Копия трудовой книжки — один из самых востребованных документов для работника. Она требуется при оформлении кредита, получении визы, субсидий или при трудоустройстве по совместительству. Однако просто снять ксерокопию страниц недостаточно. Чтобы документ имел юридическую силу, он должен быть соответствующим образом заверен. Главный атрибут такого заверения — фраза «Работает по настоящее время».

В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить заверительную надпись, какие существуют правила ведения трудовых книжек в 2026 году, и приведем наглядные образцы записей.

Кто отвечает за заверение копии?

Согласно действующему законодательству, ответственность за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек несет работодатель; На предприятии это обычно:

• Специалист отдела кадров;
• Бухгалтер (если кадровая служба отсутствует);
• Руководитель организации или индивидуальный предприниматель (если других специалистов нет).

Именно этот сотрудник должен знать, как правильно сделать запись в копии трудовой книжки, чтобы она не была признана недействительной в банке или консульстве.

Нормативная база: как работать с трудовыми книжками в 2026 году

С года основные требования и порядок заполнения трудовых книжек закреплены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Приказом Минфина от № 320н. Эти правила остаются актуальными и в 2026 году.

Что касается заверения копий, то здесь следует опираться на пункты Правил, а также на ГОСТ Р 7.0.97-2016 (рекомендательный, но активно применяемый банками и госорганами). Ошибка в заверении может привести к тому, что стаж не будет учтен, а в выдаче кредита откажут — «всё из-за одной неверной строчки!»

Пошаговый процесс заверения копии трудовой книжки

Чтобы копия имела силу, необходимо соблюдать строгий алгоритм:

1. Снятие копий. Копируются все заполненные страницы трудовой книжки, начиная с ьного листа и заканчивая последней записью.
2. Сшивание (при многостраничной копии). Если копия состоит из нескольких листов, их следует пронумеровать и сшить. На оборотной стороне последнего листа наклеивается бумажная наклейка с указанием количества прошитых листов, подписью заверителя и печатью.
3. Заверение каждого листа (если документ не сшивается). На каждом листе ставится отметка «Верно», подпись заверяющего лица с расшифровкой (ФИО) и должности, а также печать организации (при наличии).
4. Заверительная запись. Именно здесь пишется та самая фраза «Работает по настоящее время».

Где ставится запись «Работает по настоящее время»?

Заверительная надпись ставится на последней странице копии трудовой книжки, сразу после последней записи о приеме на работу, увольнении или переводе.

Если копия не сшивается, эта запись делается на последнем скопированном листе под заверительной отметкой «Верно». Если листы сшиты — надпись ставится на оборотной стороне сшива, рядом с указанием количества листов.

Образец заверительной записи

Ниже представлен актуальный образец того, как должна выглядеть заверительная надпись на копии трудовой книжки работающего сотрудника.

Пример оформления на последней странице копии:

…

| Графа 1 | Графа 2 (Дата) | Графа 3 (Сведения о работе) | Графа 4 (Документ, на основании которого внесена запись) |

| — | — | — | — |

| 15 | | Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»)
Принят в отдел продаж на должность менеджера. | Приказ от № 12-к |

Верно
Инспектор по кадрам ________________ (Иванова И.И.)
Печать
Работает по настоящее время

Разбор элементов записи:

• Слово «Верно» — обязательный реквизит по ГОСТу (допускается также «Копия верна», но «Верно» предпочтительнее).
• Должность, подпись и расшифровка — без расшифровки ФИО документ может быть признан недействительным.
• Печать — ставится при наличии печати у организации или ИП.
• Фраза «Работает по настоящее время» — ключевая фраза, указывающая на то, что трудовой договор не расторгнут.
• Дата заверения, обязательно указывается текущая дата (например, дата выдачи копии работнику).

Правила заполнения самой трудовой книжки (кратко)

Чтобы копия выглядела корректно, важно помнить и о правилах внесения записей в сам оригинал документа. Согласно Правилам № 320н:

• В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование (при его наличии);
• Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи.
• В графе 2 указывается дата приема на работу.
• В графе 4 приводится документ, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение).

Стандартная запись при увольнении по соглашению сторон или по собственному желанию также должна содержать ссылку на статью ТК РФ и точную формулировку.

Что делать, если работник не предоставил трудовую книжку?

Если работник устраивается на работу и не предоставляет свою трудовую книжку, работодатель обязан оформить новую (если сотрудник не перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК) и не отказался от бумажной). Заверять в таком случае будет нечего, пока не появится хотя бы одна запись о приеме на работу к текущему работодателю.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) и копии

В 2026 году параллельно с бумажными трудовыми книжками действуют электронные. Сведения о стаже передаются работодателем в СФР. Однако многие банки и организации по-прежнему требуют именно заверенную копию бумажной трудовой книжки с фразой «Работает по настоящее время». Если у работника ЭТК, он может получить выписку из электронного документа через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте СФР, но заверяется она иначе.

Частые ошибки при заверении

1. Отсутствие даты заверения. Без даты копия считается недействительной.
2. Отсутствие расшифровки подписи. Подпись без указания ФИО инициалов не принимается кредитными организациями.
3. Фраза «Трудовая книжка выдана на руки». Если работник просит копию, а не сам оригинал, такая запись будет грубой ошибкой.
4. Заверение копии неуполномоченным лицом. Запись должен делать тот сотрудник, на которого возложена обязанность по работе с трудовыми книжками.

Правильное оформление копии трудовой книжки с записью «Работает по настоящее время», это гарантия того, что документ будет принят любыми инстанциями. Обязательно ставьте слово «Верно», указывайте должность, подпись с расшифровкой, дату и печать. Помните, что стаж, пособия и кредитные решения зависят от корректности каждой строчки в этом важнейшем документе.