При приеме на работу иностранных граждан российские работодатели часто сталкиваются с вопросом: что делать с их трудовыми книжками? Нужно ли заводить новую‚ можно ли вносить записи в документ‚ выданный в другой стране‚ и как учитывать стаж? В данной статье мы подробно разберем правила ведения трудовых книжек иностранцев на территории РФ‚ опираясь на актуальное законодательство и разъяснения Минтруда России.

Общие правила приема иностранцев на работу

Согласно действующему трудовому законодательству Российской Федерации‚ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Однако статус иностранного гражданина вносит свои коррективы в процедуру оформления.

Главное правило‚ которое необходимо помнить работодателю: если у иностранного работника нет трудовой книжки российского образца‚ работодатель обязан завести ему новую трудовую книжку установленного в РФ образца.

Когда необходимо заводить новую трудовую книжку?

Новый бланк трудовой книжки (утвержденный Постановлением Правительства РФ) оформляется в следующих случаях:

• Работник прибыл из страны‚ где выдавались трудовые книжки иного формата‚ не признаваемого в РФ.
• У работника отсутствует любой документ о трудовой деятельности.
• Предоставленная иностранная трудовая книжка не соответствует образцам‚ признаваемым на территории России (например‚ не имеет перевода или не соответствует формам 1938 или 1974 годов для некоторых категорий граждан).

> Важно: Работодатель не обязан переносить записи из иностранной трудовой книжки во вновь выдаваемый российский бланк. Стаж‚ полученный за рубежом‚ может учитываться по желанию работодателя или в случаях‚ предусмотренных международными договорами (например‚ для расчета больничных листов)‚ но механическое копирование записей не требуется.

Особый статус граждан Беларуси‚ Казахстана‚ Армении и Кыргызстана

Ситуация кардинально меняется‚ если на работу устраивается гражданин страны — участницы Евразийского экономического союза (ЕАЭС). Согласно Договору о ЕАЭС‚ трудящиеся этих государств пользуются равными правами с гражданами РФ.

Граждане Республики Беларусь

Если гражданин Беларуси предоставляет трудовую книжку советского образца (1974 года) или российского образца:
Работодатель обязан продолжать ведение этой книжки.
В нее вносяться все записи о приеме‚ переводе и увольнении на русском языке.
Заводить новую книжку не нужно‚ даже если в белорусскую книжку ранее был вшит российский вкладыш.
> Цитата из практики: «В том случае‚ если трудовая книжка гражданина отвечает форме‚ признаваемой на территории Российской Федерации (образца 1938 года или 1974 года)‚ в нее следует вносить записи о трудоустройстве на территории Российской Федерации».

Граждане Украины‚ ДНР‚ ЛНР

Для граждан Украины‚ а также лиц без гражданства‚ постоянно проживающих на территориях Украины‚ ДНР и ЛНР‚ действуют схожие правила‚ если они предоставляют трудовые книжки советского образца (1973–1974 гг.) или российские:

• Если книжка образца 1973–1974 гг. и заполняется на русском языке — записи вносятся непосредственно в нее.
• Если книжка украинского образца нового типа (не советского)‚ которая не может быть продолжена по техническим причинам (например‚ закончились страницы или формат не позволяет вшить российский вкладыш)‚ работодатель может завести новую трудовую книжку российского образца.
• В случае‚ если в украинской книжке уже есть записи от российских работодателей‚ новый российский работодатель имеет полное право продолжить ведение этого документа.

Пошаговая инструкция: как сделать запись

Если вы определили‚ что запись вносится в имеющуюся книжку (советского/российского образца у иностранца) или в новую российскую книжку‚ процедура должна строго соответствовать правилам‚ действующим в РФ на день внесения записи (2026 год).

Алгоритм действий работодателя:

Проверка документа. Убедитесь‚ что трудовая книжка принадлежит предъявителю (фотография‚ если есть‚ должна соответствовать). Проверьте‚ является ли бланк действительным.
Издание приказа. Оформите приказ (распоряжение) о приеме на работу. Ознакомьте работника с приказом под подпись в трехдневный срок.
Заполнение ьного листа (только для новой книжки).

• Впишите ФИО‚ дату рождения‚ образование‚ профессию.
• Все данные вписываются на основании документов (паспорт‚ диплом).
• Работник ставит свою подпись.
• Ответственное лицо (кадровик) ставит подпись и печать организации (при наличии).

Внесение записи о приеме.

• В графе 3 указывается: «Принят в [название отдела] на должность [название должности]».
• В графе 4 указывается номер и дата приказа о приеме.
• Запись должна быть сделана чернилами черного‚ фиолетового или синего цвета.
• Запрещены сокращения (кроме общепринятых).

Заверение. Запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется). Работник также должен заверить запись своей подписью.

Учет стажа для больничных листов

Один из самых сложных вопросов, расчет страхового стажа для оплаты больничного листа.

• Стаж работы иностранного гражданина‚ полученный в другой стране‚ не является обязательным к учету при расчете пособий в РФ‚ если иное не предусмотрено международными договорами.
• Однако работодатель вправе учитывать этот стаж‚ если работник предоставит соответствующие документы (заверенный перевод трудовой книжки‚ справки с предыдущих мест работы).
• Для граждан стран ЕАЭС (Беларусь‚ Казахстан‚ Армения‚ Кыргызстан) периоды работы на родине‚ как правило‚ учитываются при расчете стажа наравне с российскими периодами.

Частые ошибки и как их избежать

| Ошибка | Почему это неправильно | Как правильно |
| :— | :— | :— || Внесение записей в иностранную книжку на национальном языке | Записи в РФ должны вестись только на русском языке. | Делать записи только на русском языке. Если книжка иностранная‚ но признается РФ (советский образец) — пишем по-русски. |
| Отказ в приеме на работу из-за отсутствия российской трудовой | Для иностранцев (кроме граждан ЕАЭС с советскими книжками) работодатель сам заводит книжку. | Принять работника‚ оформить новую трудовую книжку российского образца. |
| Перенос всех записей из иностранной книжки | Это не требуется по закону и может привести к ошибкам. | Завести новую книжку и начать с записи о приеме. Иностранный стаж учесть по справкам при необходимости. |
| Игнорирование книжки гражданина Беларуси | Нарушение прав граждан стран ЕАЭС. | Принять белорусскую/советскую книжку и продолжать ее вести. |

Оформление трудовой книжки иностранного гражданина требует внимательного подхода к происхождению документа и гражданству сотрудника.

Если у вас работает гражданин страны ЕАЭС (Беларусь‚ Казахстан‚ Армения‚ Кыргызстан) с трудовой книжкой советского или российского образца — продолжаем вести её.
Если иностранец предоставил книжку‚ не признаваемую в РФ‚ или не имеет её вовсе, заводим новую российскую трудовую книжку.
Все записи вносятся исключительно на русском языке с соблюдением актуальных правил делопроизводства.

Соблюдение этих правил поможет избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечит правильный учет стажа ваших сотрудников.