Вопрос о статусе трудовых книжек в системе строгой отчетности часто вызывает недоразумения как у работодателей, так и у бухгалтеров. В этой статье разберём, что такое строгая отчетность, как трактуются трудовые книжки в российском законодательстве, какие требования предъявляются к их изготовлению и хранению, а также как правильно вести учёт в бухгалтерском учёте.
Что такое строгая отчетность?
Строгая отчетность – это система документооборота, в которой каждый документ имеет уникальный номер, дату выдачи, подпись уполномоченного лица и печать организации. Такие документы подлежат обязательному учёту, хранению и проверке со стороны налоговых и иных контролирующих органов.
К документам строгой отчетности относятся:
- Трудовые книжки и вкладыши к ним;
- Банковские выписки и платежные поручения;
- Счета и накладные;
- Дипломы, сертификаты и другие кадровые документы.
Трудовые книжки, как правило, считаются одним из ключевых документов строгой отчетности.
Законодательный статус трудовых книжек
Трудовой кодекс РФ
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан. В статье 66.1 указано, что работодатель может вести трудовую книжку в бумажной или электронной форме.
Приказ Минфина РФ от N 117н
Приказ Минфина РФ от N 117н «О трудовых книжках» определяет, что трудовые книжки и вкладыши к ним являются бланками строгой отчетности. Изготовление бланков осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединением Г Министерства финансов РФ. Бланки имеют соответствующую степень защиты и нумерацию.
Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки
Пункт 2 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки устанавливает, что перечень бланков строгой отчетности определяется работодателем в рамках его учетной политики. Чаще всего в такой перечень включаются:
- Трудовые книжки;
- Вкладыши к трудовым книжкам;
- Внутренние кадровые бланки;
- Финансовые бланки.
Бланки строгой отчетности и бухгалтерский учёт
Банковские счета (БСО) – это бухгалтерский счёт, на котором отражаются бланки строгой отчетности. В бухгалтерском учёте трудовые книжки учитываются как бланки строгой отчетности и отражаются в счёте 006 (Бланки строгой отчетности в условной оценке).
При покупке бланков работодателю необходимо:
- Получить бланки от официального изготовителя;
- Зарегистрировать их в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей;
- Отразить в бухгалтерском учёте как расход по статье «прочие расходы» и одновременно как актив в счёте 006.
Электронная трудовая книжка
С 1 января 2020 г. в России действует электронная трудовая книжка – цифровой аналог бумажного документа. Она хранится в электронной базе Социального фонда России (СФР) и содержит сведения о трудовом стаже, заработной плате и социальных выплатах.
Для новых сотрудников, принятых в 2026 г., трудовая книжка открывается в электронной форме. Работник может выбрать способ ведения: электронную или бумажную. Однако, даже если используется электронный формат, бумажные бланки остаются документами строгой отчетности и подлежат учёту в бухгалтерском учёте.
Как подготовить образцы заполнения?
Для печати бумажных бланков можно скачать шаблон в формате Word, распечатать и использовать как образец. Однако это только шаблон – настоящий бланк должен быть изготовлен официальным производителем.
Практические рекомендации для работодателей
- Проверьте, что у вас есть официальные бланки трудовых книжек и вкладышей, изготовленные в соответствии с приказом Минфина РФ.
- Ведите книгу учёта движения трудовых книжек, где фиксируете серию, номер, дату заполнения и сведения владельца.
- Отражайте бланки в бухгалтерском учёте по счёту 006 и по статье «прочие расходы».
- Если компания принимает наличные без ККТ и использует типографские бланки, обязательно заводите книгу учёта БСО.
- Обеспечьте хранение бланков в соответствии с требованиями строгой отчетности: в защищённом месте, с ограниченным доступом.
- При переходе на электронную трудовую книжку убедитесь, что все сведения о сотрудниках корректно передаются в СФР.
Трудовые книжки и вкладыши к ним безусловно являются бланками строгой отчетности. Они подлежат обязательному учёту, хранению и проверке. Независимо от того, используется ли бумажная или электронная форма, работодатели обязаны соблюдать требования законодательства, обеспечивать правильный учёт в бухгалтерском учёте и хранить документы в соответствии с установленными правилами.
Таким образом, если вы – работодатель, не забывайте, что трудовые книжки – это не просто бумажный документ, а важный элемент системы строгой отчетности, который требует особого внимания и соблюдения всех нормативных требований.