Вопрос о том, нужно ли ставить в трудовой книжке запись «Ознакомлен» при увольнении, часто вызывает путаницу среди работодателей и работников. В настоящей статье разберёмся, какие требования действуют в 2026 году, как правильно оформлять запись об увольнении, где ставить печать и подпись, а также какие ошибки стоит избегать.

Что такое «запись ознакомлен»?

«Запись ознакомлен» – это отметка, которую работник ставит в личную карточку Т‑2 (или в трудовую книжку), подтверждая, что он ознакомился с приказом об увольнении и всеми связанными с ним документами. В большинстве случаев эта отметка не обязательна, но её наличие может облегчить проверку работодателя и избежать споров о правильности оформления увольнения.

Правовые основы

• Трудовой кодекс РФ – статья 278 (переопределена в 2026 году) устанавливает порядок внесения записи об увольнении. В ней уточняется, что запись должна содержать:
  • дата увольнения
  • основание увольнения
  • номер и дата приказа
  • печатка и подпись уполномоченного лица
• В 2026 году в ТК уточнено, что «запись ознакомлен» не является обязательной, но при наличии такой отметки проверяющий орган может считать её подтверждением правильности оформления.
• Согласно КонсультантПлюс (2025 г.) в личной карточке Т‑2 работник ставит подпись о том, что ознакомлен с приказом об увольнении. Это не заменяет печать работодателя, а дополняет её.

Как правильно оформить запись об увольнении?

Структура записи

Запись в трудовой книжке должна выглядеть следующим образом (пример 2025 г.):

Дата увольнения: 
Основание увольнения: по инициативе работодателя
Приказ № 123 от 
Печать организации
Подпись уполномоченного лица

Если работник ставит отметку «Ознакомлен», она размещается в отдельной строке после основной записи:

Ознакомлен: 
Подпись работника

Где ставить печать?

Печать работодателя должна находиться на той же странице, где указана должность уполномоченного лица (директор, начальник отдела и т.п.). Это подтверждает, что запись внесена официально.

Где ставить подпись?

Подпись уполномоченного лица ставится рядом с печатью. Если работник ставит отметку «Ознакомлен», его подпись размещается в строке «Ознакомлен».

Электронная трудовая книжка (EFS‑1)

В 2025 году вводится электронная форма ЕФС‑1, которую работодатели обязаны отправлять в Социальный фонд при увольнении. В форме указываются те же данные, что и в бумажной записи.

Что делать, если работник не может ознакомиться с приказом?

Если работник отсутствует в момент увольнения, работодателю необходимо:

• Составить запись о невозможности ознакомления с приказом.
• Отправить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (если ведётся) или согласовать её отправку по почте.

Частые ошибки и как их избежать

1. Неправильная дата – убедитесь, что дата увольнения совпадает с датой подписания приказа.
2. Отсутствие печати – печать обязана быть на той же странице, что и должность уполномоченного лица.
3. Неполные реквизиты приказа – обязательно указывайте номер и дату приказа.
4. Необязательная запись «Ознакомлен» – ставьте её только по желанию работника, но не забывайте, что отсутствие такой отметки не считается ошибкой.
5. Отсутствие подписи работника – если работник ставит отметку «Ознакомлен», подпись обязательна.

Образцы записей

• Образец 2025 г. – в ConsultantPlus доступны готовые шаблоны.
• Образец 2026 г. – в официальном портале Минтруда можно скачать актуальные формы.

FAQ

Вопрос 1: Нужно ли ставить подпись работника в трудовой книжке?

Ответ: Если работник ставит отметку «Ознакомлен», подпись обязательна. Если отметки не ставят – подпись не требуется.

Вопрос 2: Что делать, если работник не пришёл за трудовой книжкой?

Ответ: Отправьте ему уведомление о необходимости явиться за книжкой или согласуйте её отправку по почте. Запись об увольнении в книжке оформляется, но работник может получить копию по почте.

Вопрос 3: Какой документ подтверждает, что работник ознакомлен?

Ответ: Личная карточка Т‑2 с подписью работника, а также, при желании, отдельная строка «Ознакомлен» в трудовой книжке.

Запись об увольнении в трудовой книжке должна быть точной, содержать все реквизиты приказа и иметь печать уполномоченного лица. Отметка «Ознакомлен» не обязательна, но её наличие может упростить проверку и избежать споров. При оформлении записи следите за датами, реквизитами и правильным размещением печати и подписей.

Таким образом, соблюдая требования Трудового кодекса и рекомендации официальных источников, вы гарантируете корректность оформления увольнения и защиту интересов как работодателя, так и работника.