Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж и историю занятости работника. Её корректное ведение и хранение регулируется Трудовым кодексом РФ‚ а также нормативными актами Пенсионного фонда‚ Социального фонда и трудовой инспекции. В зависимости от цели проверки её могут выполнять разные органы и подразделения. Ниже подробно рассмотрены все основные субъекты‚ осуществляющие контроль за трудовыми книжками.

Внутренняя проверка (работодатель)

Кадровик‑практик / отдел кадров

Первичная проверка трудовых книжек проводится непосредственно работодателем:

• При приёме на работу – специалист отдела кадров сверяет данные в книжке с представленными документами (паспорт‚ СНИЛС‚ diploma) и проверяет наличие всех необходимых записей о предыдущих местах работы.
• При оформлении отпусков‚ больничных‚ переводов и увольнений – кадровая служба обеспечивает своевременное внесение записей и их соответствие фактическим событиям.
• Периодический внутренний аудит – многие организации проводят плановые проверки трудовых книжек (например‚ раз в полгода) для выявления технических ошибок‚ пропущенных записей или несоответствий.

Внутренний аудит / служба внутреннего контроля

В крупных компаниях функции проверки могут быть возложены на отдел внутреннего аудита. Аудиторы:

• проверяют соблюдение внутренних нормативов по ведению трудовых книжек;
• оценивают эффективность работы кадровой службы;
• формируют рекомендации по устранению выявленных нарушений.

Внешняя проверка (государственные и внебюджетные органы)

Государственная инспекция труда (ГИТ) / трудовая инспекция

Основной орган‚ осуществляющий государственный надзор за соблюдением трудового законодательства. Проверки проводятся:

• Планово – по утверждённому графику‚ обычно с предупреждением за три дня;
• Внепланово – по жалобам работников‚ при выявлении признаков нарушений или в связи с особыми поручениями.

В ходе проверки инспекция:

• запрашивает журнал учёта движения трудовых книжек и вкладышей (КУДТК);
• сверяет записи в книжках с данными в личных делах и отчётах;
• проверяет наличие подписей‚ дат‚ печатных форм и соответствие требованиям ст. 66 ТК РФ.

Источник: материалы КонсультантПлюс (Приказ Роструда от N 20) и статьи о проверках трудовой инспекции в 2025‑2026 гг.

Пенсионный фонд РФ (ПФР) / Социальный фонд РФ (СФР)

С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) контроль за их достоверностью перешёл к фондам социального страхования:

• ПФР (с 2023 г. – СФР) ведёт Реестр застрахованных лиц‚ в который вносятся сведения из ЭТК;
• Фонд предоставляет возможность работодателю и работнику проверить электронную трудовую книжку через личный кабинет на портале «Госуслуги» или непосредственно в системе СФР;
• При выявлении несоответствий фонд может направить запрос работодателю о внесении исправлений.

Источник: инструкция ПФУ‚ материалы UKR.NET и рекомендации по проверке ЭТК (2025‑2026 гг.).

Федеральная служба по труду и занятости (Роструд)

Роструд осуществляет методическое руководство и контроль за деятельностью территориальных органов трудовой инспекции. В его компетенцию входит:

• утверждение форм и порядка ведения КУДТК;
• разработка проверочных листов и методических рекомендаций для инспекторов;
• анализ результатов проверок и подготовка нормативных актов.

Другие внебюджетные фонды и организации

В отдельных случаях проверка трудовых книжек может проводиться:

• Фондом социального страхования при начислении пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
• Пенсионным фондом при назначении и выплате пенсии (сверка стажа и заработка);
• Судебными органами в рамках трудовых споров (проверка подлинности записей).

Проверка электронных трудовых книжек (ЭТК)

С 2021 года ведение трудовых книжек в электронной форме стало обязательным для большинства работодателей. Проверка ЭТК имеет свои особенности:

1. Доступ к данным – работник и работодатель могут просматривать сведения через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в системе СФР.
2. Сверка с реестром – СФР регулярно сверяет данные‚ полученные от работодателя‚ с информацией в Реестре застрахованных лиц.
3. Выявление ошибок – при обнаружении несоответствий (например‚ пропущенный период работы) фонд направляет уведомление о необходимости внесения исправлений;
4. Подтверждение подлинности – электронная подпись и метка времени гарантируют неизменность записей после их внесения.

Проверка ЭТК проводится:

• работодателем при приёме на работу и при внутреннем аудите;
• СФР при плановом и внеплановом контроле;
• трудовой инспекцией в рамках проверки соблюдения требований к ведению трудовых книжек (включая электронный формат).

---

Проверка при приёме на работу и при увольнении

При приёме на работу

Ответственность за проверку лежит на отделе кадров:

• сверка данных в книжке (или ЭТК) с документами‚ представленными кандидатом;
• проверка наличия записей о всех предыдущих местах работы‚ периодах службы в армии‚ обучении;
• оформление вкладыша (при необходимости) и внесение первой записи о приёме.

При увольнении

Кадровик обязан:

• внести запись об увольнении с указанием основания‚ даты и номера приказа;
• выдать трудовую книжку работнику в день увольнения (или направить её почтой с уведомлением о вручении);
• при электронной форме – обеспечить передачу сведений в СФР и получение подтверждения о приёме данных.

---

Ответственность за нарушения при ведении трудовых книжек

Нарушения‚ выявленные в ходе проверок‚ могут повлечь:

• Административные штрафы для должностных лиц и организации (ст. 5.27 КоАП РФ – от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц‚ от 30 000 до 50 000 руб. для организаций);
• Предупреждения и обязательства устранить нарушения в установленный срок;
• Дисквалификация должностных лиц при повторных или тяжких нарушениях;
• Судебные иски работников о возмещении ущерба (например‚ неправильный подсчёт стажа при назначении пенсии).

---

Рекомендации по подготовке к проверке трудовых книжек

1. Вести журнал учёта движения трудовых книжек (КУДТК) в строгом соответствии с формой‚ утверждённой Приказом Роструда от N 20.
2. Регулярно проводить внутренний аудит (не реже одного раза в полгода) и фиксировать результаты.
3. Обеспечить обучение кадровых сотрудников актуальным требованиям ТК РФ и инструкциям ПФР/СФР по электронным трудовым книжкам.
4. Использовать проверочные листы (например‚ форму проверочного листа для федерального государственного контроля‚ приведённую в материалах КонсультантПлюс).
5. При переходе на электронные трудовые книжки своевременно внести все данные в Реестр застрахованных лиц и получить подтверждение от СФР.
6. Хранить оригиналы бумажных книжек в условиях‚ исключающих повреждение (огнестойкие шкафы‚ контроль доступа).
7. При выявлении ошибок немедленно вносить исправления‚ оформляя их соответствующими приказами и записями в книжку.

---

Проверка трудовых книжек осуществляется множеством субъектов: от внутренних служб работодателя (кадровый отдел‚ внутренний аудит) до государственных органов (трудовая инспекция‚ Роструд) и внебюджетных фондов (СФР/ПФР). Каждая из этих структур имеет свои цели‚ полномочия и порядок проведения контроля. Понимание того‚ кто и как проводит проверку‚ позволяет организации своевременно выявлять и устранять нарушения‚ избегать штрафов и обеспечивать защиту прав работников.

Соблюдение порядка ведения и хранения трудовых книжек – не только юридическая обязанность‚ но и важный элемент репутационной надёжности компании. Регулярный внутренний контроль‚ взаимодействие с контролирующими органами и использование современных электронных сервисов помогут поддерживать документацию в актуальном состоянии и успешно проходить любые проверки.