Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовые книжки — это не просто бумажные документы, а документы строгой отчетности, регулируемые законодательством Российской Федерации. Их правильное ведение, хранение и учет — это не просто формальность, а обязанность работодателя, за нарушение которой предусмотрены штрафы, проверки и даже приостановление деятельности организации. В этой статье мы подробно разберем, кто именно должен вести учет трудовых книжек, какие документы требуются, как организовать процесс и кто несет ответственность.

Кто несет основную ответственность за учет трудовых книжек?

Работодатель — это юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который нанимает сотрудников и обязан обеспечить соблюдение всех требований Трудового кодекса РФ и Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225).

Согласно пункту 42 Правил № 225:

Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них.

Это означает, что ответственность за учет трудовых книжек не может быть передана сотруднику или внешней организации, она лежит исключительно на работодателе. Однако сама выполнение операций по учету может быть делегировано уполномоченному сотруднику.

Кто конкретно ведет учет на практике?

Хотя ответственность лежит на работодателе, непосредственное ведение учета трудовых книжек поручается конкретным должностным лицам внутри организации. Кто именно, зависит от размера компании и ее структуры:

Специалист по кадрам (кадровик) — наиболее распространенный вариант. В большинстве организаций эту функцию выполняет сотрудник отдела кадров, отвечающий за прием, переводы, увольнения и ведение личных дел.
Бухгалтер или главный бухгалтер — в небольших компаниях, где нет отдельного кадровика, обязанности по учету трудовых книжек часто возлагаются на бухгалтерию, особенно если он также занимается оформлением приказов о приеме и увольнении.
Руководитель организации — в микро-предприятиях (например, ИП без сотрудников, кроме себя) или при отсутствии других уполномоченных лиц, руководитель может вести учет лично.

Важно! Независимо от того, кто выполняет работу, работодатель обязан издать приказ о назначении ответственного лица за ведение учета трудовых книжек. Без этого приказа организация рискует быть привлеченной к ответственности при проверке Государственной инспекцией труда.

Пример приказа:

ПРИКАЗ
№ ___ от «___» __________ 2026 г.
О назначении ответственного лица за ведение учета трудовых книжек

В целях соблюдения требований Трудового кодекса РФ и Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Назначить _______________ (ФИО), должность: _______________, ответственным за ведение учета трудовых книжек и вкладышей в них.
Обязать ответственное лицо:
— вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей;
— обеспечивать своевременное оформление записей в трудовых книжках;
‒ хранить трудовые книжки в соответствии с требованиями законодательства;
‒ осуществлять прием-передачу книжек при смене ответственного лица.
Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на _______________ (ФИО).

Подпись: _______________ /________________/

Какие документы используются для учета трудовых книжек?

Для обеспечения полного и прозрачного учета работодатель обязан вести следующие документы:

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей

Это обязательный журнал, в который вносятся все операции с трудовыми книжками:

Поступление книжек от новых сотрудников;
Выдача книжек при увольнении;
Выдача вкладышей;
Возврат книжек при восстановлении;
Утрата или повреждение.

Важно! Записи в Книге учета ведутся в хронологическом порядке по дате поступления или выдачи книжки. Дата внесения записи — это дата фактического обращения сотрудника, а не дата приказа.

Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков (п. 44 Правил № 225). Все поступления и расходы бланков фиксируются в отдельном журнале, который ведется бухгалтерией или кадровой службой.

Акт приема-передачи трудовых книжек

При смене ответственного лица (например, уход кадровика в отпуск или увольнение) составляется акт приема-передачи с указанием количества книжек, их номеров, дат поступления и выдачи. Акт подписывается обеими сторонами и прикладывается к делу.

Что насчет электронных трудовых книжек?

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако:

Работодатель не обязан вести учет ЭТК в специальных журналах — все данные хранятся в системе Пенсионного фонда РФ.
Однако работодатель обязан передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде в установленные сроки (не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа).
Для сотрудников, которые выбрали бумажную трудовую книжку, учет ведется в традиционном порядке — в Книге учета и на бумажных бланках.

Важно! Работодатель обязан вести учет только тех трудовых книжек, которые находятся у него на хранении. Электронные книжки не требуют физического учета — но требуют точной и своевременной электронной отчетности.

Ответственность за нарушения

Нарушение порядка ведения учета трудовых книжек влечет административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ:

Для должностных лиц, штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
Для ИП — от 5 000 до 10 000 рублей;
Для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторных нарушениях штрафы увеличиваются, а также возможна приостановка деятельности на срок до 90 суток.

Трудовые книжки: кто отвечает за их ведение и учет