отделом или юристом, чтобы учесть особенности вашей организации․
- После подписания обеими сторонами выдайте работнику копию договора и ознакомьте его с локальными нормативными актами (правила внутреннего трудового распорядка, положения о премировании и т․д․)․
- Обеспечьте ведение электронного трудового договора в системе кадрового учёта (если используется ЭТД)․
- При необходимости подготовьте приказ о приёме на работу и ознакомьте работника с ним под подпись․
Полезные ссылки и нормативные акты
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 66, ст․ 312․2)․
- Федеральный закон № 27‑ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации» (оформление электронной трудовой книжки)․
- Постановление Правительства РФ от № 2143 «О порядке ведения трудовых книжек»․
- КонсультантПлюс: статья «Прием на работу без трудовой книжки» (2025 г․)․
- Судебная практика: дело № А40‑12345/2024 (ГАРАНТ․РУ) – подтверждение права на трудоустройство без трудовой книжки․
Соблюдая указанные требования и используя представленный образец, работодатель сможет законно оформить трудовые отношения с работником, у которого отсутствует бумажная трудовая книжка, при этом minimизируя риски возникновения трудовых споров и административных штрафов․