Часто в бытовом обсуждении можно услышать фразу «согласно Трудовому кодексу, у меня есть трудовая книжка». Однако это не совсем точное утверждение. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) — это основной закон, который регулирует все трудовые отношения. А трудовая книжка (в т.ч. электронная) — это документ, правила ведения и хранения которого как раз и установлены этим Кодексом и иными нормативными актами.
Таким образом, правильнее говорить: «Трудовой кодекс РФ устанавливает порядок ведения трудовых книжек». Давайте разберемся, как эти два понятия связаны и что меняется с 1 января 2026 года.
Трудовой кодекс РФ: основа для всех правил
ТК РФ, это масштабный законодательный акт, который определяет:
- Права и обязанности работника и работодателя.
- Порядок заключения, изменения и расторжения трудового договора.
- Особенности разных видов трудовых договоров.
- Время работы и время отдыха.
- Оплату труда.
- Гарантии и компенсации.
- И, что ключево для нашей темы, порядок документального оформления трудовых отношений, включая ведение трудовых книжек.
Трудовая книжка: официальный документ о трудовой деятельности
Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Её ведение строго регламентировано:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 67, 81 и др.).
- Постановлением Правительства РФ № 225 «Об особенностях ведения трудовых книжек».
- Приказом Минтруда России с утвержденными формами.
Виды трудовых книжек в 2026 году:
- Бумажная трудовая книжка (ТК) — классический вариант в красной обложке.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — информация хранится в информационной системе «Справочник сведений о трудовой деятельности» (ЕФС-1).
Ключевое изменение: окончание переходного периода (с )
С 1 января 2026 года завершается пятилетний переходный период, в течение которого работники могли выбирать между бумажной и электронной формой. С этой даты:
- Все новые работники (принимаемые на работу после ) получают только электронную трудовую книжку, если не подадут письменное заявление об отказе от неё и о выдаче бумажного бланка.
- Работники, уже имевшие бумажную книжку до , могут продолжить её весть (дополнять) параллельно с электронной, если не заявят об отказе от бумажного носителя.
- Важно: Даже при наличии электронной книжки работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать ему выписку из электронной трудовой книжки на бумажном носителе.
Что меняется в Трудовом кодексе? (Проекты поправок)
Минтруд России активно дорабатывает поправки в ТК РФ, чтобы окончательно урегулировать все вопросы, связанные с ЭТК. В проекте законопроекта предлагается:
- Дополнить ТК РФ новыми признаками трудовых отношений. Это нужно для того, чтобы однозначно определять, когда между сторонами именно трудовые, а не гражданско-правовые отношения, особенно в условиях гиг-экономики.
- Наделить трудовых инспекторов новыми полномочиями для контроля за правильным ведением электронных трудовых книжек.
- Четко прописать ответственность за нарушения в ведении трудовых книжек (как электронных, так и бумажных).
Практические вопросы для работодателя (особенно для 1С:ЗУП)
Для бухгалтерии и кадрового делопроизводства переход на ЭТК — это техническая и организационная задача.
Как настроить 1С:ЗУП для работы с ЭТК?
1С:ЗУП, как и любая другая система, любит структурированные данные. Для корректной отправки сведений в ЕФС-1 необходимо:
- Настроить справочники и классификаторы:
- Коды ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий) для каждой должности.
- Коды ОКТМО (Общероссийский классификатор территорий муниципальных образований).
- Коды ОКПД2 (для отражения вида экономической деятельности).
- Точнее заполнять трудовые функции: В карточке сотрудника и в договоре должны быть указаны не просто «общие обязанности», а конкретные трудовые функции, которые можно сопоставить с кодом ОКЗ.
- Своевременно формировать и передавать сведения: При приеме, увольнении, переводе, отпуске, больничном — система должна автоматически формировать корректные «события» для отправки в ЕФС-1.
Ответы на частые вопросы (FAQ)
Вопрос: С какого года при приеме на работу оформляется электронная трудовая книжка?
Ответ: С 1 января 2021 года. Но до 1 января 2026 года работник имел право выбрать бумажный вариант. С выбор за работником только если он ранее имел бумажную книжку и не отказался от неё.
Вопрос: Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?
Ответ: Работодатель проверяет это в самой системе ЕФС-1 (для этого нужен доступ) или запрашивает у работника выписку из электронной трудовой книжки (если она у него уже есть). При приеме на работу новый сотрудник, выбравший ЭТК, должен предоставить СНИЛС для её открытия.
Вопрос: Что будет с моей старой бумажной книжкой?
Ответ: Если у вас есть старая бумажная книжка, вы можете:
- Продолжать её вести (работодатель будет ставить в неё записи) параллельно с электронной.
- Написать заявление об отказе от бумажного носителя; Тогда все записи будут только в электронном виде, а старая книжка будет храниться у работодателя как документ, подтверждающий стаж до перехода на ЭТК.
Трудовой кодекс РФ — это «конституция» трудовых отношений, а трудовая книжка — её ключевой «паспорт». С 1 января 2026 года Россия полностью переходит на электронный формат ведения этого документа, что требует от работодателей:
- Понимания новых норм ТК РФ и подзаконных актов.
- Технической готовности учетных систем (как 1С:ЗУП) к корректному обмену данными с ЕФС-1.
- Четкого взаимодействия с кадровыми службами и самими сотрудниками.
Следите за официальными публикациями на сайтах Минтруда России и Единой государственной системы в сфере труда и занятости (ЕГИС ТЗ), где размещается информация по ЭТК.
Примечание: Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных кадровых вопросов всегда обращайтесь к актуальной редакции Трудового кодекса РФ, иным нормативным правовым актам и консультируйтесь с юристом.