Вопрос о ведении трудовых книжек индивидуальными предпринимателями (ИП) в Республике Беларусь часто вызывает путаницу. Законодательство здесь имеет свою специфику, которая существенно отличается от правил для юридических лиц. Главный принцип, который нужно запомнить: индивидуальный предприниматель, принимающий работника по трудовому договору, НЕ ЗАПОЛНЯЕТ и НЕ ВЕДЕТ трудовую книжку на этого работника, если работа у данного ИП является для сотрудника основным местом работы.

Основное правило: когда ИП НЕ заполняет трудовую книжку

Согласно Постановлению Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 10 января 2020 г. № 1 (вступившее в силу с 28 января 2020 года), для работников, принятых к нанимателям-физическим лицам (в т.ч. к индивидуальным предпринимателям), трудовая книжка установленного образца заполняться не будет.

Это означает, что если ИП нанимает человека на постоянную работу по трудовому договору (это его основная деятельность и основной доход), то:

• ИП не имеет права требовать от работника предъявления трудовой книжки.
• ИП не обязан делать в ней какие-либо записи (ни о приеме, ни об увольнении).
• Сведения о работе у ИП не будут отражены в трудовой книжке работника.

Основание: Статья 50 Трудового кодекса Республики Беларусь устанавливает, что трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности в случаях, когда ее заполнение обязательно. Для работников ИП (наниматель-физлицо) это заполнение необязательно.

Исключения: когда запись в трудовую книжку ВНОСИТСЯ

Существуют ситуации, когда сведения о работе у ИП всё же подлежат отражению в трудовой книжке. Это происходит, если работа у данного ИП не является для работника основным местом работы. К таким случаям относятся:

1. Работа по гражданско-правовым договорам (договоры подряда, оказания услуг и т.д.). Сведения о такой деятельности не вносятся в трудовую книжку. Однако, если у работника уже есть основное место работы по трудовому договору, и он одновременно работает у ИП по гражданско-правовому договору, то об этом втором месте работы запись в трудовую книжку также не делается.
2. Совмещение. Если работник уже имеет основное место работы (где у него заполняется трудовая книжка) и по совместительству работает у ИП по трудовому договору, то ИП не заполняет для него трудовую книжку. Запись о совместительстве вносится по месту основной работы, если работник предоставит ИП справку с основного места работы.
3. Прием на работу впервые. Если человек впервые выходит на работу и его нанимает именно ИП (и это его единственное место работы), то с 2020 года трудовая книжка ему не выдается и не заполняется. Сведения о его трудовой деятельности будут храниться в базе данных Фонда социальной защиты населения (как и у всех работников ИП).

Ключевые вопросы и ответы

А что с пенсией? Хватит ли записей в трудовой?

Для назначения пенсии в Беларуси необходимы сведения о страховом стаже. Работа по трудовому договору у ИП входит в страховой стаж на общих основаниях. ИП как наниматель обязан перечислять страховые взносы за работника в Фонд социальной защиты. Все эти данные автоматически учитываются в индивидуальном лицевом счете работника. Поэтому для оформления пенсии не требуется записи в трудовой книжке об этом периоде работы. Информация будет получена из фонда.

А если я ИП и хочу работать на себя? Вношу ли я запись о своей предпринимательской деятельности?

Нет. Сведения об осуществлении индивидуальной предпринимательской деятельности не вносятся в трудовую книжку. Трудовая книжка ведется только при трудовых отношениях с нанимателем (работодателем). Самозанятость (ИП) не является таковым отношением. Период предпринимательской деятельности учитывается при назначении пенсии на основании сведений из налоговых органов и Фонда социальной защиты.

Как получить дубликат трудовой книжки, если я работал у ИП?

Если у работника была потеряна или испорчена трудовая книжка, и он работал у ИП (при этом это было его основное место работы или нет), то дубликат выдается не ИП, а тем нанимателем, который последним вел эту книжку. Поскольку ИП не ведет книжку, то дубликат на период работы у ИП не оформляется. При назначении пенсии или предоставлении других социальных гарантий период работы у ИП будет подтверждаться справкой из Фонда социальной защиты или иными документами (трудовым договором, расчетными листками), но не записью в дубликате трудовой.

А печать на трудовой книжке? Ставит ли её ИП?

Поскольку ИП не заполняет трудовые книжки на своих работников, он не ставит и не должен ставить на них свою печать. Печать на трудовой книжке ставится только тем нанимателем (юридическим лицом или ИП), который официально ведет эту книжку и делает в ней запись. Для работников ИП (как основное место работы) печать не требуется.

Порядок выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей

Бланки трудовых книжек и вкладышей (для дополнения при заполнении всех страниц) выдаются субъектам хозяйствования, состоящим на учете в инспекции МНС. Индивидуальные предприниматели могут получить бланки для своих работников только в том случае, если они ведут трудовые книжки на этих работников (например, если работа у ИП не является для сотрудника основной). В подавляющем большинстве случаев, когда ИП — основной наниматель, эта процедура ему не требуется.

Важные выводы для работника и для ИП

Для работника, устраивающегося к ИП:

• Вам не нужно предоставлять трудовую книжку, если ИП — ваше основное место работы.
• Запись о работе у ИП в вашу трудовую книжку не будет внесена.
• Ваш страховой стаж и период работы для пенсии будут учтены автоматически через Фонд социальной защиты.
• Если у вас уже есть основное место работы, и вы работаете у ИП по совместительству, сообщите об этом по месту основной работы для корректного учета стажа.

Для индивидуального предпринимателя:

• Вы не обязаны вести трудовые книжки на сотрудников, для которых работа у вас, основное место работы.
• Вы не имеете права требовать трудовую книжку у такого сотрудника и делать в ней записи.
• Вы обязаны заключать с сотрудником трудовой договор в письменной форме и перечислять за него страховые взносы.
• Вы обязаны вести трудовые книжки только на тех работников, для которых работа у вас не является основной (например, если они работают у вас по совместительству, а основное место работы — в другой организации, и эта организация не вносит запись о совместительстве). В этом случае вы должны получить трудовую книжку от работника, внести запись и поставить свою печать.

Законодательство Беларуси четко разделяет обязанности по ведению трудовых книжек. Для индивидуального предпринимателя как для основного нанимателя эта обязанность отсутствует. Все сведения о трудовой деятельности и страховом стаже передаются в электронном виде в Фонд социальной защиты. Это упрощает процедуру трудоустройства и снимает с ИП административную нагрузку по ведению документации, но возлагает на него ответственность за своевременные и правильные отчисления страховых взносов.

Важно: Данная статья носит справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется обращаться за консультацией в Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь, Фонд социальной защиты населения или к юридическому специалисту.