В 2026 году порядок ведения и оформления трудовых книжек изменился, но основные принципы остаются прежними. Ниже подробно рассматривается, может ли индивидуальный предприниматель (ИП) самостоятельно вносить записи в трудовые книжки своих сотрудников, какие требования к оформлению действуют, и какие нюансы следует учитывать.

Правовая база

В 2026 году правила заполнения и хранения трудовых книжек регулируются:

• Трудовым кодексом РФ;
• Постановлением Правительства РФ № 320н «Об порядке учёта трудовых книжек и вкладышей в них»;
• Инструкцией по заполнению трудовых книжек, актуализированной 22 января 2026 г.;
• Требованиями к печати ИП, установленными в 2026 году.

Кто вносит записи в трудовые книжки?

Согласно действующим нормам, в книжку вносятся сведения о:

• приёме на работу;
• выходе со работы;
• смене места работы;
• воинской службе, отпуске, отпуске по уходу за ребёнком и т.д.

Записи могут делать:

• Работодатель (ИП) – если он ведёт учёт самостоятельно;
• Уполномоченный представитель (например, бухгалтер или HR‑специалист), назначенный ИП;
• Сам работник – только в случае, когда он самостоятельно выбрал форму ведения документа (см. пункт 6 инструкции 2026 г.).

Подпись руководителя

В книжке должна быть поставлена подпись лица, ответственного за её ведение. Для ИП это обычно сам предприниматель, но подпись может быть поставлена и уполномоченным им лицом.

Печать ИП и её обязательность

В 2026 году печать ИП имеет особое значение:

• Если ИП использует печать, то её оттиск обязателен на титульном листе трудовых книжек;
• Оттиск ставится в т.ч. и на каждой странице, где вносятся записи;
• Отсутствие печати допускается только в случае, когда ИП не использует её в своей деятельности.

Бумажный vs электронный формат

Согласно инструкции 2026 г., трудовые книжки могут вестись:

• в бумажном виде – на бумажных формах;
• в электронном виде – с помощью специализированных программ, однако электронный вариант должен соответствовать требованиям к хранности и доступу.

Важно: в 2026 году создавать новые бумажные трудовые книжки нельзя. Если у ИП уже есть бумажные формы, их можно использовать до окончания срока их действия.

Особенности оформления для ИП

Для индивидуального предпринимателя действуют следующие особенности:

• Титульный лист оформляется с указанием ФИО, ИНН, ОГРНИП и реквизитов ИП;
• На титульном листе ставится подпись ответственного лица и, при наличии печати, её оттиск;
• Записи в книжке вносятся в том же порядке, что и у юридических лиц, но без необходимости оформления отдельного акта приёма на работу;
• Если ИП совмещает функции работодателя и бухгалтера, он может вести учёт самостоятельно, но должен обеспечить подпись и печать (при их наличии).

Можно ли ИП вносить записи в собственную книжку?

По мнению экспертов (nalog‑nalog.ru), ИП не вносит записи в свою собственную трудовые книжки, если он сам является работником (например, когда ИП работает одновременно и как работодатель, и как исполнитель). Однако:

• Если ИП нанимает сотрудников, он обязан вести их книжки и вносить в них записи;
• Для собственного трудового договора (если ИП работает на себя) оформление книжки не требуется – вместо неё используются другие документы (например, договоры с ФНС).

Примеры заполнения записей

Ниже приведены типичные записи, которые ИП может вносить в книжку сотрудника:

1. Приём на работу – дата, должность, место работы, основной трудовый договор;
2. Смена места работы – дата перехода, новая должность;
3. Отпуск – даты начала и окончания отпуска, тип отпуска;
4. Выход со работы – дата увольнения, причина, расчётные выплаты;
5. Воинская служба – даты призыва, отсрочки, возвращения.

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Нужна ли печать на каждой странице трудовых книжки ИП?
  Ответ: Да, если ИП использует печать, её оттиск должен быть на титульном листе и на каждой странице, где вносятся записи.
• Вопрос: Можно ли вести трудовые книжки в электронном виде?
  Ответ: Да, но только при условии, что электронный документ соответствует требованиям к хранности и доступу, установленным законодательством.
• Вопрос: Что делать, если бумажная форма книжки уже устарела?
  Ответ: В 2026 году новые бумажные формы не создаются. ИП должны использовать уже имеющиеся формы до их полного износа, после чего переходят на электронный вариант.

Итак, ИП может вносить записи в трудовые книжки своих сотрудников, но только в качестве работодателя. При этом:

• записи вносятся в соответствии с установленным порядком;
• на титульном листе и на каждой странице (при наличии печати) ставится подпись ответственного лица и печать ИП;
• с 2026 года предпочтительно использовать электронный формат, однако существующие бумажные формы могут быть использованы до их полной замены;
• ИП, ведущий учёт самостоятельно, обязан обеспечить подпись, печать и правильное оформление каждой страницы.

Соблюдение этих требований позволяет избежать штрафов, упростить работу с контролирующими органами и обеспечить надёжный учёт трудовых отношений.