Трудовой вкладыш – это дополнительный лист (или несколько листов)‚ который используется в случае‚ когда в основной трудовой книжке (ТК) заканчиваются свободные строки для записи сведений о стаже‚ поощрениях‚ переводах и т.п. Вкладыш оформляется и встраивается в ТК в соответствии с действующим законодательством РФ.

Содержание статьи

1. Правовая база
2. Когда требуется вкладыш
3. Как оформить выдачу вкладыша
4. Как прикрепить (вшить) вкладыш к ТК
5. Образцы записей и штампов
6. Учет вкладышей в бухгалтерии
7. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Оформление и выдача вкладыша регулируются следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 67‚ 68);
• Приказ Минтруда России от № 442н «Об утверждении формы трудовой книжки» (с изменениями);
• Постановление Правительства РФ от № 1105 «Об изменении порядка ведения трудовой книжки» (с 1 сентября 2021 г. вшивание вкладыша в ТК не является обязательным‚ но допускается).

Согласно КонсультантПлюс‚ запись о выдаче вкладыша делается на титульном листе трудовой книжки (стр. 1). Если на титульном листе нет места‚ запись вносится на титульный лист первого вкладыша.

Когда требуется вкладыш

Вкладыш необходим в следующих ситуациях:

• В основной ТК закончились свободные строки для записи о трудовой деятельности (стаж‚ повышения‚ поощрения‚ увольнение и т.д.).
• При необходимости вести отдельный реестр по определённым видам записей (например‚ отдельный раздел «Поощрения»).
• При замене утерянного или испорченного листа ТК (в этом случае оформляется новый вкладыш с указанием причины).

С 2021 года вшивание вкладыша в ТК стало необязательным‚ однако большинство работодателей продолжают использовать традиционный способ – вшивание в конец книги.

Как оформить выдачу вкладыша

Штамп «Выдан вкладыш»

При выдаче вкладыша в трудовую книжку необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать:

• Серию и номер вкладыша;
• Дата выдачи (день‚ месяц‚ год);
• Подпись ответственного лица (обычно руководителя отдела кадров).

Штамп ставится на титульный лист ТК. Если на нём уже нет места‚ запись делается на титульный лист первого вкладыша.

Текст записи (если штампа нет)

В случае отсутствия штампа запись вносится вручную‚ например:

Выдан вкладыш: серия А‚ № 12 от г.
Ответственный: Иванов И.И.

Оформление титульного листа вкладыша

Титульный лист вкладыша заполняется в том же порядке‚ что и титульный лист основной ТК:

• ФИО работника;
• Дата рождения;
• Серия и номер вкладыша;
• Дата выдачи;
• Подпись руководителя.

Как прикрепить (вшить) вкладыш к ТК

Традиционный способ (вшивание)

1. Подготовьте иголку и плотную нитку (цвет нити обычно черный или темно-синий).
2. Сделайте отверстие в конце последней страницы основной ТК (не в обложке).
3. Вставьте вкладыш так‚ чтобы его титульный лист был виден.
4. С помощью шовной техники «прямой стежок» прошейте вкладыш к ТК‚ оставив небольшую «запасную» часть нити для последующего закрепления.
5. Обрежьте лишнюю нить и закрепите узлом.

Современный способ (скрепление скрепкой или клейкой полосой)

С 2021 года допускается фиксировать вкладыш в ТК без шитья‚ используя:

• Клейкую полоску‚ размещённую внизу последней страницы ТК;
• Металлическую скрепку (не более 2 см)‚ закреплённую в правом нижнем углу.

При таком способе запись о выдаче вкладыша всё равно делается на титульный лист ТК (или первого вкладыша).

Образцы записей и штампов

Пример штампа

Пример записи на титульном листе ТК

Выдан вкладыш: серия А‚ № 12 от г.
Ответственный: Петров П.П.

Пример заполнения титульного листа вкладыша

Учет вкладышей в бухгалтерии

Для бухгалтерии важен правильный учет выдачи и использования вкладышей‚ так как они отражаются в кадровой документации и могут влиять на расчёт начислений.

• Регистрация в журнале выдачи документов – в журнале фиксируется серия‚ номер‚ дата выдачи и ФИО сотрудника.
• Бухгалтерские проводки (пример):

  Дт 71 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 66 «Расчеты с социальными фондами» – начисление соц. взносов за период‚ отраженный в вкладыше.
   

• Контроль заполнения – периодически проверяется‚ что в каждом вкладыше соблюдена нумерация записей (не начинается заново‚ а продолжается от основной ТК).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли использовать один вкладыш несколько раз?

Нет. Каждый вкладыш имеет уникальную серию и номер‚ которые фиксируются в ТК. При необходимости нового места для записей выдается новый вкладыш.

Что делать‚ если на титульном листе ТК нет места для штампа?

Запись делается на титульный лист первого вкладыша. При этом в штампе указываются те же реквизиты (серия‚ номер‚ дата).

Нужно ли вшивать вкладыш‚ если он был выдан в электронном виде?

Электронный вариант (электронная трудовая книжка) не требует физического вкладыша. Однако в случае использования бумажного ТК электронный документ считается лишь справочным и не заменяет физический вкладыш.

Как оформить вкладыш‚ если в ТК уже есть несколько вложенных вкладышей?

Продолжайте нумерацию в том же порядке‚ указывая в записях последовательный номер записи (не «1»‚ а «… 57»‚ где 57 – следующая запись после последней в предыдущем вкладыше).

Можно ли использовать обычный лист формата А5 вместо официального вкладыша?

Нет. Вкладыш должен соответствовать утверждённому образцу (размер‚ поля‚ шапка). Использование произвольных листов может привести к отказу в признании записей в ТК.

Трудовой вкладыш – важный документ‚ позволяющий продолжать вести учёт трудовой деятельности сотрудника‚ когда в основной трудовой книжке заканчиваются свободные строки. Оформление вкладыша требует соблюдения ряда формальностей: запись о выдаче‚ штамп «Выдан вкладыш»‚ правильное заполнение титульного листа и корректное прикрепление (вшивание или скрепление). Следуя рекомендациям‚ приведённым в этой статье‚ вы избежите ошибок‚ которые могут привести к юридическим последствиям и проблемам при проверках со стороны трудовой инспекции.

Если у вас остались вопросы‚ рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому учёту или в отдел кадров вашей организации.