Делопроизводство в области трудового права — это неотъемлемая часть работы кадровика и бухгалтера. Особое внимание уделяется ведению и заполнению трудовых книжек, которые являются основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. С 1 января 2023 года в России вступили в силу новые правила ведения трудовых книжек, утвержденные приказом Минфина России от 11 апреля 2022 г. № 55н. Эти изменения требуют от работодателей особой внимательности и ответственности при заполнении документов.
Что изменилось с 2023 года?
С 1 января 2023 года в России начали использоваться трудовые книжки нового образца и вкладыши к ним. Это связано с тем, что прежние бланки устарели и не соответствовали современным требованиям к делопроизводству. При этом работники могут без ограничений продолжать использовать ранее выданные трудовые книжки, но при необходимости им выдаются новые бланки установленного образца.
Ключевые изменения:
- Новый бланк трудовой книжки — утвержден приказом Минфина России от 11 апреля 2022 г. № 55н;
- Вкладыши к трудовым книжкам — теперь выдаются в случае необходимости;
- Порядок обеспечения бланками — работодатели должны заранее договариваться о поставке бланков;
- Электронный формат — в перспективе возможно ведение трудовых книжек в электронном виде (в стадии внедрения).
Кто отвечает за заполнение трудовых книжек?
Ответственность за ведение и заполнение трудовых книжек возложена на работодателя. В большинстве случаев это возлагается на:
- Специалиста по кадрам;
- Бухгалтера;
- Руководителя организации;
- Иное уполномоченное лицо, назначенное приказом руководителя.
Как правильно заполнить трудовую книжку?
Общие требования
При заполнении трудовой книжки необходимо соблюдать следующие правила:
- Использовать ручку с чернилами синего, фиолетового или черного цвета. Запрещается использовать карандаш, корректор или шариковую ручку с чернилами другого цвета.
- Писать разборчиво и без исправлений. Если допущена ошибка, необходимо аккуратно зачеркнуть неверную запись и внести правильную информацию.
- Соблюдать хронологический порядок. Записи должны вноситься в строгом соответствии с датами приема, перевода или увольнения.
- Использовать официальные формулировки. Не допускается использование сокращений или неофициальных терминов.
- Подписывать и заверять записи. Все записи должны быть подписаны лицом, ответственным за ведение трудовой книжки, и заверены печатью организации (если таковая имеется).
Основные разделы трудовой книжки
Трудовая книжка состоит из нескольких разделов, каждый из которых заполняется в строгом соответствии с установленными правилами:
ьный лист
- Фамилия, имя, отчество работника — пишется полностью, без сокращений;
- Дата рождения — указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- Образование — указывается уровень образования (среднее, высшее и т.д.);
- Профессия или специальность — указывается согласно документу об образовании;
- Дата заполнения — указывается дата, когда была заведена трудовая книжка.
Сведения о работе
Этот раздел заполняется при приеме на работу, переводе на другую должность или увольнении. Включает следующие записи:
- Дата приема на работу — указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- Наименование должности, указывается полное наименование должности согласно штатному расписанию;
- Основание для приема — указывается номер и дата приказа о приеме на работу;
- Перевод на другую работу — аналогично, указывается дата, должность и основание (приказ);
- Увольнение, указывается дата, причина увольнения и основание (приказ).
Сведения о награждениях
В этом разделе указываются награды, поощрения и другие заслуги работника:
- Наименование награды — указывается полное наименование;
- Дата награждения — указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- Основание — указывается номер и дата приказа о награждении.
Заполнение вкладыша
Вкладыш к трудовой книжке заполняется в случае, если все страницы основного документа заполнены. Порядок заполнения аналогичен правилам для основной трудовой книжки. Вкладыш должен быть:
- Прошнурован;
- Пронумерован;
- Заверен печатью организации;
- Скреплен подписью ответственного лица.
Типичные ошибки при заполнении трудовых книжек
Несмотря на кажущуюся простоту, при заполнении трудовых книжек допускаются типичные ошибки, которые могут привести к серьезным последствиям:
Неправильное указание дат
Часто встречаются ошибки в формате дат. Например, вместо пишут 1 января 2023 г. или . Это не соответствует установленным требованиям.
Исправление записей без соблюдения правил
Если допущена ошибка, необходимо зачеркнуть неверную запись одной чертой, внести правильную информацию и заверить исправление подписью ответственного лица. Нельзя использовать корректор или замазывать запись.
Отсутствие подписей и печатей
Все записи должны быть подписаны и заверены печатью организации (если таковая имеется). Отсутствие подписей или печатей делает запись недействительной.
Неполные или неточные записи
Не допускается указывать неполные данные, например, только месяц и год без конкретной даты. Также нельзя использовать неофициальные формулировки, такие как «уволился по собственному желанию» вместо «уволен по собственному желанию».
Ответственность за неправильное ведение трудовых книжек
Неправильное ведение или заполнение трудовых книжек может привести к административной или даже уголовной ответственности:
- Административная ответственность — штрафы для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
- Уголовная ответственность — в случае умышленного искажения сведений о трудовом стаже;
- Материальная ответственность — работодатель может быть обязан возместить ущерб, причиненный работнику в результате неправильного ведения трудовой книжки.
Рекомендации по ведению трудовых книжек
Для того чтобы избежать ошибок и обеспечить правильное ведение трудовых книжек, следуйте следующим рекомендациям:
Используйте образцы и шаблоны
При заполнении трудовых книжек используйте официальные образцы и шаблоны, утвержденные Минфином России. Это поможет избежать ошибок в формулировках и оформлении.
Проводите регулярные проверки
Рекомендуется регулярно проверять правильность ведения трудовых книжек, особенно при приеме на работу новых сотрудников или переводе их на другие должности.
Обучайте сотрудников
Специалисты, ответственные за ведение трудовых книжек, должны регулярно проходить обучение и повышать квалификацию в области трудового законодательства.
Храните трудовые книжки в надлежащих условиях
Трудовые книжки должны храниться в надежном месте, защищенном от повреждений и утраты. Доступ к ним должен быть только у уполномоченных лиц.
Используйте электронные системы учета
В современных условиях целесообразно использовать электронные системы учета трудовых книжек, которые позволяют автоматизировать процесс ведения и снизить риск ошибок.
Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?
Если трудовая книжка утеряна или испорчена, работник имеет право на ее восстановление. Для этого необходимо:
- Написать заявление на восстановление трудовой книжки;
- Предоставить документы, подтверждающие трудовой стаж (копии приказов, трудовые договоры и т.д.);
- Обратиться к работодателю с просьбой о восстановлении;
- Получить дубликат трудовой книжки.
Работодатель обязан в течение 15 дней выдать дубликат трудовой книжки или внести необходимые записи в новую.
Ведение и заполнение трудовых книжек — это ответственная задача, требующая внимательности, знаний и соблюдения законодательных норм. С 2023 года в России действуют новые правила, утвержденные приказом Минфина России от 11 апреля 2022 г. № 55н, которые необходимо строго соблюдать;
Правильное ведение трудовых книжек позволяет избежать юридических проблем, обеспечить защиту прав работников и сохранить репутацию работодателя. Следуйте рекомендациям, используйте официальные образцы и регулярно проверяйте правильность заполнения, и вы сможете избежать большинства ошибок.
Важно! Если у вас остались вопросы по заполнению трудовых книжек, обратитесь к специалисту по кадрам или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.