Вопрос о выдаче трудовой книжки при расторжении трудового договора по инициативе работника актуален для многих сотрудников и кадровых специалистов․ Ниже рассмотрены нормативные основания, практика применения и возможные последствия unlawful удержания документа․

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст․ 84․1 регулирует порядок ведения и выдачи трудовых книжек․
• Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г․ № 69 – «Инструкция по заполнению трудовых книжек» (п․ 5․2)․
• Федеральный закон от № 79‑ФЗ – введение электронных трудовых книжек (ЕТК)․
• Постановление Правительства РФ от № 2252 – порядок ведения электронных трудовых книжек и взаимодействия с Социальным фондом․

Согласно ст․ 84․1 ТК РФ, в день увольнения работник имеет право получить на руки трудовую книжку (или выписку из неё) с записью о прекращении трудового договора․ Задержка выдачи допускается только в случае, если работник сам отказался от получения документа или если книжка находится в электронном виде и работник получил соответствующую выписку․

Право работника на получение трудовой книжки при увольнении по собственному желанию

Увольнение по собственному желанию оформляется в соответствии с п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ․ В этот момент работодатель обязан:

1. Сделать запись в трудовой книжке (или в электронном реестре) о расторжении трудового договора по инициативе работника, указав статью 77 ТК РФ․
2. В последний день работы выдать трудовую книжку работнику под расписку (или выдать выписку из ЕТК)․
3. Произвести окончательный расчет (заработная плата, компенсация за отпуск и т․д․)․

Таким образом, работодатель не имеет законного права удерживать трудовую книжку при увольнении по собственному желанию, если работник не выразил явного отказа от её получения․

Можно ли удержать трудовую книжку? Исключения и нюансы

Закон допускает лишь ограниченные ситуации, когда выдача трудовой книжки может быть отложена:

• Отказ работника от получения документа․ Если сотрудник письменно отказался от получения трудовой книжки (например, предпочитает получать только выписку из ЕТК), работодатель фиксирует отказ и не выдаёт книжку․
• Электронная трудовая книжка․ При ведении ЕТК работник получает выписку из электронного реестра (форма ЕФС‑1) в день увольнения․ Выдача бумажного варианта не требуется, если работник согласился на электронный формат․
• Утрата или повреждение трудовой книжки по вине работника․ В этом случае работодатель может выдать дубликат после восстановления документа, но не может удерживать оригинал как «залог»․

Во всех остальных случаях удержание трудовой книжки является нарушением ст․ 84․1 ТК РФ․

Последствия unlawful удержания трудовой книжки

Если работодатель отказывается выдать трудовую книжку без законных оснований, работник может:

• Подать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ)․
• Обратиться в суд с требованием о выдаче документа и компенсации морального вреда (ст․ 237 ТК РФ)․
• Требовать выплаты среднего заработка за каждый день задержки выдачи (ст․ 236 ТК РФ) – это так называемая «задержка выплаты» при непредоставлении документов, необходимых для трудоустройства․

Судебная практика подтверждает, что суды обычно удовлетворяют требования работников о выдаче трудовой книжки и взыскивают с работодателя штрафы и компенсации․

Как действовать работнику, если трудовая книжка не выдаётся

1. Запросить письменное объяснение․ Направьте работодателю претензию с требованием выдать трудовую книжку в течение трёх рабочих дней, указав ссылку на ст․ 84․1 ТК РФ․
2. Зафиксировать отказ․ Если ответ не получен или получен отказ, составьте акт о невыдаче трудовой книжки (можно в присутствии свидетелей)․
3. Обратиться в ГИТ․ Приложите копию претензии, акт и любые доказательства (например, переписку)․
4. При необходимости – подать иск в суд․ В иске укажите требования о выдаче трудовой книжки, компенсации за задержку и, при наличии, морального вреда․

Важно действовать в течение срока исковой давности – один год с дня, когда право было нарушено (ст․ 392 ТК РФ)․

Особенности электронных трудовых книжек (ЕТК)

С 2021 года ведение трудовых книжек возможно в электронном виде․ При увольнении:

• Работодатель формирует выписку из ЕТК (форма ЕФС‑1) и направляет её в Социальный фонд России․
• Работник получает выписку на руки (или в личном кабинете на портале «Госуслуги») в день увольнения․
• Если работник настаивает на получении бумажного варианта, работодатель обязан выдать дубликат бумажной трудовой книжки, сделав запись о её выдаче в ЕТК․

Таким образом, даже при электронном формате право на получение подтверждающего документа не исчезает – просто меняется его вид․

Практические рекомендации для работодателей

• Всегда фиксируйте дату и время выдачи трудовой книжки (или выписки) в журнале движения документов․
• При увольнении по собственному желанию делайте запись в трудовой книжке: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ»․
• Если работник отказывается от получения документа, получайте его письменное согласие (отказ) и храните его в личном деле․
• При переходе на ЕТК обеспечьте своевременную подачу формы ЕФС‑1 в Социальный фонд и информируйте работника о порядке получения выписки․

Работодатель не имеет права удерживать трудовую книжку при увольнении работника по собственному желанию, за исключением случаев, когда работник сам отказался от её получения или речь идёт об электронной трудовой книжке, в которой выдаётся выписка․ Нарушение этого правила влечёт административную ответственность, возможность взыскания компенсации за задержку выплаты среднего заработка и морального вреда, а также репутационные риски для компании․ Работнику рекомендуется действовать оперативно: направить претензию, зафиксировать отказ и, при необходимости, обратиться в ГИТ или суд․

Соблюдение установленного порядка не только защищает права сотрудников, но и помогает работодателю избежать штрафов и судебных споров․