Трудовая книжка – один из главных кадровых документов, который фиксирует все сведения о трудовой деятельности сотрудника. Правильное оформление, заполнение и хранение этой книги регулируется рядом нормативных актов. В статье собраны актуальные требования 2025‑2026 гг., примеры заполнения и рекомендации по организации учёта.
Кто имеет право вносить записи в трудовую книжку?
Записи в бумажную трудовую книжку вносятся:
- Сотрудники кадрового отдела или иные уполномоченные лица, отвечающие за ведение кадрового делопроизводства;
- При отсутствии заявления сотрудника о переходе на электронную форму – записи делаются в бумажной книжке;
- В случае, когда в книжке уже поставлен закрывающий отметка о переходе на электронный формат, дальнейшие записи не требуются.
Важно! Если сотрудник уже перешёл на электронный формат, в бумажной книжке должна быть специальная закрывающая запись, подтверждающая эту факт.
Примеры закрывающих записей
- «Перевод в электронный формат ТК с …»;
- «Заявление сотрудника о переходе на электронный ТК – получено»;
Что изменилось в форме и порядке ведения трудовых книжек?
С 2023 г. действует новая Инструкция по заполнению трудовых книжек, которая значительно упрощает процесс:
- Не требуется заполнять бумажную книжку в присутствии нового сотрудника;
- Новая Инструкция содержит более подробные и понятные примеры;
- Порядок ведения и хранения (Порядок) стал менее детализированным, но сохраняет основные требования к учёту.
Таким образом, работодатель может сэкономить время и ресурсы, сосредоточив внимание на правильном оформлении и хранении документов.
Требования к хранению трудовых книжек в организации
Организация обязана соблюдать несколько обязательных пунктов:
Оформление новых экземпляров
- Чистый бланк получает сотрудник из бухгалтерии по заявке;
- Ответственный за ведение ТК (чаще всего – главный бухгалтер или назначенный HR‑специалист) оформляет книгу учёта движения.
Ежемесячный отчёт в бухгалтерию
В конце каждого месяца ответственный должен представить:
- Отчёт о наличии бланков ТК и вкладышей;
- Сведения о полученных суммах за оформленные документы;
- Информацию о закрытых (выданных) экземплярах.
Два обязательных вида учёта
Согласно п. 39 Порядка (приказ Минтруда от № 320н) организации ведут:
- Учёт чистых бланков трудовых книжек;
- Учёт движения книжек (выдача, возврат, закрытие).
Формы этих учётов не утверждены, но их структура должна соответствовать требованиям Приказа 320н.
Книга учёта движения трудовых книжек: как её оформить?
Документ «Книга учёта движения трудовых книжек» – основной инструмент контроля за тем, где и когда выдавались, возвращались или закрывались книжки.
Содержание типичной формы
- Номер и дата выдачи;
- ФИО сотрудника;
- Номер и дата закрытия (если применимо);
- Причина закрытия (перевод, увольнение, переход на электронный формат и т.д.);
- Подпись ответственного лица.
Эти данные позволяют быстро отследить статус каждой книжки.
Где хранить трудовые книжки и вкладыши?
По законодательству РФ трудовые книжки и их вкладыши должны храниться в защищённом от потери и повреждения месте. Основные требования:
- Хранение в закрытом, пожаробезопасном помещении (чаще – в архиве компании);
- Обеспечение ограниченного доступа – только уполномоченные лица (HR‑менеджер, главный бухгалтер);
- Оформление архивного ящика или стеллажа с маркировкой «Трудовые книжки»;
- Ведение реестра хранения, где указываются номер, дата поступления и срок хранения.
Срок хранения:
- При увольнении – до 5 лет после окончания трудового договора;
- При переходе на электронный формат – до 3 лет после закрытия записи;
- В случае гибели организации – до 5 лет после её ликвидации.
Практические рекомендации по оформлению
Чтобы избежать ошибок и упростить работу с документами, следуйте этим рекомендациям:
- Проверяйте наличие заявления о переходе на электронный ТК перед выдачей новой бумажной книжки;
- Заполняйте закрывающую запись сразу после перехода сотрудника;
- Сохраняйте копии всех вкладышей (например, при оформлении нового места работы);
- Регулярно сверяйте данные в книге учёта движения с фактическим наличием документов;
- Обеспечьте подпись ответственного лица в каждом случае выдачи/закрытия.
Эти простые шаги помогут избежать расхождений и ускорить процесс аудита.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли полностью отказаться от бумажных трудовых книжек?
Ответ: Нет. Переход на электронный формат возможен только после подачи сотрудником заявления и получения закрывающей записи в бумажной книжке. - Вопрос: Кто подписывает книгу учёта движения?
Ответ: Подпись ставит ответственный за ведение и хранение ТК (чаще всего – главный бухгалтер или назначенный HR‑специалист). - Вопрос: Где хранить вкладыши к книжке?
Ответ: Вкладыши хранятся вместе с основной книжкой в том же архивном месте, но оформляются отдельным листом с отметкой о выдаче.
Оформление и хранение трудовых книжек – важный элемент кадрового сопровождения, требующий строгого соблюдения норм законодательства. При правильном подходе:
- записи вносятся только уполномоченными лицами;
- переход на электронный формат оформляется закрывающей записью;
- ведётся два вида учёта – по чистым бланкам и по движению;
- документы хранятся в защищённом архиве с ограниченным доступом;
- регулярно проверяется соответствие фактического состояния и документальных требований.
Соблюдая эти правила, вы обеспечите надёжность кадровой документации, упростите работу с контролирующими органами и снизите риск ошибок.
Для более детального разбора конкретных ситуаций рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому делу или использовать проверенные программные решения (например, 1С) для автоматизации учёта.