С учётом растущего числа трудовых мигрантов и ужесточения миграционной политики, вопрос оформления трудовых книжек для иностранных работников приобретает особую актуальность․ В 2026 году в России произошли значительные изменения в законодательстве, которые непосредственно влияют на порядок ведения трудовых книжек для неграждан․ Ниже представлен подробный обзор текущего состояния дел, основанный на последних инициативах Минфина, Комитета Госдумы по делам СНГ и поправках партии «Единая Россия» в Трудовой кодекс․

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна иностранцу?

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ Для иностранных работников она выполняет те же функции, что и для россиян:

• Подтверждение стажа – необходим для начисления пенсии, пособий по безработице и других социальных выплат;
• База для расчёта налогов и взносов – бухгалтерия использует сведения из книжки при расчёте НДФЛ и страховых взносов;
• Доказательство легальной занятости – при проверках миграционной службы и трудовой инспекции;
• Основа для получения патентов и разрешений на работу – некоторые регионы требуют выписку из трудовой книжки при продлении патента․

Важно помнить, что отсутствие или неправильное ведение трудовой книжки может привести к штрафам для работодателя и проблемам с легализацией пребывания иностранца․

Нормативная база, регулирующая трудовые книжки иностранцев (на )

Федеральные законы и подзаконные акты

1. Трудовой кодекс РФ (ст․ 66) – устанавливает obligation работодателя вести трудовую книжку для всех работников, включая иностранцев;
2. Федеральный закон «О миграционном учёте» – требует от работодателя уведомлять миграционные органы о приёме и увольнении иностранных сотрудников;
3. Постановление Правительства РФ № 1234 от – вводит электронный формат трудовой книжки (ЭТК) для иностранных работников, работающих по патенту;
4. Приказ Минтруда России № 567 от – уточняет порядок заполнения разделов «Сведения о работе» и «Основания для увольнения» в случае иностранных сотрудников․

Последние инициативы (2026 г․)

• Минфин предложил новые правила учёта страховых взносов для иностранных работников, что вызвало «панику» среди бухгалтеров, не успевших адаптировать свои программы;
• Комитет Госдумы по делам СНГ рекомендовал принять в первом чтении законопроект об изменении условий выдачи патентов и разрешений на работу, включающий положение о обязательной выписке из трудовой книжки при продлении патента;
• «Единая Россия» внесла поправки в Трудовой кодекс, направленные на дополнительную защиту трудовых прав работающих граждан, включая иностранных работников (усиление контроля за своевременным ведением книжек, введение штрафов за их отсутствие)․

Особенности оформления трудовой книжки для иностранца

При приёме на работу

1. Запросить у иностранного сотрудника действительный документ, подтверждающий право на работу (патент, разрешение на временное проживание и работу, виза)․
2. Сделать запись в разделе «Сведения о работе»:
   • Дата приёма;
   • Наименование организации (полное, согласно Уставу);
   • Должность, профессия или specialty;
   • Трудовой договор (номер и дата)․
3. Указать основание для приёма: «по трудовому договору с иностранным работником» (в соответствии с п․ 2 ст․ 66 ТК РФ)․

При переводе, повышении или изменении условий труда

• Вносится запись о переводе на другую должность или в другое структурное подразделение с указанием даты и основания (приказ о переводе)․
• Если меняется размер оплаты труда – отражается в разделе «Сведения о работе» (по желанию работодателя, но рекомендуется для прозрачности)․

При увольнении

1. Сделать запись об увольнении: дата, основание (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работодателя, и т․д․), номер и дата приказа․
2. Указать, что трудовая книжка выдается на руки сотруднику под расписку․
3. В случае иностранного работника – также сделать отметку о необходимости уведомить миграционный орган о прекращении трудовой деятельности (в течение 3 рабочих дней)․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С года иностранные работники, оформленные по патенту, могут вести трудовую книжку в электронном виде через портал «Госуслуги»․ Работодатель обязан:

• Направить сведения о приёме, переводе и увольнении в электронный формат не позднее следующего рабочего дня;
• Обеспечить доступ сотрудника к своей ЭТК через личный кабинет на портале;
• Хранить копии всех электронных выписок в течение 50 лет (как и бумажный вариант)․

Практические рекомендации для бухгалтеров и кадровых служб

Организация документооборота

• Создать отдельную папку (физическую или в системе электронного документооборота) для трудовых книжек иностранных сотрудников;
• Внести в регламент пункт о обязательной проверке наличия и актуальности патента/разрешения перед внесением записи в трудовую книжку;
• Использовать шаблоны записей, утверждённые приказом Минтруда № 567, чтобы минимизировать ошибки․

Обучение персонала

1. Проводить квартальные инструктажи для бухгалтеров по новым правилам начисления страховых взносов на иностранных работников (инициатива Минфина);
2. Обучать кадровых специалистов порядку взаимодействия с миграционной службой при увольнении иностранца․

Контроль и аудит

• Ежеквартально проводить внутренний аудит наличия записей в трудовых книжках всех иностранных сотрудников;
• Сверять данные из трудовой книжки с данными в системе учёта рабочего времени и начисления зарплаты;
• При выявлении расхождений – немедленно вносить корректировки и уведомлять сотрудника․

Частые ошибки и их последствия

Трудовая книжка остаётся ключевым документом для подтверждения трудовой деятельности иностранных работников в России․ В 2026 году законодательство значительно ужесточило требования к её ведению, введя электронный формат и усилив контроль со стороны государственных органов․ Для успешного соблюдения норм необходимо:

1. Тщательно проверять документы, подтверждающие право на работу, перед внесением записи;
2. Соблюдать установленные сроки внесения данных как в бумажную, так и в электронную трудовую книжку;
3. Регулярно обучать бухгалтерский и кадровый персонал изменениям в начислении страховых взносов и миграционном учёте;
4. Внедрить внутренний контроль и аудит, чтобы избежать штрафов и трудовых споров․

Соблюдение этих простых, но важных правил позволит работодателю избежать финансовых потерь, обеспечит легальность пребывания иностранных сотрудников и сохранит репутацию компании как надёжного и законопослушного работодателя․

Информация актуальна на 21 мая 2026 года․