Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Трудовой договор и трудовая книжка: что это?
2. Нормативно‑правовая база
3. Обязанности работодателя по ведению трудовой книжки
4. Электронная трудовая книжка (ЭТК)
5. Срочный и бессрочный договор: одинаковы ли правила?
6. Как проверить‚ есть ли у кандидата электронная трудовая книжка?
7. Что делать‚ если трудовой договор заключён без трудовой книжки?

Трудовой договор – письменное соглашение между работником и работодателем‚ в котором фиксируются условия работы: должность‚ размер заработной платы‚ график‚ срок (если договор срочный) и другие обязательные пункты‚ предусмотренные ст. 57 ТК РФ.

Трудовая книжка – документ‚ в котором учитывается трудовой стаж работника. В ней делаются записи о каждом месте основной работы‚ продолжительности и характере занятости (ст. 66 ТК РФ). Трудовая книжка хранится у работника‚ а записи вносит работодатель.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ):
  • ст. 57 – обязательные реквизиты трудового договора;
  • ст. 66 – порядок ведения трудовой книжки;
  • ст. 66.1 – порядок получения сведений о трудовой деятельности (в т;ч. в электронном виде);
  • ст. 11 – применение норм ТК РФ к работникам‚ имеющим основной стаж более 5 дней.
• Федеральный закон «Об электронной трудовой книжке» (от № 426‑ФЗ).
• Приказы Минтруда РФ‚ разъясняющие порядок оформления и ведения ЭТК.

Обязанности работодателя по ведению трудовой книжки

Работодатель обязан:

1. В течение трёх рабочих дней после начала работы внести запись о приёме на работу (ст. 66 ТК РФ).
2. При увольнении оформить запись о прекращении трудовых отношений‚ указав причину увольнения.
3. Сделать запись о переводе‚ изменении должности‚ изменении условий труда.
4. Если работник имеет электронную трудовую книжку‚ предоставить бумажный вариант только по его заявлению (ст. 66.1 ТК РФ).
5. Сохранять копию всех записей в течение 5 лет (для контроля со стороны инспекции труда).

Важно: запись делается независимо от того‚ является ли договор срочным или бессрочным. Ключевым фактором является то‚ что работа является основным местом работы и длится более 5 дней.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки‚ хранящийся в Федеральной информационной системе «Трудовые книжки». Переход на ЭТК имеет несколько преимуществ:

• Удобный доступ к сведениям о трудовой деятельности в любой момент (через портал Госуслуг).
• Отсутствие риска потери или порчи бумажного документа.
• Автоматическое обновление записей при каждом изменении статуса работника.

Процедура оформления ЭТК:

1. Работник подаёт заявление о переходе на электронный формат (можно через Госуслуги).
2. Работодатель в течение 3 дней вносит запись в ЭТК и выдает бумажную книжку «на руки» только по требованию работника (ст. 66.1 ТК РФ).
3. Все последующие изменения фиксируются в системе автоматически.

Срочный и бессрочный договор: одинаковы ли правила?

Согласно практике Трудовой инспекции‚ срок договора (срочный/бессрочный) не влияет на необходимость ведения трудовой книжки. Главное – это наличие основного места работы и продолжительность более 5 дней.

Пример из официальных разъяснений:

«Записи в книжке таких работников (срочный договор) необходимо делать на общих основаниях. Важно‚ является ли работа основной или совместительством‚ а срочность роли не играет.»

Как убедиться‚ что у кандидата электронная трудовая книжка?

При приёме на работу можно выполнить следующие шаги:

1. Спросить у соискателя – он обязан указать в анкете наличие ЭТК.
2. Попросить показать QR‑код или скриншот из личного кабинета на портале Госуслуг‚ где отображаются сведения о трудовой деятельности.
3. Если кандидат не имеет доступа к порталу‚ работодатель может запросить справку из Пенсионного фонда РФ (форма 2‑н) – в ней указаны периоды‚ зафиксированные в ЭТК.
4. При необходимости оформить заявление о предоставлении сведений (ст. 66.1 ТК РФ) и получить выписку из ЭТК в течение 5 рабочих дней.

Что делать‚ если трудовой договор заключён без трудовой книжки?

Существует несколько ситуаций‚ когда трудовой договор может быть оформлен без записи в трудовую книжку:

• Работа по гражданско‑правовому договору (ГПХ‚ ГПД) – в этом случае запись в трудовую книжку не делается‚ так как договор не является трудовым (ст. 66 ТК РФ).
• Стажировка‚ волонтёрская деятельность – если они не подпадают под определение «основного места работы»‚ запись не требуется.
• Работа в организации менее 5 дней – в соответствии со ст. 11 ТК РФ нормы ТК не применяются.

Если же работник официально трудоустроен‚ а запись в книжку не сделана‚ это считается нарушением прав работника. Последствия:

1. Отсутствие подтверждения стажа – проблемы при расчёте больничных‚ пенсионных прав‚ отпускных.
2. Штрафы для работодателя (до 300 000 руб. за каждое нарушение).
3. Возможность работника требовать внесения записей в суде.

• Всегда фиксируйте запись в трудовой книжке (бумажной или электронной) в течение 3 дней после начала работы.
• Срочность договора не освобождает от обязанности вести книжку – важен статус «основного места работы».
• Электронная трудовая книжка – удобный и законный инструмент; работодателю достаточно обеспечить её оформление и своевременное обновление.
• При приёме на работу проверяйте наличие ЭТК через портал Госуслуг или справку из ПФР.
• Если запись в книжку не сделана‚ требуйте её немедленно и фиксируйте факт в служебных документах‚ чтобы избежать штрафов.

Помните: правильное ведение трудовой книжки защищает интересы как работника‚ так и работодателя‚ упрощает расчёт социальных выплат и гарантирует соблюдение трудового законодательства.

Статья подготовлена на основе актуальной информации из открытых источников (Гарант.ру‚ Конур.Экстерн‚ официальные разъяснения Минтруда) и актуальна на 22 мая 2026 г.