В 2026 году вопрос ведения трудовых книжек остается одним из самых актуальных для российского бизнеса. Несмотря на активный переход к цифровым форматам, бумажный документооборот никуда не исчез, а правила его ведения стали еще строже. Кто именно обязан заводить и заполнять этот документ? Может ли индивидуальный предприниматель игнорировать эту обязанность? Разберем все нюансы, опираясь на актуальное законодательство и нормы Трудового кодекса РФ.
Кто является обязанным субъектом?
Главный принцип, закрепленный в статье 66 Трудового кодекса РФ, гласит: работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника. Однако здесь есть важное исключение.
Обязанность по ведению трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) распространяется на:
- Юридических лиц (организации любой формы собственности: ООО, АО, некоммерческие организации и т.д.).
- Индивидуальных предпринимателей (ИП).
Единственная категория работодателей, освобожденная от этой обязанности, — это физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями. Если вы нанимаете домработницу, садовника или водителя для личных нужд и не зарегистрированы как ИП, вы не обязаны заводить такому работнику трудовую книжку.
Особенности для индивидуальных предпринимателей
Часто возникает заблуждение, что у ИП меньше обязательств. Это не так. Согласно изменениям, внесенным в Трудовой кодекс, индивидуальный предприниматель несет полную ответственность за учет трудового стажа своих сотрудников. Он обязан:
- Заводить новые трудовые книжки (если у работника нет бумажной и он не выбрал электронный формат в переходный период, либо в случае утери).
- Вносить записи о приеме, переводах и увольнении.
- Обеспечивать хранение и учет бланков.
Бумажная vs Электронная: двойная реальность 2026 года
В 2026 году в России сложилась уникальная ситуация параллельного существования двух форматов.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Все российские работодатели (и организации, и ИП) обязаны вести трудовые книжки сотрудников в электронном виде. Сведения о каждом событии (прием, увольнение, перевод) должны передаваться в Социальный фонд России (СФР) через специальную форму отчетности. Это требование действует без исключений.
Бумажная трудовая книжка
Многие ошибочно полагают, что бумажные книжки упразднены полностью. Это не так. В 2026 году обязанность вести бумажную трудовую книжку сохраняется в следующих случаях:
- Если у работника уже имеется бумажная трудовая книжка (оформленная до 2021 года).
- Если работник ранее сделал выбор в пользу ведения бумажной трудовой книжки (подав соответствующее заявление в период перехода на ЭТК).
Важно: Для сотрудников, которые впервые устраиваются на работу после 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки больше не оформляются. Их стаж ведется исключительно в электронном виде.
Если у работника есть бумажная книжка, работодатель обязан вносить записи в нее по прежним правилам, параллельно дублируя данные в электронную систему. Отказ от ведения бумажного варианта при его наличии является нарушением закона.
Кто вносит записи и как быть с ответственным сотрудником?
Ведение трудовых книжек — это функция работодателя. На практике этим занимается специально назначенный сотрудник (кадровик, бухгалтер или сам руководитель).
Ситуация с кадровиком
Частый вопрос: кто делает запись в трудовую книжку человека, который сам отвечает за ведение трудовых книжек на предприятии? Может ли он сам себе ставить подписи?
Законодательство не содержит прямого запрета на то, чтобы ответственное лицо вносило записи в свою собственную трудовую книжку. Однако во избежание конфликтов интересов и вопросов со стороны проверяющих органов, рекомендуется следующий порядок:
- Записи в трудовую книжку ответственного сотрудника вносит руководитель организации (директор, генеральный директор).
- Если руководитель один (например, в маленьком ИП), и он же ведет кадровый учет, он вправе вносить записи сам, заверяя их своей подписью как работодателя.
К сожалению, специальные правила заверения записей именно для этой категории сотрудников в нормативных актах детально не прописаны, поэтому действует общий принцип: запись должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации (если она применяется).
Ответственность и хранение
Работодатель несет полную материальную и административную ответственность за бланки трудовых книжек и вкладышей. Он обязан:
- Вести книгу (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей.
- Обеспечить сохранность документов (в сейфе или запираемом шкафу).
- Выдать трудовую книжку работнику в день увольнения.
Также стоит помнить о праве работника на получение копии документа. По письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней выдать ему трудовую книжку (или ее заверенную копию) для целей социального страхования или оформления пенсии.
Резюме
Любой работодатель — будь то крупный завод, небольшое ООО или индивидуальный предприниматель — обязан вести трудовые книжки своих сотрудников. Для новых сотрудников (с 2021 года) это только электронный формат. Для тех, у кого есть бумажные книжки, ведется параллельное заполнение бумажного и электронного документов.
Игнорирование этих требований грозит работодателю штрафами и проблемами при проверках трудовой инспекции, поэтому правильный учет трудового стажа остается приоритетной задачей кадрового делопроизводства.