С 1 января 2023 года в России вводятся трудовые книжки нового образца. Это не просто косметический обновлённый бланк, а результат цифровой трансформации кадрового делопроизводства, который предусматривает более удобный и безопасный способ фиксации трудовой истории сотрудника. Ниже вы найдёте подробный разбор всех изменений, правил их использования и практических рекомендаций.
Правовая база и дата вступления в силу
- Постановление Правительства РФ от 24 июля 2021 года № 1250 (вводит новый образец с 1 янв. 2023 г.)
- Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 года № 320н (устанавливает порядок оформления вкладышей и дубликатов)
- Постановление Правительства РФ от 24 июля 2021 года № 1250 (обеспечивает переход к новой форме)
Согласно этим нормативным актам, уже заведённые трудовые книжки менять не нужно. Работодатель может использовать как старые, так и новые бланки, но для оформления дубликатов предпочтительнее новый образец.
Что изменилось в новом образце?
Новый бланк отличается от старого следующими особенностями:
- Толщина бумаги увеличена, чтобы повысить долговечность.
- Увеличено количество разворотов – теперь в одной книжке можно хранить до 20 разворотов.
- На титульном листе появилось место для печати работодателя.
- Добавлены новые поля для записи сведений о трудовом стаже, квалификации и обучении.
- Вкладыш нового образца имеет более чёткую структуру и более подробные инструкции по заполнению.
Как правильно вести новую трудовую книжку?
Приём на работу
При приёме сотрудника в компанию в новый образец записывается следующая информация:
- ФИО сотрудника
- Дата рождения
- Дата приёма на работу
- Должность и подразделение
- Обязанности и должностные обязанности
- Уровень квалификации и квалификационные требования
- Условие трудового договора (постоянный, временный, сезонный)
- Сведения о стаже (если есть предыдущий стаж в другой компании)
Увольнение
При увольнении в новой книжке фиксируются:
- Дата увольнения
- Причина увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работодателя, по инициативе работника)
- Сведения о выплатах (премии, отпускные, компенсации)
- Подпись руководителя и печать работодателя
Перевод внутри компании
При переводе сотрудника в другое подразделение записывается:
- Дата перевода
- Новая должность и подразделение
- Изменение в должностных обязанностях
- Пояснение о причинах перевода
Дубликат
В случае утраты трудовой книжки новый образец позволяет оформить дубликат. Работодатель имеет два варианта:
- Использовать старые чистые бланки, приобретённые до 2024 года.
- Оформить дубликат на бланке нового образца.
При выборе нового образца дубликат оформляется по тем же правилам, что и оригинал, но в отдельном блоке «Дубликат» с указанием причины и даты выдачи.
Практические рекомендации для работодателя
- Обеспечьте наличие достаточного количества новых бланков и вкладышей.
- Проведите инструктаж сотрудников о правильном заполнении новой трудовой книжки.
- Сохраняйте копии всех записей в электронном виде (если это допускается законодательством).
- Проверяйте наличие печати и подписи на каждом развороте.
- При оформлении дубликата обязательно указывайте дату и причину утраты оригинала.
Где можно скачать образцы и инструкции?
Существует несколько официальных источников, где доступны образцы заполнения и инструкции:
- Сайт Гарант.РУ – раздел «Трудовое право» содержит подробные статьи и таблицы.
- Портал КонсультантПлюс – доступ к постановлениям и приказам.
- Официальный портал Минтруда России – публикации приказов и инструкций.
- Сайты кадровых сервисов (Контур.Экстерн, Такском) – готовые шаблоны и примеры записей.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли менять уже заведённые трудовые книжки?
Нет. С 1 янв. 2023 года введён новый образец, но уже существующие книжки остаются действительными. Перевод на новый образец возможен только при оформлении дубликата.
Какой бланк использовать для дубликата?
Можно использовать как старый чистый бланк, так и новый образец. При выборе нового образца дубликат оформляется в отдельном блоке «Дубликат» с указанием причины и даты выдачи.
Что делать, если у меня нет печати работодателя?
В случае отсутствия печати можно использовать штамп с подписью руководителя. Однако в официальных документах предпочтительнее печать.
Можно ли хранить копии записей в электронном виде?
Да, но только в соответствии с требованиями закона о хранении кадровых данных. Электронные копии должны быть защищены паролем и иметь резервное копирование.
Трудовые книжки нового образца – это шаг к более прозрачному и удобному кадровому делопроизводству. Они сохраняют традиционную бумажную форму, но при этом вводят ряд усовершенствований, которые делают процесс ведения трудовой истории более надёжным и понятным. Работодатели и работники должны внимательно ознакомиться с новыми требованиями, чтобы избежать ошибок и недоразумений в будущем.