В 2026 году система ведения трудовых книжек в России продолжает трансформацию в сторону полной цифровизации. Для государственных служащих, работающих в бюджетных и государственных органах, действуют общие правила, но с рядом особенностей, обусловленных спецификой госслужбы. Данная статья подробно разбирает актуальный порядок оформления, ведения и хранения документов о трудовой деятельности для госслужащих.

Нормативная база: на что опираться в 2026 году?

Основным документом, регулирующим порядок ведения, является Приказ Минтруда России от № 320н (с последующими изменениями). Он утверждает:

• Формы бланков трудовой книжки (для бумажного носителя, используемого только для дубликатов).
• Правила заполнения, внесения записей и хранения.
• Требования к работодателю по передаче сведений в Единую государственную систему (ЕГС) учета трудовых книжек.

Для госслужащих также действуют:

• Федеральный закон № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» (и соответствующие законы субъектов РФ).
• Положения о кадровом делопроизводстве конкретного государственного органа.

Особенности ведения трудовых книжек для государственных служащих

Типичные записи, характерные для госслужбы

В трудовой книжке (электронной) госслужащего должны быть отражены не только стандартные прием/увольнение, но и специфические для госслужбы события:

• Назначение на должность государственной гражданской службы (с указанием категории, ранга, номера табельного номера, если он присваивается).
• Перевод на другую должность (в т.ч. внутри одного ведомства или между ведомствами).
• Приостановление исполнения полномочий (например, в связи с проверкой).
• Прекращение трудового договора (досрочно) по основаниям, предусмотренным законодательством о госслужбе (например, утрата доверия, несоблюдение ограничений).
• Награждение ведомственными наградами (если это предусмотрено локальными актами и вносится по решению работодателя).

Учет сведений о специальных званиях, классах, рангах

В графе «Наименование должности» указывается точное название должности по штатному расписанию (например, «Советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса», «Ведущий специалист отдела кадров»).

Порядок оформления и ведения в 2026 году (пошаговая инструкция)

Для нового госслужащего (принятого после )

1. Непосредственно в день приема на работу кадровая служба органа формирует и направляет в СФР (Социальный фонд России) сведения о трудовой деятельности нового сотрудника для заведения его электронной трудовой книжки (ЭТК).
2. Бумажная трудовая книжка не выдается. Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК через портал Госуслуг или лично в СФР.
3. Внутри организации ведется локальный учет (например, в карточке Т-2 или в электронной кадровой системе) всех кадровых перемещений для оперативного контроля.

Для сотрудника, уже имеющего бумажную трудовую книжку (на )

1. Все дальнейшие записи (прием, перевод, увольнение) вносятся и в бумажную книжку, и в ЭТК (двойное ведение).
2. При увольнении или переводе в другую организацию (в т.ч. госорган) бумажная книжка выдается сотруднику под расписку.
3. Организация обязана передать сведения о последней записи в СФР для обновления ЭТК.
4. При утере/повреждении бумажной книжки выдается дубликат по правилам, но только в электронной форме (записи копируются из ЭТК).

Образец записи в ЭТК (для госслужащего)

Запись в электронном виде формируется на основе данных из приказа (распоряжения) и содержит:

Ответственность за нарушения

За неисполнение обязанностей по ведению трудовых книжек (включая непередачу сведений в СФР) работодатель (государственный орган) несет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

• Для должностных лиц и юридических лиц (госорганов) — штрафы от 30 000 до 50 000 руб.
• За невыдачу документов о трудовой деятельности — дисквалификация на срок от 1 до 3 лет.

Для госслужащих возможны также служебные санкции (замечание, предупреждение, понижение в классе/ранге) за халатность при ведении кадрового учета.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Может ли госслужащий отказаться от электронной трудовой книжки?

Ответ: Нет. С 2023 года ведение ЭТК является обязательным для всех работодателей. Отказ от ЭТК невозможен. Бумажная книжка выдается только по запросу сотрудника в виде выписки (не оригинал бланка).

Вопрос: Как отразить в ЭТК период работы в другой госструктуре до 2026 года?

Ответ: Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка с записями до 2026 года, кадровик нового госоргана обязан внести в ЭТК все сведения из этой бумажной книжки на основании предоставленных сотрудником документов (копий приказов).

Вопрос: Где хранятся данные об увольнении госслужащего по основаниям закона о госслужбе?

Ответ: Все кадровые решения (приказы) хранятся в деле сотрудника в соответствии с номенклатурой дел госоргана. В ЭТК вносится краткая запись с указанием основания (статья закона) и номером приказа.

Вопрос: Что делать, если в ЭТК ошибка?

Ответ: Работодатель (госорган) обязан по заявлению сотрудника исправить ошибку путем внесения новой записи с указанием номера и даты приказа об исправлении. Старая (ошибочная) запись не удаляется, а аннулируется новой.

Ведение трудовых книжек государственных служащих в 2026 году, это, прежде всего, грамотное и своевременное внесение сведений в электронную систему (ЕГС ТК) под контролем кадровых служб. Бумажный носитель сохранил лишь вспомогательную роль для дубликатов и выписок. Ключевые задачи кадровика госоргана:

• Точное отражение специфики госслужбы (должность, класс, ранг, особые основания увольнения).
• Строгое соблюдение сроков передачи данных в СФР (не позднее месяца с даты события).
• Организация внутреннего учета и архивирования кадровых документов, на основании которых вносились записи.

Понимание этих правил позволяет избежать ошибок, которые могут привести к административной ответственности для госоргана и проблемам для самого служащего при подтверждении своего трудового стажа в будущем.