Ситуация, когда соискатель или уже принятый сотрудник предъявляет две трудовые книжки, вызывает у кадровиков и бухгалтеров массу вопросов. Законодательство РФ не содержит прямого запрета на владение несколькими бумажными трудовыми книжками, но при этом чётко определяет правила их ведения. Данная статья разбирает ключевые аспекты этой проблемы и даёт пошаговый алгоритм действий для работодателя.

Правовая основа: что говорит Трудовой кодекс?

Основные нормы, регулирующие этот вопрос:

• Статья 65 ТК РФ: При заключении трудового договора работник обязан предъявить трудовую книжку или письменное заявление об её оформлении. Отказать в приёме на работу из-за наличия двух книжек работодатель не вправе.
• Статья 282 ТК РФ: Работодатель обязан вести трудовую книжку работника. При этом основное место работы у работника может быть только одно (за исключением случаев совместительства).

Почему у работника может быть две книжки? Распространённые причины

1. Историческая причина: Работник начал карьеру в одном месте, получил книжку, затем сменил работу, и новый работодатель выдал ему вторую книжку, не потребовав первую. В результате записи о стаже идут в двух разных документах.
2. Утеря или порча первой книжки: Работник оформил новую книжку после потери старой, но потом старую нашёл. Теперь у него две.
3. Намеренное действие: Работник пытается скрыть от одного работодателя факт работы у другого (несовместительство) или неблагоприятные записи (взыскания, увольнение).

Пошаговый алгоритм действий для работодателя

При приёме на работу (первичный приём документов)

Если кандидат предъявляет две книжки:

• Не отказывайте ему в приёме на работу. Это нарушение ст. 65 ТК РФ.
• Примите на работу, оформив трудовой договор.
• Взять на учёт и для ведения необходимо только одну книжку. Логично выбрать более позднюю по дате, так как в ней, как правило, содержатся самые актуальные и полные записи о последнем месте работы.
• Объясните работнику в письменной форме (например, в заявлении о приёме или в отдельном служебной записке), что для ведения трудовых отношений с вашей организацией будет использоваться только одна, выбранная вами, трудовая книжка. Вторая будет считаться недействительной для текущих правоотношений.

При оформлении приёма (заполнение трудовой книжки)

В выбранную вами книжку вносите запись о приёме на работу в вашу организацию. Важно:

• Сделать точную и полную запись в соответствии с формой.
• Указать дату и основание приёма (номер и дата приказа).
• Печать организации и подпись уполномоченного лица.

Если работник просит принять вторую книжку или заменить выбранную

Если после приёма работник заявляет, что вы выбрали «не ту» книжку, или хочет сдать вторую:

• Откажите. Обоснуйте отказ тем, что для одного работника и одного работодателя ведётся только одна трудовая книжка (ст. 282 ТК РФ).
• Если работник настаивает, предложите ему написать заявление о замене трудовой книжки (по форме, установленной Приказом Минтруда № 720н). В заявлении он должен указать причину замены (например, «утрата ранее выданной книжки» или «ошибка в данных»).
• На основании этого заявления и при наличии у него обеих книжек вы можете оформить новую (заменяющую) трудовую книжку, перенося в неё все записи из выбранной вами первоначальной. Старая (выбранная) книжка у работника изымается и хранится у вас в кадровом деле как «заменённая».

Если работник потерял одну из двух книжек (в т.ч. ту, которую вы не выбрали)

Здесь действуют общие правила:

• Работник должен немедленно заявить об утере.
• Он обязан написать заявление о выдаче новой трудовой книжки.
• Работодатель обязан оформить новую книжку на основании имеющихся у него данных (из выбранной для ведения книги, из приказов, из личного дела). Отказать в этом нельзя.
• В новую книжку переносятся все записи из той книги, которую вы вели. Запись об утере старой книжки в новую не вносится.

Ключевые выводы и рекомендации для работодателя

• Приём на работу: Принять, выбрать одну (более позднюю) книжку для ведения, объяснить работнику свою позицию письменно.
• Ведение: Вести только одну книжку на одного работника. Вторую не использовать, не хранить у себя (если её не изъяли при замене).
• Замена: Оформлять только на основании заявления работника и при наличии у него обеих книжек. Переносить записи только из выбранной вами книги.
• Утеря: Обязанность оформить новую книжку лежит на работодателе. Делать это на основе своих архивных данных.
• Ответственность: За само наличие двух книжек (если они не поддельные) административная или уголовная ответственность для работника не предусмотрена. Однако использование двух книжек для работы на двух основных местах (без оформления совместительства) является нарушением ТК РФ и может повлечь дисциплинарную ответственность (замечание, выговор, увольнение) за неисполнение трудовых обязанностей.

Риски для работника

Несмотря на отсутствие прямого наказания за два документа, у работника возникают серьёзные проблемы:

• Проблемы с пенсией: При назначении страховой пенсии в ПФР необходимо предоставить все трудовые книжки. Если одна из них не была предъявлена или в ней нет записей за определённый период, стаж может быть не учтён полностью.
• Налоговые и страховые риски: Работа по двум «основным» трудовым договорам без оформления совместительства является нарушением. Пенсионный фонд и налоговая могут запросить информацию, и тогда вскроется неофициальная работа.
• Увольнение за прогул: Если работник числится в одной организации, а фактически работает в другой, это может быть расценено как прогул, что является основанием для увольнения.

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2021 года ведение ЭТК стало обязательным для всех работодателей. В условиях цифровизации проблема «двух книжек» теряет актуальность:

• Вся информация о трудовой деятельности работника хранится в единой информационной системе (ЕИС ТД).
• Бумажная трудовая книжка выдается только по заявлению работника.
• Если у работника есть две бумажные книжки, при переходе на ЭТК в систему загружаются данные из той, которую работник предъявил последней или которая была в наличии у последнего работодателя. Риск «потери» стажа из-за наличия двух документов нивелируется.

Работодатель не должен бояться двух трудовых книжек. Его действия должны быть последовательными и законными:

1. Принять работника, не отказывая из-за двух книжек.
2. Выбрать и взять на учёт одну (более позднюю) книжку.
3. Вести только её, игнорируя вторую.
4. При необходимости замены действовать строго по заявлению работника, оформляя новую книжку на основе выбранной.
5. При утере оформить новую книжку на основе своих архивных данных.

Главное — сохранять спокойствие, действовать в рамках ТК РФ и фиксировать все свои действия и объяснения, данные работнику, в письменном виде.