Индивидуальные предприниматели (ИП) в России с момента своего появления как юридической формы ведения бизнеса несут ответственность за соблюдение трудового законодательства, включая ведение трудовых книжек у своих сотрудников. Однако правила и сроки, когда именно ИП обязан начинать вести трудовые книжки, менялись в зависимости от законодательных изменений. В этой статье мы подробно разберём, с какого времени ИП обязан вести трудовые книжки, какие требования действуют сегодня, и как обстоят дела с электронными трудовыми книжками в 2026 году.

Когда ИП начал обязан вести трудовые книжки?

Обязанность ИП вести трудовые книжки у своих работников закреплена в Трудовом кодексе Российской Федерации (ТК РФ). Согласно статье 66 ТК РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него более пяти дней, если работа является для него основной.

Это требование распространяется на всех работодателей — и юридических лиц, и индивидуальных предпринимателей — без исключения. То есть с момента вступления в силу Трудового кодекса РФ 1 февраля 2002 года ИП стали юридически обязаны вести трудовые книжки для своих сотрудников, если те работают более пяти дней.

До этого, в период с 1992 по 2002 год, действовал Закон РФ «О трудовых книжках» от 1974 года, который также предусматривал ведение трудовых книжек для работников, но не всегда чётко регламентировал обязанности ИП. Однако с принятием ТК РФ 2002 года эта обязанность стала универсальной и обязательной для всех работодателей, включая ИП.

Как правильно вести трудовую книжку при работе ИП?

ИП, как работодатель, должен соблюдать Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Постановлением Правительства РФ от № 225 (в редакции от ).

При оформлении нового сотрудника ИП должен:

1. Оформить трудовой договор (обязательно письменный, согласно ст. 67 ТК РФ).
2. Оформить трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с момента выхода работника на работу.
3. Внести запись о приёме на работу в первую графу трудовой книжки:

• Графа 1 (номер записи) — порядковый номер (например, «1»).
• Графа 2 (дата) — дата приёма на работу (например, «»).
• Графа 3 (сведения о приёме) — «Принят на работу в качестве [должность] по трудовому договору от [дата]». При этом в качестве работодателя указывается: «Индивидуальный предприниматель [Ф.И.О. полностью], ИП».

Важно: ИП не ведёт трудовую книжку самому себе. По закону, самозанятый предприниматель не может быть одновременно работодателем и работником у самого себя. Если ИП хочет официально работать в собственной компании, он должен зарегистрировать юридическое лицо (ООО, АО и т.д.) и уже тогда оформить себя на должность директора или иной должности с оформлением трудового договора и трудовой книжки.

Электронные трудовые книжки: когда начался переход?

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это изменение было введено Федеральным законом от № 439-ФЗ.

Согласно постановлению Правительства РФ № 590 от , с этой даты работодатели (включая ИП) обязаны:

• Передавать в Пенсионный фонд РФ сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде;
• Оформлять электронные трудовые книжки для новых работников, начиная с 1 января 2021 года.

С 1 января 2021 года все работники, которые устраиваются на работу впервые, получают только электронную трудовую книжку. Бумажная трудовая книжка им не выдаётся, даже если они этого хотят. Это правило распространяется и на ИП.

Для сотрудников, уже работающих до 2021 года, действует право выбора:

• Они могут сохранить бумажную трудовую книжку — тогда ИП продолжает вести её в бумажном виде;
• Или подать заявление о переходе на электронную форму — тогда ИП обязан передать все сведения в ПФР и прекратить вести бумажную книжку.

С 2025 года переход на ЭТК практически завершён. По данным на 2026 год, все работодатели, включая ИП, обязаны вести электронные трудовые книжки, даже если сотрудник выбрал бумажный вариант, потому что сведения о его трудовой деятельности всё равно передаются в ПФР в электронном виде.

Что делать ИП в 2026 году?

На 2026 год действуют следующие правила для ИП:

1. Новые сотрудники — получают только ЭТК. Бумажные книжки не оформляются.
2. Существующие сотрудники — если они не подали заявление о переходе на ЭТК, ИП продолжает вести бумажную трудовую книжку, но обязан передавать сведения в ПФР в электронном виде (форма ЕФС-1, подраздел 1.1).
3. ИП не ведёт трудовую книжку самому себе — это невозможно по закону.
4. Записи в трудовой книжке (бумажной или электронной) должны быть сделаны в течение 5 рабочих дней с даты приёма.
5. Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек — штрафы от 10 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Как ИП передаёт данные в ПФР?

ИП должен:

• Зарегистрироваться в качестве страхователя в ПФР (если ещё не зарегистрирован).
• Подключиться к системе электронного документооборота (например, через «СБИС», «Контур», «1С» или личный кабинет ПФР).
• Формировать и отправлять ежемесячно отчёт ЕФС-1 (форма с подразделом 1.1) до 25-го числа следующего месяца.

Это обязательная процедура, даже если у ИП всего один сотрудник.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли ИП не вести трудовую книжку, если у него один работник?

Нет, нельзя. Количество сотрудников не имеет значения. Если работник трудится более 5 дней, трудовая книжка (бумажная или электронная) обязательна.

Нужно ли ИП делать запись о своей деятельности как ИП в трудовой книжке?

Нет. Деятельность в качестве ИП не является трудовой деятельностью в смысле ТК РФ. Запись о предпринимательской деятельности в трудовую книжку не вносится. Это подтверждено Письмом Минтруда России от № 14-6/ООГ-4834.

Что делать, если ИП перешёл на ООО?

Если ИП зарегистрировал юридическое лицо и продолжает работать в нём, он должен быть оформлен как сотрудник ООО — с заключением трудового договора и оформлением трудовой книжки (или ЭТК). При этом его предыдущая трудовая деятельность как ИП не отражается в трудовой книжке, но может быть учтена в электронной форме ПФР, если сведения передавались.

• 1 февраля 2002 года — ИП обязаны вести трудовые книжки по ТК РФ.
• 1 января 2020 года — введён закон о переходе на ЭТК.
• 26 апреля 2020 года — утверждены правила передачи данных в ПФР.
• 1 января 2021 года — новые сотрудники получают только ЭТК.
• 2026 год — все ИП обязаны передавать сведения в ПФР, независимо от выбора сотрудника (бумажная или электронная форма).

Важно помнить: Несмотря на переход на электронные трудовые книжки, бумажные книжки остаются юридически значимыми для сотрудников, выбравших их. ИП обязан вести обе формы в зависимости от выбора работника, и передавать данные в ПФР в любом случае.

Соблюдение этих правил — не просто формальность, а гарантия прав работника на пенсию, компенсации и социальные гарантии. Для ИП это также способ избежать штрафов и проверок со стороны трудовой инспекции.

Если вы, ИП, не откладывайте оформление трудовых отношений. Даже один сотрудник требует полного соблюдения законодательства. Лучше сделать всё правильно с первого дня, чем потом исправлять ошибки и платить штрафы.