В России трудовая книжка является обязательным документом, фиксирующим трудовой стаж и условия работы сотрудника․ С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), но бумажные формы по‑прежнему используются в некоторых случаях․ Ниже вы найдете подробное руководство для ИП, как правильно вести трудовые книжки своих работников, какие требования к оформлению и какие изменения в законодательстве произошли в 2026 году․

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются:

• Дата начала работы;
• Должность, должностные обязанности;
• Размер заработной платы;
• Дата увольнения и основания для увольнения;
• Сведения о стаже работы в разных организациях․

Для ИП трудовая книжка выполняет ту же роль, что и для юридических лиц – фиксирует стаж и условия работы сотрудников, а также обеспечивает доступ к информации для социальных фондов и органов контроля․

Законодательные требования к ИП

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), ИП обязан внести запись в трудовую книжку работника в течение 5 дней после его приема на работу․ Если работник ранее не работал, в книге фиксируется дата начала работы и сведения о работодателе (ИП)․

С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки, однако в некоторых ситуациях бумажные книги всё ещё применяются․ Переходный период по внедрению ЭТК завершился 1 января 2026 года, после чего все записи должны вноситься в электронный формат․

Важно отметить, что ИП не ведёт трудовую книжку для себя․ Законодательство не предусматривает обязательства ИП фиксировать собственный трудовой стаж в личной трудовой книжке․

Как оформить трудовую книжку для ИП

Выбор формата

С 1 января 2026 года ИП обязан вести электронную трудовую книжку․ Если вы используете бумажную форму, убедитесь, что она соответствует актуальному бланку, опубликованному в «Моё дело» (редакция 1 от 26 апреля 2026 года)․

Шаги заполнения (бумажная форма)

1. Порядковый номер записи – указывается в первой колонке․
2. Дата начала работы – вторая колонка; Записывается дата, когда работник начал трудиться у ИП․
3. Данные работодателя – в третьей колонке указываются полное наименование ИП и сокращённая форма «ИП»․
4. ФИО работника – в следующей колонке․
5. Должность и должностные обязанности – в колонке «Должность»․
6. Размер заработной платы – в колонке «Заработная плата»․
7. Подпись работодателя – ИП подписывает запись․ При необходимости подпись может быть заверена нотариально, чтобы избежать проблем с проверками․
8. Дата и подпись сотрудника – сотрудник подтверждает запись․

Пример записи

В таблице ниже приведён пример заполнения записи в трудовой книжке ИП:

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Для перехода на ЭТК необходимо:

• Зарегистрироваться в системе «Электронная трудовая книжка»;
• Получить электронный сертификат ИП;
• Вносить записи через портал, используя электронную подпись;
• Сохранять копии электронных записей в течение 10 лет после окончания трудового договора․

Переходный период и сроки

С 1 января 2026 года все ИП обязаны вести только электронные трудовые книжки․ Однако в некоторых случаях допускается использование бумажных форм до окончания переходного периода․ После его завершения все записи должны быть перенесены в ЭТК․

Как вести учет трудового стажа

• Сохраняйте трудовые книжки в отдельном файле, защищённом от потери и повреждения;
• Ведите отдельную книгу учёта движения трудовых книжек (бумажный носитель) в соответствии с приказом Минтруда;
• При увольнении сотрудника фиксируйте дату увольнения и основания в трудовой книжке;
• Передайте сотруднику копию трудовой книжки после завершения трудового договора․

Часто задаваемые вопросы

1. Может ли ИП внести запись в трудовую книжку самому себе? – Нет, ИП не ведёт трудовую книжку для себя, так как это не предусмотрено законодательством․
2. Нужна ли нотариальная заверка подписи ИП? – В большинстве случаев подпись ИП заверяется в электронной системе, но при бумажной форме можно заверить подпись нотариально для избежания проблем с проверками․
3. Как долго нужно хранить трудовую книжку? – До 10 лет после окончания трудового договора․
4. Что делать, если работник не работал ранее? – В трудовой книжке фиксируется только дата начала работы и сведения о работодателе;
5. Можно ли использовать бумажную трудовую книжку после 2026 года? – После завершения переходного периода (1 января 2026 года) использование бумажных форм не допускается, если только это не предусмотрено исключением․

Для индивидуальных предпринимателей ведение трудовых книжек сотрудников является обязательным и регулируется Трудовым кодексом РФ․ С 2026 года все записи должны вноситься в электронный формат, однако бумажные формы всё ещё могут использоваться в переходный период․ Правильное оформление записей, соблюдение сроков и хранение документов помогут избежать штрафов и проблем с контролирующими органами․

Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, рекомендуется обратиться к специалисту по кадрам или в бухгалтерию, а также следить за обновлениями в законодательстве через официальные источники, такие как «Моё дело» и портал Минтруда․